Как планирайте работната ми седмица, за да повиша производителността си, останете съсредоточени и завършете това, което предлагам? Ако искате да оптимизирате времето си и да се научите да управлявате по-добре проектите си, тази статия ще ви заинтересува.

Тогава споделям с вас как да организирам седмицата си да управлявам бизнеса си с маркетингови консултации и Академията си за креативни предприемачи, да обслужвам клиентите си и да продължавам да се радвам на свободното време сам, като двойка, със семейство и приятели.

Съдържание

Как да планирам работната си седмица

lucia

Когато започнах да се чудя как да планирам работната си седмица, Потърсих информация и изпробвах различни техники: списък със задачи без дати, списък със задачи за всеки ден, водещ дневник ... докато не видях, че е най-добре да използвам Google Календар и да записвам най-важните проекти, които аз трябваше да направя.

Без да са наясно с това, Започвах да блокирам навреме.

Ще говорим за тази техника по-късно в тази статия, но първо искам да ви представя ключовете, които ме накараха да знам перфектно как да планирам седмицата си, за да извлека максимума от нея.

Бъдете ясни за целите си: какво искате да постигнете

Първо, дефинирайте своите средносрочни и дългосрочни цели: Какво искате да получите? Къде се виждате след пет години?

Ако целта ви е стартирайте собствен бизнес но все още не можете да си позволите да напуснете работата си, за да преследвате мечтата си, трябва да започнете да отделяте някои пропуски в планирането.

От друга страна, ако целта, която сте си поставили с вашата компания, е да удвоите оборота от предходната година, помислете какво трябва да направите, за да го постигнете.

Когато сме наясно с целите си, се научаваме да приоритизираме въз основа на тях:

Допринася ли тази задача за моята цел?

  • Да, добре, продължете с него.
  • Не. Нека да преминем към нещо друго тогава.

Планирайте работата си, но и свободното си време

Като цяло сме склонни да организираме работата си много добре и да забравяме планирайте свободното време или нашето лично развитие.

Поставете си цели, които ви карат да растете:

  • Бихте ли искали да сте във форма, да отслабнете и да се чувствате силни? Планирайте упражненията си.
  • Искате ли да намалите стреса и безпокойството и да се чувствате в хармония със себе си? Направете място за медитация.
  • Винаги ли сте искали да научите нов език? Вече знаете до какво се докосва.

Ако прекарването на време с партньора ви е важно за вас, резервирайте място само за двама във вашия календар. Направете го и за планове с приятелите и семейството си. И разбира се, не забравяйте за себе си. Добавете дупка, за да се грижите за себе си и да се поглезите. Вие го заслужавате и имате нужда от него.

Когато планираме, трябва да вземем предвид както работата, така и работата моменти на почивка, свободно време и личностно развитие. Задайте ограничения, маркирайте времето за обяд и не го пропускайте. Вашият календар е отговорен и ще ви уведоми, когато дойде време за ядене.

Знаете, че всяка сутрин ставам в 5 сутринта. В моя Google Calendar имам часове за сън, добавени по подразбиране, от 22:00 до 5:00 (7 часа сън са идеалното число за мен).

Ако един ден имам вечерно събитие, като вечеря с приятели или важна игра за моя футболен отбор (между другото ФК Севиля), просто трябва да отложа блока за сън, за да знам в колко часа трябва да стана, ако искам да запазя тези 7 часа. Оттам мога да планирам задачите си за деня.

Оценете времето си и се научете да казвате НЕ

Разбира се, важно е това научете се да цените времето си и кажете НЕ когато е необходимо.

Почивката, свободното време и времето със себе си са толкова важни, че точно поради тази причина те трябва да бъдат планирани. По този начин ще освободим място за тях в дневния ред и ще организираме добре различните области от живота си.

Момент за всяка задача и всяка задача в определен момент.

Имате ли цялата си концентрация върху даден проект? Не позволявайте прекъсвания или телефонни разговори (или ги минимизирайте, доколкото е възможно).

Планирали ли сте да се събудите рано на следващия ден да упражнявате или да продължите да пишете тази книга, която искате да публикувате? Кажете не на пиенето на тези бири с приятелите си предишната вечер. Бъдете внимателни, това не означава, че ги изоставяте, можете да останете с тях по всяко друго време.

