Постигането на намаляване на разходите и оптимизиране на разходите може да бъде голямо конкурентно предимство за една компания. За да постигнем това, трябва да сме наясно какво е вътрешна измама и да вземем подходящите мерки, за да я избегнем или да я намалим колкото е възможно повече. В тази статия го обясняваме подробно.

вътрешните

1. Какво е вътрешна измама?

Изразът "вътрешна измама" може да звучи малко грубо. В някои ситуации е неохотно да се използва и се нарича „злоупотреба“. Факт е, че можете да го наречете както искате, но това е набор от дейности, които служат за малко надуване на отчета за разходите на служителя и печелене на няколко допълнителни евро. Това е явление, което засяга повечето компании и Това е още един източник на разходи и един, който трябва да бъде отстранен.

Измамата е в голяма степен в съответствие с нивото на контрол, възприето от работниците върху техните разходи. Тъй като процесите на анализ и преглед на отчетените разходи са традиционно бавни и скъпи, надзорните органи често работят, като вземат само проба от набора от получени бележки за разходи или като извършват твърде повърхностни анализи, които не стигат до корена.

Това усещане за липса на контрол насърчава някои да опитат трикове, за да надуят разходите си. Изпратени дублирани билети, разменете билети с други работници, увеличете разходите за диети и пробег. Разнообразието от опити за трикове е безкрайно и зависи само от изобретателността и смелостта на отговорните.

2. Видове вътрешни измами

Тип 1: вътрешна измама с документи

Този тип вътрешни измами възникват, когато документът, предоставен като доказателство, не отговаря на регулаторните условия от издателя, за да се счита за валидна фактура или билет.

За да бъде валиден документ, фактурата или билетът трябва да отговарят на следните изисквания:

Номериране на фактури.

Пълни данни на издателя на фактурата: CIF или NIF, пълен адрес и др.

Сума със задължителни данъци, надлежно детайлизирани.

Дата на издаване.

Място на издаване.

Пълно описание на закупените продукти.

Приложена данъчна ставка.

Валута, в която се плаща.

В допълнение към всички тези данни, документът не трябва да показва никакви щети и, разбира се, трябва да бъде напълно четлив. Следователно одиторът или лицето, отговорно за надзора върху тези документи, трябва внимателно да проучи техния състав, статус и четливост.

В същия този раздел бихме могли да включим вътрешни измами за билети, преминали повече от веднъж или за промяна на информацията на същия.


Тип 2: хронологични вътрешни измами

Това е несъответствие между датата на платежната бележка и деня, в който действително е извършен този разход. В повечето случаи това са диети, настаняване и билети, които не съвпадат по време или място с действително извършеното пътуване.

Тип 3: вътрешна измама с преразход

Понякога разходите, представени от служителя чрез разходна бележка, не отговарят на ограниченията, определени от политиките за пътуване на компанията, надвишавайки максимално разрешените. В зависимост от компанията, зададените ограничения могат да бъдат за разход, на ден, за категория (хотели, ресторанти, бензин и др.) И/или за пробег. Има и друг тип вътрешни измами, които също са много често срещани и които биха могли да бъдат включени тук: без да се вземат предвид авансите, направени от компанията.

Тип 4: вътрешна измама за закупуване на несъответстващи елементи

Въпреки че не е толкова често срещано като измама, причинена от лоша сметка или билет, с известна честота нарушението се извършва, когато служителят закупи продукт, например мобилно зарядно устройство без предварително разрешение от компанията.

В тези случаи, повече от самата покупка, измамата се дължи на факта, че предвиденият канал не е използван и разходите са отразени в бележка за пътуване, когато правилното нещо и регулирано от компанията или компанията, би са били да придобият този продукт чрез друг канал или друга разходна позиция.

Тип 5: вътрешна измама поради представяне на разходи след крайния срок

s Повечето компании са предвидили и удобно са отразени в своята политика за пътуване a краен срок или срок служителят да представи съответните си бележки за разходи. Този срок е силно променлив и може да бъде 15 дни, 3 или 6 месеца. Но във всеки случай трябва да е разумно време, определено от компанията, така че служителят да има достатъчно време да подготви и представи своите разходни бележки. Всички бележки, представени след тези срокове, не могат да бъдат приети като възстановими разходи и трябва да бъдат поети от работника.

