В днешно време всяка компания, която се стреми да достигне адекватно конкурентно ниво, трябва направете вашите процеси по-гъвкави, адаптира и ориентира своите продукти към пълна удовлетвореност на клиентите, подобрява разпространението и рационализира своите комуникационни механизми. За да направите това, трябва да съсредоточите целите си върху търсенето на максимална ефективност, минимизирайте разходите си, постигнете високи постижения в качеството и представете конкурентни цени на пазара. За това е от съществено значение да има информационни системи, които позволяват да се знаят резултатите на компанията, за всяка от нейните области и дейности, улесняващи вземането на решения въз основа на споменатите стратегически цели.
Ето защо днес е от ключово значение да има инструменти за управление, базирани на точна информация, които помагат за информиране на стратегически и оперативни решения.
Съдържание
Система на разходите
Повечето компании имат, сред многобройните си инструменти за управление, някаква „система за разходи“. Има обаче много хора, на които им е трудно да определят точно за какво е, наблюдават тяхното изпълнение и интерпретират информацията, която предлагат.
Каквото и да е система на разходите (оттук нататък SC), имплантирани във фирма, опитът показва, че всички те споделят една и съща сложност: необходимостта да се персонализира според изискванията, сектора и характерните процеси на всяка компания. Точно в тази фаза на персонализиран дизайн и параметризиране се правят повече грешки.
Но кои са най-често срещаните грешки и как можем да ги избегнем? Нека да видим какво сме открили при някои от нашите клиенти.
1. Объркване на фактурираното с продаденото
Веднъж попаднахме на система на разходите Много конкретно. По принцип се приемаше, че това, което е фактурирано, е равно на това, което е продадено и се предполага, че анализираната от СК цифра за продажбите за даден интервал от време трябва да бъде идентична с фактурираната сума, която отчетът за приходите и разходите отразява за същия период.
В този случай разликата между двете понятия не беше ясна; те са различни суми и не трябва да се опитват да изравнят, защото не са еднакви. По принцип не се счита, че фактурирането включва отстъпки по фактура, рапели и други концепции, които се прилагат върху сумата на продажбата и които обикновено не предвиждат аналитичен SC, където продажбите са чисто отразени.
При този клиент имаше постоянни ситуации на объркване, подтикващи директорите и мениджърите да не се доверяват на SC, отделяйки много време и ресурси, накратко разходи, да се опита да открие причините за тези различия, търсейки възможни грешки в аналитичната система, докато тя бъде открита и коригирана.
2. Няма 100% проследимост на производството, проектиране на SC само за някои клиенти
В повече от един проект сме анализирали различни SC, които не предвиждат 100% от продажбите. В тези случаи SC е проектиран чрез прилагане на a разсъждения, подобни на теоремата на Парето: „За да контролирам бизнеса си, е достатъчно да контролирам 20% от клиентите си, които представляват 80% от продажбите ми ...“, и по този начин бяха включени само продуктите или услугите, съответстващи на тези клиенти.
За да се получи общият резултат от СК, но включително всички клиенти, беше изчислена връзката между тези 80% от продажбите и общия оборот на отчета за приходите и разходите. С този фактор, който обикновено беше между 1,05 и 1,1, се прогнозираха разходите и резултатът. Тоест не само е била концептуалната грешка на съвпадат с таксуваното с продаденото, първа грешка, но също така се предполагаше, че продажбите на клиенти, които не са включени в SC, генерират същия марж като тези, включени в 80%, когато се прави линейна проекция.
Това причинява големи отклонения с реалността и следователно отменя стойността на глобалната информация получени от SC.
3. Липса на познания за производствените процеси и техните изисквания
Въпреки че изглежда ясно, че тези, които проектират CS, трябва да знаят точно процеса на разработване или производство на продукта, който компанията им продава, опитът ни показва, че това не е така.
При клиент в хранителния сектор беше установено, че обработеният от тях SC не включва загубите от производствения процес. В този случай се обработват суровини, които пораждат произведени продукти, така че загубите в процесите на приготвяне, готвене и смесване са не само неизбежни, но и много значителни. Фактът, че не ги включи, породи разлики в потреблението между SC и реалността, която достигна значителни стойности и повлия не само на валидността на SC, но и върху планирането на потребностите от покупки и планирането на хазната, тъй като същите изисквания бяха използвани в останалите инструменти за управление на компанията.