Който иска нещо, нещо му коства и големите цели изискват жертви. Знаете какво казват:

Предприемачеството живее няколко години, тъй като мнозина не искат да се наслаждават на остатъка от живота си, както повечето не могат.

Как да планирам седмицата си? Да бъдем ясни какво казвам ДА и обръщам цялото си внимание, но и това, което казвам НЕ.

Започнете с опознаването ви

Накрая, когато се замислих как да планирам седмицата си, разбрах, че има много техники, но не всички са за мен. Трябва да стремете се да се опознаете все по-добре и по-добре, тествайте приложения, инструменти и действия, докато намерим метода, който работи най-добре за нас.

Например, много експерти за производителност препоръчват да започнете с най-досадната задача, за да се отървете от нея, когато преди и възползвайте се от способността ни да се концентрираме първо нещо сутрин. Обаче отказвам да ям жабата:

Отделете време за тестване, опознайте себе си и разберете какво работи за вас. Малко по малко ще планирате седмицата си все по-добре.

Прекарайте един ден в организиране на вашата седмица

Как да планирам седмицата си? Седнете по един час седмично пред календара си, вашия седмичен планер или дневен ред.

Това е направено. Тук можех да завърша днешната статия, но ако вие и аз сме тук в момента, това е, защото знаем, че не е ТОЛКОВА просто. Тогава възникват съмнения: Кога какво правя? Колко часа отделям? Ами ако нямам време? Ами непредвиденото?

Много въпроси, на които имам отговорите. Да тръгнем с тях:

Приоритизирайте задачите си и ги разпределете

The най-важните задачи от нашия списък са тези, които пряко влияят върху постигането на нашите цели:

Ако искам да публикувам книга, трябва да я напиша. За да постигна това, ще трябва да разпределя времето за писане в календара си. Ако изчакам да дойдат музите, никога няма да го напиша или публикувам.

Като се вземе това предвид, определянето на приоритети трябва да бъде лесно: високо - средно - ниско.

Какво се случва, когато клиент ви се обади, казвайки, че спешно се нуждае от X, защото Y им се е случило? Или ако нов клиент ви влезе за вашата консултантска услуга, но има нужда да го посетите СЕГА (и е готов да плати КАКТО И ДА Е ). Може би писането на книга спира да има висок приоритет и преминава към среден.

Приоритетите са динамични, контекстът им влияе. Това, което преди две седмици имаше нисък приоритет, днес има висок приоритет, защото утре е денят за доставка.

Фактори, които да вземете предвид, за да разпределите задачите си

  1. Краен срок
  2. Приоритет според важността
  3. Лична енергия
  4. Свободно време
  5. Групиране на задачи

Започва с присвояване на празнина на спешни задачи, тези, които да или да трябва да се направят тази седмица, и вашите важни задачи. Ако през предходните седмици сте планирали добре, ще имате все по-малко неотложни задачи.

Организирайте ги според вашата лична енергия. Тук влиза в действие съветът да се научим да опознаваме себе си. Ако вашата творческа енергия тече по-добре сутрин, опитайте да поставите този тип задачи на първо място сутрин. Ако след ядене се окажете концентрирани, поставете задачи, които изискват малко умствени усилия.

Колко време отнема всяка задача? Ако имате нужда от няколко часа подред, за да го завършите, трябва да оставите цяла сутрин безплатно, за да го завършите.

Какво още, препоръчително е да групирате задачи. Ще го обясня по-добре, когато говорим за техниките за производителност малко по-надолу.

Планирайте възможно най-напред

Ако знаете, че трябва да доставите статия, майсторски клас, да изпратите няколко снимки или да подготвите поръчка на клиента за такава дата ... защо не я запишете СЕГА в календара си?

Тук идеалното е да имате входяща кутия, в която да депозирате всички задачи, които възникват през целия ден. Преди да завършите деня си, обработете ги: дайте им конкретен приоритет, дайте им краен срок да ги направят и да ги планирате.

Давам ви пример. Редовно си сътруднича с Blogsterapp, като публикувам статия в техния блог (като тази за Как да създадете календар за супер съдържание). Уведомяват ме около два месеца предварително, предлагам тема и ми казват кога имат нужда.

Какво да правя? Забрави ме, докато дойде датата, изведнъж се сетя, сложих ръце на главата си, стресирах се и трябва да го напиша набързо? Недей .

Имам две възможности:

  • Оставете го вече написано и подготвено с аларма, за да го изпратите на съответната дата.
  • Планирайте го за ден и час в рамките на тези два месеца.

