Липсата на контрол върху променливите разходи означава загуба от около 1 000 милиона евро подлежащ на приспадане ДДС за МСП. Дефинираната политика позволява оптимизиране на парите, които харчат, особено за ресторанти и търговски посещения.

надбавките

Разписка, която сте забравили да поръчате в такси, билет от ресторант, който в крайна сметка е унищожен в химическото чистене в джоба на яке или разписка за паркинг, която се заблуждава сред цялата документация, генерирана след посещение на клиент. Това е ежедневният живот на всеки служител, който поради своята работа генерира разходи за дадена компания, независимо от нейния размер, и които водят до неправилно отчитане на отчитането на тези разходи.

Тази липса на контрол кара МСП да губят около 1000 милиона евро годишно подлежащ на приспадане ДДС. Това е твърде голяма сума, за да не се изпълняват ясни и дефинирани програми, които биха осигурили значително вливане на капитал. Ето как Жозе Мануел Гил, професор в Deusto Business School и експерт по управление на промените, смята, че „по-проблематично от това, че не е разработена вътрешна политика, дори няма представа къде отиват парите им. Компаниите са съкратили толкова много техните разходи, но във променливите все още има неоправдан хаос ".

їКак МСП харчат парите си?

За да хвърли малко светлина върху всичко това, международната консултантска компания Numsight подготви проучване за Sodexo, което анализира към кои глави са предназначени тези пари, които се преместват извън офиса. „Липсата на знания, свързана с липсата на контрол и лошото управление са два от основните недостатъци, които испанските компании имат в тази категория“, казва Франсоа Гафинел, главен изпълнителен директор на Sodexo Benefits and Incentives.

Служителите на най-малките компании харчат до 4000 евро годишно

По-малките организации - тези с по-малко от 50 служители - изглежда печелят от стомаха, тъй като те са бизнес обядите, където те харчат най-много. Бензинът е много тясно свързан, тъй като много от тези компании имат регионални клиенти, а доставчиците и търговските представители посещават основно в кратък радиус.

Освен това работниците в най-малките компании имат най-голям късмет, защото почти шест от десет имат до 4000 евро годишно, цифрата спада до 2000 евро в случая на големи фирми. "Това не означава, че испанските МСП са разточителни. Двойният бюджет се обяснява със самите характеристики на по-малките компании, в които всеки прави почти всичко и с по-малко хора, които да харчи", обяснява Гафинел.

HКак да умножим парите?

След като компаниите са наясно къде отива част от бюджета им, е време да го оптимизират. „Въпреки че зависи много от сектора, променливите разходи никога не трябва да надвишават 15%, по-добре, ако не достигнат 10%“, съветва експертът от Deusto Business School. По този начин, компания с голям брой търговски представители би могла да поеме най-високата част от асортимента, тъй като голяма част от нейния оборот зависи от нейното пътуване. Например във фризьорски салон би било „недопустимо“.

Бюджетът за тези усилия трябва да се определя ежегодно, макар и с достатъчна гъвкавост, така че да може да се адаптира всеки месец. МСП предварително знае кога например са панаирите, на които ще присъства през тази година и следователно, когато този брой се покачи.

Какво може да се плати?

Преди служителите да излязат на улицата, те трябва да са наясно какво и как могат да се изразходват парите на компанията. "Това също трябва да бъде много добре уточнено за висши мениджъри. В много микро-МСП бизнес и личните нужди са твърде разпръснати и налагат на фирмените си разходи, които не съответстват. Мениджърите трябва да приемат, че не парите излизат от джобовете им, тъй като, ако нещата се объркат, съдията може да им наложи запор върху имущество ", предупреждава Жозе Мануел Гил.

Финансовият отдел трябва да се срещне с всички засегнати области

Следователно срещата между финансовия отдел и отговорните лица с подчинени, които отговарят за правото на харчене, е от съществено значение. Те трябва да обосноват защо тези хора имат това право и да го изправят срещу календар, който отразява месеците, в които нуждите ще бъдат най-високи.

Тази среща също трябва да изготви документ, уточняващ вътрешната политика: кога, как, къде и до каква степен. Това ще избегне проблеми при обработката и спорове между служителите и тези, които отговарят за одобряването на тези разходи.

Друго решение, което трябва да се вземе предварително, е каква формула да се приеме. "Диетите, които обикновено се използват от служители с по-ниски категории, са по-лесни за управление и контрол на МСП, тъй като това е фиксирана сума," казва професорът от Deusto Business School. Въпреки това той признава, че установяването на затворена фигура понякога може да доведе до това организацията да поеме по-големи разходи, отколкото е необходимо.

Намаляване на документооборота?

Управлението на цялата документация, генерирана от тези дейности, не е лесно. Той изисква специализиран специалист в административния отдел (понякога изключително) да проверява фактури, да ги осчетоводява и да извършва плащания. Това време също трябва да бъде инвестирано от служителите при попълване на техния отчет за разходите.

Компютризацията на билетите помага за по-бърз и ефективен контрол

За да минимизират тези проблеми, МСП могат да изберат компютъризирани опции, които директно свързват плащането с техните ERP системи. Един от тях е този, предлаган от Sodexo чрез своята Business Pass, карта Visa, която освен че позволява плащане, генерира пълна фактура, която се изпраща до самата компания по електронен път.

Тези, които предпочитат да не дават фирмена карта на своите служители, имат начин да компютризират разходите в мобилни приложения. В този случай е необходимо да снимате билетите с мобилния телефон и приложението ще извлече съответните данни за отчитане на ДДС.

„Чрез автоматизиране на задача, която преди е била извършена ръчно, е възможно да се използва времето по-продуктивно, да се избегнат грешки в отчитането, както от самия него, така и от служителите, и да се получи достъп до информация по прост начин“, подчертава той Ойер Маригил, съосновател на PaoPao Digital, която пусна приложението Sabbatic. Всички тези данни се съхраняват на уеб страница, с която могат да се консултират всички хора, участващи в управлението и одобряването на отчет за разходите.