Ти искаш организирайте събитие и не знаете откъде да започнете? Днес искам да споделя с вас това ръководство за как да създадете събитие и всички действия, които трябва да бъдат извършени във всяка фаза.

С тази публикация искам да ви дам насоките за как се планира и какво трябва да вземете предвид при организирането на събитие, действията, които трябва да предприемете в производството и постпродукцията и как можете да популяризирате събитието, за да го направите успешно.

Събитията са чудесен инструмент за промяна на вашата марка, така че компаниите трябва да се възползват от този вид дейност, за да подобрят имиджа си, да изградят лоялност и да привлекат нови клиенти. съществуват три етапа добре дефинирани при създаването на събития: преди, по време и след. Преди да се задълбочите в тези фази, трябва да вземете предвид поредица от общи фактори за развитието на всякакъв вид акт, който споменавам по-долу. Събитията са чудесен инструмент за комуникация, който е много важен за компаниите. Кликнете, за да чуруликате

Съдържание на публикацията:

успех
 1. Общи фактори за организиране на събитие

Първият общ фактор за организирайте събитие е разработването на брифинг. Тоест документ, който непрекъснато се преразглежда и където се отразява стратегическият подход, който трябва да се приложи за постигане на поставените цели. В него вие съобщавате какво искате да направите и целите, които искате да постигнете. Брифингът е отправна точка, която изразява това, което клиентът иска да постигне. Кликнете, за да чуруликате
Този документ компилира следните точки, наред с много други:

  • Творческата идея
  • Целевата аудитория
  • Датата и мястото на тържеството
  • Бюджет
  • Програмата за развитие на събитието
  • Преговори с доставчици
  • Действия по време на, преди и след събитието.

Вторият фактор е творчество което се превърна в един от най-търсените елементи при наемането на организатор на събитие, тъй като именно това прави разликата в сравнение с конкуренцията. Събитието трябва да генерира въздействие и да спомогне за изграждането на лоялност към целевата аудитория чрез паметта по време и след събитието, следователно те трябва да бъдат възможно най-креативни. Творчеството дава възможност едно събитие да бъде изключително и да изпълни целите си. Кликнете, за да чуруликате

The нови технологии Те са друг компонент, който поема голяма роля. В повечето събития звукът, осветлението и изображенията се превръщат в основни елементи.

The избор на пространства и настройки всеки ден те изискват по-обширни сайтове, способни да хостват цялото функционално съдържание. Това изисква големи усилия в производството и сглобяването. Географското място, където се организира събитие, ще окаже влияние върху неговата продукция и неговия бюджет.

Провеждането на събития, които изискват продуцентският екип да пътува, е по-сложно и изисква да се мисли и за доставчиците. Ще трябва да решите дали да работите с редовни доставчици или с доставчици в близост до мястото. Има три етапа тези, за които трябва да се съобразите организирайте събитие успешно: предварителна фаза: планиране и подготовка. На този етап се работи по няколко аспекта, като разработването на инструктажа, определянето на целите, търсенето на местоположението и развитието на идеята.

Вторият етап е производство: развитието на събитието . Време е да посетите мястото, където ще се проведе събитието, за да наблюдавате събранието, така че всичко да е подготвено. На тази фаза се договарят доставчиците, необходими за проекта. По същия начин, с всички данни се изготвя работен план, провеждат се различни тестове и се създава подробен анализ, който производственият екип да следва.

След събитието, включително демонтажа, той отива в постпродукционна фаза където се анализират получените резултати. Време е също така да се оцени удовлетвореността на клиентите, постигането на целите и възвръщаемостта на инвестициите (въздействието и резултатите от събитието във връзка с връщането на целите).

2. Разработване на брифинга за събитието

Тази фаза, както вече коментирах, се основава на развитие на инструктажа, където целите, целевата аудитория, броят на присъстващите, датата, мястото и мястото характеристики на вида на събитието, което ще се проведе. Има няколко вида събития: конференции, панаири, изложби, конгреси, корпоративни събития, фестивали и др. Трябва да сте наясно, че инструктажът е добър инструмент за управление, той ще ви даде представа какво иска клиентът.

3. Анализ на целите

В тази стъпка се задават производствени цели. Проектът, който е предназначен за събитието, трябва да бъде абсолютно съобразен с очакваните цели.

Препоръчвам ви да провеждате срещи с клиента, за да разберете какви цели искате да покриете със събитието и да ги предадете на екипа по възможно най-подредения начин, за да постигнете очакванията на клиента. Трябва да сте много добре дефинирани какво е предназначено за събитието, каква е философията и посланието, което искате да предадете.