Обикновено избирам втория вариант, защото Харесва ми съдържанието да е свежо. Всеки ден научавам нови неща, по всяко време има актуализации в социалните мрежи, всеки месец чета по няколко книги и предпочитам цялата тази информация да присъства в статията, която доставям. Около 10 дни преди датата на доставка го имам готов и Сара, мениджърът на съдържанието, може да потвърди, че винаги пристигам навреме 😉

Затова моята препоръка е че планирате възможно най-напред. И не го оставяйте до последния ден на доставката: ако в последния момент има непредвидени събития или спешни задачи, това няма да помогне, ако сте планирали.

Включва проактивни и реактивни задачи

Сред задачите, с които трябва да се сблъскваме ежедневно, откриваме проактивни и реактивни задачи:

  • Са задачи проактивен тези, които програмираме въз основа на нашите цели.
  • Реактивна са задачите, които не сме планирали и които трябва да решим през деня.

Пример за реактивна задача биха били телефонни обаждания или имейли.

Как да планирам седмицата си с много реактивни задачи?

Решението за справяне с тях е планирайте тези видове дейности предварително. Задайте един или повече пъти през деня, за да проверите входящата си поща: например в средата на сутринта и в средата на следобеда. Избягвайте непрекъснато да проверявате имейла си и да отговаряте незабавно. Единственото нещо, което ще постигнете, е да се разсеете от останалите задачи.

Малко по-късно ще ви дам няколко съвета за справяне с непредвиденото. Пристигнахме веднага.

Ежедневният преглед в края на деня

Колко неща могат да се случат за един ден! Да не казваме след пет.

Освен че планирате седмицата си за определен ден (например неделя следобед), съветвам ви да отделите малко време за преглед на всичко в края на всеки ден. 5 или 10 минути ще са достатъчни.

Какво искаме да постигнем с този ежедневен преглед?

  • Обработвайте задачите, които са били въведени през целия ден.
  • Препланирайте това, което не успяхме да завършим.
  • Прегледайте какво ни предстои на следващия ден.

Повярвайте ми, това ще ви помогне да завършите деня с усещането, че имате всичко под контрол, ще прекъснете връзката и ще се почувствате по-добре.

Бъдете търпеливи с вашите прогнози за времето

Научете се да как да планирам седмицата си да бъде по-продуктивна Не е нещо, което сте постигнали за една нощ. Има много години тестване и тестване, четене и изследване, за да усъвършенствам метода си.

Не се отчайвай. Няма да ви отнеме толкова време, затова го разбивам тук.

Едно от нещата, които ми струваха най-много, беше направете правилната оценка на времето че всяка задача ме отвежда. Има някои от тях, които съм контролирал, защото ги правя често. Например, подгответе съдържанието на моите социални мрежи.

Обаче загубих зрението си за тези, с които се сблъсквам за първи път или които правя веднъж на всеки X месеца.

Също така, нека бъдем честни със себе си. Винаги мислим, че ще успеем да завършим по-бързо, отколкото всъщност правим. Ние вярваме, че винаги ще бъдем на 100% и това е невъзможно. Ние не сме машини, ще имаме дни на спад, ниска концентрация, главоболие или различни непредвидени събития.

Намерих две решения:

  • Винаги определям 20% повече от това, което първоначално мисля.
  • Освободих се в петък сутринта.

Ако мисля, че ще го имам след час, си давам час и 15 минути. След 3 часа? Направете го 3 часа и 40 минути.

И както казах в подзаглавието: Бъди търпелив .

Започнете, като създадете календара си с малко задачи, дайте си повече време, отколкото ще ви е необходимо и коригирайте.

3 техники за увеличаване на вашата производителност

Има три техники за производителност, на които се основава методът ми, за да планирам по-добре и да свърша повече за по-малко време:

  1. Блокиране на времето
  2. Групирани задачи
  3. Помодоро 50-10

Благодарение на тях се организирам по-добре, използвам максимално умствената си енергия и поддържам концентрацията си. Как да планирам седмицата си с тях? Ще ги видим един по един:

Блокиране на времето

Отново, ако ме питате ... Как да планирам работната си седмица за постигане на повече?... Моят отговор ще бъде: С блокиране на времето, използвайки Google Календар.

И там можехме да оставим статията.