По същия начин, вътрешните измами, свързани с датата, се считат за всички онези разходи в миналото, като например работни пътувания, чиято дата не съвпада с нито едно пътуване, както и разходите, направени през уикендите или празниците, в които са работили, и в разходите на полицата на дружеството не е предвидено като такова.

3. Икономически и неикономически последици

  • Икономически последици: икономическата цена на вътрешните измами в компаниите е най-пряко оценена. В този смисъл, според данните, събрани в доклада на Captio за вътрешни измами за 2020 г., посочените разходи при 750 анализирани компании възлизат на средно 676,56 евро годишно на работник.
  • Други последици: Освен икономическите разходи, непредвидените разходи, които вътрешната измама представлява за компанията, имат и други негативни последици. Първо, намалена конкурентоспособност . Загубата на пари от вътрешни измами означава увеличаване на разходите за предлаганите продукти или услуги, което представлява пряк спад в конкурентоспособността. Второ, трудността при вземане на стратегически решения на компанията, Ако информация като счетоводното отчитане е „раздута“ поради вътрешни измами, това ще се отрази на качеството на взетите решения. The влошаване на работната среда Това е друга последица, тъй като вътрешната измама може да породи насилствени ситуации между работниците (неравенства, чувство за несправедливост и т.н.) и това може да повлияе на мотивацията и производителността на работниците. И не на последно място, друго следствие е как това се отразява на репутация на компанията . Тоест, ако то надхвърли, липсата на контрол, предотвратяване и откриване на вътрешни измами може да повлияе отрицателно на репутацията на компанията и дори на доверието, оказано от инвеститори, клиенти или доставчици.

4. Как да се справим със случай на вътрешна измама

На първо място, трябва да сме наясно, че нулева толерантност Изправена пред вътрешни измами, това е основната предпоставка, която трябва да има всяка организация. В лицето на вътрешната измама важното е да разполагаме с надеждни доказателства за това и да документираме всички доказателства. След като е доказано, важното за вземане на решението е фактът, а не размерът на измамата. Силовите и бързи действия на компанията при ситуации на вътрешни измами са най-добрата превантивна мярка и без съмнение най-доброто бизнес решение, предвид разпадането на отношенията на доверие със служителя.

Въпреки това, след като компанията узнае за подозрение за вътрешна измама, тя трябва да активира протокол които трябва да бъдат предварително дефинирани за тези случаи. След това ще детайлизираме в широки щрихи стъпките, които трябва да има протоколът за действие:

В зависимост от сериозността и обективните елементи на вина е препоръчително да се даде платен отпуск на предполагаемия измамник до приключване на целия процес.

Много е важно всички компании да имат:

  • Протоколи за действие при случаи на вътрешни измами.
  • Методология за третиране на разследването, интервю и подготовка на доклада.
  • Силно обучени хора за извършване на тази работа.

5. Профилактика

Има голямо разнообразие от мерки и инициативи, които компаниите могат да приложат, за да сведат до минимум вътрешните измами. Но за това е необходимо всички слоеве на компанията да участват, тъй като всички части имат своето значение за предотвратяването и откриването. Някои от най-важните мерки за разглеждане са следните:


6. Откриване

За да разреши обхвата на вътрешните измами, платформата за управление на разходите Captio разполага със система за откриване на видовете измами, споменати по-горе и поддържа ситуацията под контрол по всяко време. Captio ви позволява автоматично да контролирате и откривате тези билети за пътни разходи, докладвани от вашите работници, които не спазват фирмените правила и следователно са податливи на измама. Решението е в състояние да открие множество грешки или измами, като например разкриване на редактираните билети или разходите, направени по празници, които работникът може да направи в момента на преминаване на разходите за мобилност и да открие случаи от самото начало, за да избегне развитието на измама вътре компанията.