Има много и разнообразни задачи, които организаторът на събитието трябва да изпълнява ежедневно. В тази статия искаме да ги разкажем подробно, за да стане много по-ясно какво прави организаторът на събитието по време на работния им ден. Започваме ли?

Индекс на съдържанието

Какво представлява организацията на събитията?

Определението на Уикипедия говори за разработването на различни стратегии (проектиране, планиране и производство) за провеждане на среща, която може или не може да има конкретна цел.

В Еврофорум отиваме по-далеч, защото вярваме, че събитието е превозното средство към целта или целта, която трябва да бъде постигната, а не самата цел. Накратко, ние вярваме, че организацията на събитията се отнася до съвкупността от действия, които са планирани и разработени, за да се постигне конкретна цел чрез честването на събитие.

Ще видите много по-ясно с този пример. При събитие за пускане на нов продукт крайната цел е да се рекламира продукта и да се увеличат резервациите му, а не да се проведе събитието. Събитието е само още едно действие за постигане на крайна цел .

Какво прави организаторът на събития?

Добре, знаете от какво се състои организирането на събития. Но на практика, знаете ли какво прави организаторът на събитие? Недей? Е, нека го анализираме. Първото нещо, което трябва да знаете е, че a организатор на събития Може да се нарича координатор на събития, организатор на събития или организатор на събития, но всички те изпълняват едни и същи функции.

Този профил е този, който отговаря за проектирането, планирането, производството и анализа на цялостния процес на всякакъв вид събитие. Човекът е този, който отговаря за определянето на всяко действие, което трябва да се извърши за постигане на предложената цел, така че те обикновено имат специализиран екип във всеки предмет, който да делегира най-специфичните действия, а организаторът на събитието поема по-стратегическа роля. Организаторът на събития е като диригент който синхронизира всяка група инструменти, за да постигне перфектната симфония.

Функции на организатор на събитие

Можем да разделим функциите на организатор на събития според фазата на общия процес:

Характеристики на дизайна на събития:

  • Определете целта, която да преследвате
  • Определете целевата аудитория, към която се насочвате
  • Определете корпоративните нужди за събитието
  • Определете възможните нужди на публиката от събитието
  • Определете работния екип, който да участва в събитието
  • Оценка на необходимите ресурси

  • Изберете датите на събитието
  • Определете броя на присъстващите
  • Изберете мястото
  • Направете програмата на събитието
  • Определете комуникационен и маркетингов план за събитието (трябва да включва събиране на обратна връзка след тържеството)
  • Контакт и тесни споразумения с доставчиците на необходимите ресурси
  • Съставяне и одобряване на окончателен бюджет
  • Определете ролите и задачите на всеки член на работния екип, както и тази на доставчиците

Функции за производство на събития:

  • Наемане на помещения, професионалисти и други необходими ресурси
  • Наблюдавайте сглобяването на техническото оборудване и материалите, които ще се използват в събитието
  • Контролирайте хода на събитието и осигурете правилното му функциониране
  • Решаване на възможни непредвидени събития, които могат да възникнат по време на събитието
  • Координирайте различните работни екипи по време на събитието
  • Наблюдавайте демонтирането на техническо оборудване и други материали

  • Получавайте и категоризирайте информация за представянето на събитието
  • Оценете резултатите, получени в събитието
  • Направете предложение за подобрения за бъдещи събития

Въпреки че фигурата на организатора на събитието е незаменима, трябва да знаете, че ключът към успеха на вашето събитие е да имате мултидисциплинарен екип с подходящ опит по всеки предмет, по който ще се работи по време на организацията на събитието. Всъщност е много често една компания да присвои профил на организатора на събитието на член на своя персонал, но да повери всички проекти, планиране, производство и анализ на външен екип.

Подобни публикации

функциите

Коледният обяд или вечеря се превърна в повечето компании в ...

Марковото съдържание е концепция, която се чува много от известно време ...

Нашият опит като интегратори на специално разработено обучение и развитие на управление ни позволява да предложим ...