използвам Google Календар за организиране на задачите от седмицата ми и им задайте време за изпълнение. Това ми позволява да знам по всяко време какво трябва да направя, без да съм зает със съзнанието си какво ще бъде следващото.

Благодарение на Time Blocking, мога лесно да планирам работата, почивката и свободното си време, Вижте веднага какви пропуски имам безплатно и пренасрочете, просто като плъзнете задачата.

Всички задачи стават срещи и следователно са неизбежни.

Групирани задачи

Опитах групирайте всички тези подобни задачи в едно (и след това задавам времеви интервал в Google Календар). Например, когато записвам видео, имам нужда от:

  • Подгответе студийно осветление
  • Поставете камерата и настройте плана
  • Свържете микрофона
  • Срешете косата ми и се гримирайте

И преди всичко, трябва да съм концентриран на 100%, за да излязат правилните думи. Никога не използвам скриптове за видеоклиповете си в YouTube, само няколко бележки с това, което искам да кажа; Използвам ги за комерсиални видеоклипове, където работя повече върху текст, копирайтинг.

Максималното ниво на концентрация и красноречие получавам след записа на първото видео.

Какво правя? Така че спирам ли и се връщам следващата седмица, за да подготвя всичко, да се съсредоточа, да се концентрирам, да правя грешки, да повтарям фрази и т.н.? Абсолютно.

Снимам няколко видеоклипа подред и се възползвам от факта, че съм в района, за да дам най-доброто от себе си във всеки видеоклип. В първата винаги греша повече и затова ми отнема повече време. Последният успявам да го правя практически често, почти не спирам и след няколко минути.

Групирайте всички задачи, за които можете да се сетите:

  • Създаване на съдържание за социални мрежи.
  • Креативен дизайн.
  • Ретуширане на снимки.
  • Качете фактури на платформата на вашата агенция.
  • Отговор на имейли.
  • ...

Помодоро 50-10

И накрая, тази техника е по-скоро изпълнима, отколкото как да планирам седмицата си, но ще ни помогне завършете домашното си навреме и избягвайте нежеланото отлагане.

Използвам разширение на Google Chrome, наречено Marinara.

Конфигуриран съм за работа 50 минути направо и почивка 10. Затова се принуждавам да спра, да разтягам краката и ръцете си, да се движа малко, да пълня чашата с вода и да се връщам със способността си да се концентрирам презаредена.

Ако работите 3 часа направо, без да спирате, ще се представите по-зле, ще се чувствате по-уморени и концентрацията ви ще намалее. Опитайте се да спирате на всеки 50 минути и ми кажете как върви.

Как да предвидим непредвиденото

Не исках да завърша тази статия, без да говоря за страховитите непредвидени събития. Как да планирам седмицата си? Оставяне на място и за тях. Ще ви разкажа за две техники, които са работили за мен:

Управление на обажданията и спешните случаи

Както вече ви казах, в календара си съм определил времената за разговори по телефона, отговаряне на незабавни съобщения и отговор на имейл.

Оставям мобилния в друга стая докато работя концентрирано. Ако ми се обадят, дори не знам, но се обаждам в тези 10 минути почивка пред компютъра или в определеното време.

В повечето случаи, спешните случаи не са такива и могат да почакат докато не съм свободен да се грижа за тях. Така че мога да ви обърна 100% внимание. След като спешността е известна, търся пропуск и решавам дали трябва да препланирам календара си.

Ами ако има непредвидени събития? Да кажем, че например Интернет работи зле или че онзи ден се събуждам с ужасни мигрени (откакто започнах страдам все по-рядко, но те все още ме придружават в странния почивен ден).

Ако има непредвидени, препланирам. Опитвам се да оставя някои дупки в календара си, за да позволя непредвиденото.

И ако няма такива, какво да правя с тези дупки?

  • Отивам в моя списък със задачи и избирам кратки задачи
  • Напредвам следващата задача, която бях планирал
  • Почивам си и чета книга

Как да планирам седмицата си без стрес: тайната на свободната сутрин

За финал искам да споделя с вас трик, който ми беше полезен, за да освободя седмицата си и да се откажа от стреса: това е тайната на сутринта. Казвам ти:

Надявам се това ръководство за супер планиране да е било полезно за вас, за да започнете да планирате по-добре седмицата си и да увеличите продуктивността си с нея. Кажете ми в коментарите, кое е най-трудно за вас, когато организирате задачите си?