В този случай системните дизайнери не бяха напълно наясно с реалния процес и необходимите ресурси за разработването на всеки продукт и се основаваха на първоначални теоретици без контраст, в които нямаше отпадъци или отпадъци. В крайна сметка информацията не се основава на действителни проби или измервания, а просто се основава на идеални теоретици без контраст.
4. "Теоретични рецепти" срещу "истински рецепти"
Много чест случай е несъответствието между „рецептата“ за разработване или производство на продукт, регистриран в SC, и този, който действително се обработва от оператора, който го прави или съставя. Изолирайки понятието "отпадъци", например в храните, списъкът с ресурси, необходими за съставяне или производство на стока или услуга, е известен като "рецепта". В много случаи CS съдържат нужди от персонал, машини или материали, които не отговарят на тези, които всъщност се консумират, така че резултатите, извлечени от CS, са погрешни и не отговарят на реалността.
Проблемът се крие в липса на научна основа на обработваните данни, без да се базира информацията на система от методи и времена, с измервания на консумираните количества, които отразяват реалността на производствените процеси.
В по-голямата си част това са грешки в някои от компонентите на "рецептата", дължащи се на промени в някаква част от компонентите или реинженеринг на продукти, които не са актуализирани в системата на разходите. Въпреки че е имало случай на пълна грешка в рецептата, свързваща консумацията на един продукт с напълно различен.
5. Не се взема предвид реалното ниво на производителност
Много от клиентските CS, с които има известно сътрудничество по отношение на разходите, се основават на оптимални модели или стандарти, където процесът се приема за „100% ефективен“. По време на изчислението това предполага, че няма преработки, липса на качество, грешки или нива на насищане под планираните, които като следствие имат по-ниска степен на производителност към използвания при изчислението.
Като цяло това е ефектът от неизмерване на работата. Културата на непрекъснато оценяване и усъвършенстване не е много широко разпространена и рядко се срещат компании, в които се измерва реалното състояние на производственото предприятие и цената на всяко производство, изправени пред това, което се счита за подходяща цена, за да се открият отклонения и минимизирайте ги.
6. Включете "матраци"
Има и други случаи, когато CS прилагат определени корекционни коефициенти, които възнамеряват да действат като реална неефективност на всеки етап от производствения процес. Има много клиенти, при които открихме този тип корекции. Някои примери са: прилагане на допълнителни разходи от 5% за всички суровини поради възможни загуби или загуби на материал, увеличаване на единичната цена на машината с допълнителни 15% в случай, че има спряла машина или включваща 20% в единичните разходи за персонал Допълнителен% в случай на жертви, загуби на производителност или някакви непланирани неуспехи. В тези случаи корекциите не съответстваха на никакво измерване и бяха включени само числа, или за да се опитат да „изравнят“ SC с реалността, или да осигурят разходи априори по-високи от реалните и по този начин да се избегне бюджетирането за по-долу цена. По този начин, добре познатите „буфери“ се генерират през всяка фаза на SC, които увеличават оценката на продукта във всяка една от тях, като все повече деформират реалността.
Този вид резерви са много чести в компаниите, в които бюджетите се правят чрез техния надзор. По този начин съществуват само нереални разходи, които изкривяват информацията, която се извлича от тях, като още веднъж анулират валидността на резултатите и отчетите, изготвени от системите за разходи. Важно е да се прави разлика между инструментите за ценообразуване и системи за разходи правилно.
7. Грешка в единичните разходи за суровини и спомагателни материали
Друга от най-повтарящите се грешки е липса на актуализиране на единичните разходи на компонентите или суровините, които влизат в действие в SC. Много пъти покупните цени, тарифите на доставчик или просто промяна в отстъпките, направени при конкретна покупка и т.н., не се актуализират. По-долу са изброени няколко реални примера, намерени при различни клиенти:
- Цените на суровините на SC не предвиждат загубите при произход, тези на доставчика. Въведена е договорената покупна цена, а не действителната цена на единицата. Тръбите са закупени в торби с тегло 20 кг изкупна цена от 1 €/кг и теглото на суровината, изолирана от теглото на контейнера, не беше проверено, в този случай тя се отстранява. Всъщност пакетът тежеше 20 килограма, но всъщност съдържаше 19,7 кг тръба, тъй като торбата тежи 300 грама. В този случай приписването на a 3% от преките разходи от суровина до всеки продукт, направен с тръби.