4. Списък на гостите, покана и потвърждение

Друга стъпка, преди събитието, е да се определи броят и видовете гости. Списъкът с гости, изпращането на покани и потвърждаването на присъстващите са действия, които трябва да се извършват в така наречената „фаза на касата“.

Поканите са основният инструмент за комуникация да предадете на човек или определена група желанието на домакина или организацията да присъства на вашето събитие. Днес можете да видите голямо разнообразие от дизайни, пълни с креативност, които ви насърчават да присъствате на събитието.

Независимо от дизайна, Всички покани трябва да имат логото или щита на институцията, която организира събитието, Кой кани (име на домакина, орган или организация), кого каните (ако е избрана персонализираната покана), мястото на събитието, датата, часа и ако се изисква потвърждение, трябва също да бъде ясно в самата покана.

Ако искате да добавите още текст, например малка карта за това как да стигнете до събитието или някакъв момент за това как ще се проведе събитието, можете да използвате друг допълващ елемент, който е прикачен към поканата, който се нарича „Бележка за интерес“.

Що се отнася до потвържденията, ако гостът трябва да потвърди присъствието си, важно е да го информирате в поканата. Информацията за контакт и крайният срок за регистрация ще бъдат публикувани. Препоръчително е да поискате потвърждение, за да знаете предварително броя на присъстващите, за да започнете да управлявате аспекти като ред на кетъринга, броя на столовете, поставянето на столове, сигурност, акредитации, капацитет и т.н.


5. Как да изберете мястото и датата на вашето събитие

По време на организирайте събитие, Един от важните аспекти е да се избере датата на дейността и мястото на събитието в рамките на предварителния етап. След като целите са определени, трябва да работите върху производственото предложение. Важно е да изберете дата, която е благоприятна, обикновено най-добрите дни са сряда или четвъртък от седмицата и която не съвпада с някакъв специален ден (празници, футболни мачове и т.н.)

Предимствата и недостатъците на възможностите на пространството трябва да бъдат анализирани. Трябва да се вземат под внимание редица аспекти, като правилата за експлоатация на пространството, достъп за гости и превозни средства, наличност на производствени материали, размери, капацитет за съхранение и т.н. Важното е да намерите място, свързано със съобщението, което искате да предадете на събитието. Кликнете, за да чуруликате

6. Подготовка на бюджета, нуждите и спонсорите

След като всичко по-горе приключи, трябва да откриете възможни нужди и пропуски за вашето събитие. Например микрофони, аудио-видео оборудване, маси, седалки, проектори и др. Трябва да се погрижите да наемете цялото необходимо оборудване (техническо, кетъринг, декорация ...) и да оставите всичко, което е свързано с графични материали и акредитации, добре затворени.

Необходимо е да се разработи a първоначална бюджетна оценка. Трябва да затворите основните разходи: пространството за тържеството, кетъринга, сглобяването и разглобяването, плакатите, акредитациите, комуникацията, персонала и т.н. Ето връзка, където можете да получите шаблон за шаблон за разработване на бюджет за събитие.

Друга основна стъпка е търсене на спонсори За да покриете вашето събитие, обикновено можете да търсите въз основа на нуждите, които ще имате във вашето събитие, и да установите обмен на услуги с тях, или да разработите добър план от опции, които ще предложите на спонсорите в замяна на финансова вноска. Важно е да потърсите спонсори, свързани с вашия сектор и вашата целева аудитория, за да можете също да се възползвате от техните услуги и да ги направите много ясни за цялата видимост и въздействие, което те ще постигнат с вашето събитие.

7. Как да популяризирате събитие

Всички стъпки са включени! Време е да публикувате вашето събитие! Подгответе брошури, публикувайте съобщения, призовете медиите, провеждайте телефонни обаждания и посещавайте потенциални спонсори.

Можете да популяризирате събитието по различни начини, чрез целева страница с информация за събитието, чрез онлайн регистрация, реклама в конкретни медии от сектора на събитията, социални мрежи, уеб банери, сътрудничество с други блогъри в сектора, за да говорите за събитието, и т.н.

Моята препоръка е да използвате социалните мрежи, вашия блог и да имате хаштаг, свързан с вашето събитие. Освен това, ако сметнете за необходимо, можете да прибегнете до реклама чрез Facebook Ads, Twitter Ads, Instagram Ads и дори кампании на Google Adwords. Ето статия на Елена Чарамели, експерт по Adwords и SEM, където тя обяснява подробно как да правите реклами във Facebook. Трябва също така да следите потвържденията и ако сметнете за необходимо да изпращате напомняния на гостите.

8. Видове председателство и домакин

Фигура, която трябва да вземете предвид, ако е съвсем официално събитие, е домакинът, т.е. човекът с най-висок ранг в институцията, който присъства на събитието. В много случаи този човек не е дефиниран и самата организация или марка е тази, която действа като домакин. В този случай най-важното е продуктът и институцията. Домакинът трябва да изпълнява специфични функции, включително да председателства събитието. В случай че не председателства, той се поставя отдясно или отляво на своя почетен гост. Президентствата визуално комуникират съобщенията, които събитието иска да комуникира. цветове се открояват от останалите мебели. След като типът на стола е избран, трябва да се вземе предвид номерирането на стола, в зависимост от целта и философията на събитието.


9. Постановка: Планиране и изпълнение

По време на честването на събитието ще бъдат извършени всички дейности, предвидени в предварителното събитие. За да бъде съвършеното изпълнение, a предварителна среща с целия ангажиран персонал. По време на развитието на дадено събитие най-важното е координацията, тъй като обикновено се намесват различни професионалисти.

[Tweet „Продукцията е цялата фаза на планиране и организация, която ще направи събитието възможно на живо.“]

Препоръчително е да направите репетиция на цялото събитие поне 24 часа предварително, за да сте сигурни, че всичко е правилно.

10. Организационна схема и график

Трябва да вземете предвид организационната схема на производствения екип, неговата йерархия. Вие ще отговаряте за възлагането на отговорности и задачи на всеки от участващите в събитието. Препоръчвам ви също да направите a график на дейностите, т.е. списък на всички действия, които трябва да бъдат извършени, с планираните им начални и крайни дати. Важно е да имате план за нуждите, тоест документ, който включва техническата и сценографската част, необходими за изпълнение на програмата на събитието.


11. Как да станете актуална тема по време на събитието

Ако сте избрали добър хаштаг, лесен за запомняне и сте го разпространили доста преди събитието, сега просто трябва да го подсилите по време на събитието, така че присъстващите да го използват и т.н. да бъдете актуална тема. Ето няколко съвета как да получите TT с вашия хаштаг по време на събитието и как да използвате Twitter на събития:

  • Правете стрийминг предавания, за да популяризирате използването на хаштага
  • Маркирайте го на всички възможни места: на екрани, брошури, дневен ред на събитието и т.н.
  • Направете томбола или състезание, така че присъстващите да бъдат насърчавани да участват
  • Обявете победителите в Twitter
  • Геолокирайте всичките си туитове, за да бъде по-лесно да бъдете актуална тема
  • Поискайте подкрепа от най-добрите потребители на Twitter и блогъри, за да споделяте туитове с хаштага, така че ще имате по-голямо въздействие
  • Споделяйте визуално и въздействащо съдържание
  • Наблюдавайте добре хаштага и си взаимодействайте с присъстващите, RT също брои!
  • Включете връзки и призиви за действие във вашите туитове

Работейки добре по тези аспекти, сигурен съм, че бихте направили вашето събитие да се превърне в актуална тема, можете да използвате няколко инструменти за наблюдение и измерване на въздействието му като Metricool, TweetBinder, Tweetdeck, Hootsuite и др.
На този етап се открояват две много важни действия, от една страна, анкети за удовлетвореност и от друга страна доклад с получените резултати на събитието.

12. Оценка на резултатите: ROI

Един добър начин за оценка на събитието е изпращането на анкети на участниците. Освен това, ако можете да отговорите онлайн, ще бъде много по-лесно да получите обратна връзка от участващите. По същия начин трябва да измервате дали клиентът е получил възвръщаемост на инвестициите какво очаквах. (ROI)

13. Благодарности

Важно е да посветите част от времето си, за да благодарите на онези, които направиха събитието възможно: екип, доставчици, гости, присъстващи, медии и др. Също така е важно да предоставите на медиите досието за събитието.

14. Проверете социалните мрежи, мониторинг на хаштагове

Друго съществено действие е преглед на всички социални мрежи и наблюдение на медиите. Също така е интересно да се направи отчет за онлайн активността, какво е публикувано в мрежата на събитието, взаимодействието, което е имало със създадения за събитието хаштаг, съобщенията, споменаванията и т.н.

15. Изготвяне на доклад и предложения

И накрая, след оценката и анализа на получените резултати, трябва да го преобразувате в доклад със заключения и предложения, за да го предадете на клиента.

Надявам се тези стъпки да са ви били полезни организирайте събитие, Ако обаче пропуснете някое действие, не се колебайте да оставите своя принос. Ще се радвам да продължа да разширявам тази публикация! 🙂