- В други случаи, Покупни цени суровини се появиха в единици за покупка, различни от изчислителните единици на самата система, изкривявайки реалните разходи. Разходите за килограм някои суровини, закупени в насипно състояние, могат да бъдат смесени с разходи за единица продукт, закупен в буркани, кутии или пакети с няколко единици с различно тегло.
- Също така покупните единици са объркани на някои асистенти с продаваеми продуктови единици, например с някои опаковки. При клиент открихме, че е вменена единица за продажба, в случая това е торба със закуски, единичната цена на закупуване на квадратните метри гъвкава опаковка, вместо разходите за квадратни метри, консумирани от опаковката на тази продукт, който е изкривил разходите, записани за споменатата закуска и следователно, маржът на продажбите, получен за всички операции, извършени с този продукт.
8. Не включвайте "вторични" разходи
Също толкова честа е липсата на включване на непредставителни спомагателни разходи в рамките на продуктов скандал. Сам по себе си скандалът е a връзка на суровините и неявните разходи да се знае нетната цена на произведен продукт. В някои случаи разходите за ресурси на помощния персонал или машини от междинни производствени фази с второстепенно значение се пропускат при изчисляването на някои продукти, които не са фиксирани за всички производства и поради това биха създали различна пътна карта. В много случаи се случва, че опитвайки се да опростят моделите за изчисление и не регистрирайки друг нов продукт, тези „вторични“ разходи се отхвърлят.
Също така фазите преди влизане в завода, като разтоварването на материали или подготовката на материалите, обикновено не се включват в SC, въпреки че включват значителни разходи за компанията, главно персонал.
9. Пренебрегвайте специалните продукти
Нещо подобно се случва със стандартни и специални продукти. Понякога специални продукти те обикновено се разглеждат като такива, които представляват достатъчно малка част от общия производствен обем, така че въпреки добавянето на специфичен атрибут, който ги прави различни от стандартните, те се омаловажават и следователно не се включват в SC.
Опитът обаче ни показва, че тези специални продукти консумирайте, в допълнение към по-преките ресурси - като повече труд поради по-голямата му сложност или по-висококачествени суровини - много повече допълнително време от тези, които планират производство, от маркетинговия екип и други вътрешни дейности. Следователно те придобиват значително значение, когато се правят заключения относно изпълнение на бизнес единица или продуктова линия бетон.
10. Не знам кои сметки са включени.
Липсата на включване на някои производствени разходи в системи за разходи обикновено е друга причина за разликите между действителните разходи и тези, отразени в аналитичното счетоводство, които пораждат недоверие към КС.
В един проект беше установено, че различни счетоводни акаунти се считат за производствени разходи в отчета за приходите и разходите, като управление на отпадъци или лабораторни материали и тестове за контрол на качеството, те не засягат нито едно производство без да ги включва SC. За една година разликата между общите производствени разходи, отразени от SC и записаните, възлиза на над 115 000 евро.
В този случай беше очевидна грешка при проектирането във фазата на дефиниране на счетоводните сметки, които се включват като производствени разходи, за да може по-късно да се сравни с отчета за доходите по подходящ начин.
Накратко, има безброй инструменти, чиято цел е подкрепа и улесняване на управлението. За да изпълнят целите си, е необходимо предварително да разберат какво правят, внимателно да подготвят информацията, на която трябва да се базират, и да разполагат с професионален екип за тяхното проектиране и изпълнение.
Правилният е ключов параметризиране на разходните системи Това трябва да гарантира успеха на извлечената информация и нейното тълкуване за най-адекватно вземане на решения. Една неефективна информационна система може да развали най-добрите усилия за оптимизиране на резултатите.
Карла Басо де Албуркърки