Този път ще се справим с може би най-известните и използвани от 7 основни качествени инструмента: Диаграмата на Парето.

Създаден от Вилфредо Парето и известен още като ABC разпределение, Диаграма на Парето или крива 80-20, Този инструмент ни позволява да отделим най-важните проблеми от тези, които са маловажни, чрез прилагане на принципа 80-20 или принципа на Парето, който обикновено гласи, както следва:

20% от причините генерират 80% от последиците.

Принципът на Парето се използва в много области: от икономика до социология, включително самоусъвършенстване, например. Днес ще видим приложената диаграма на Парето анализ и подобряване на процесите.

Днешната тема ли е за управление на бизнеса.

Какво ще намерите?

Принцип на Парето

Принципът или правилото на Парето ни казва, че за различни случаи 80% от последиците идват от 20% от причините. Те не са точни цифри, тъй като това се счита за емпирична основа, наблюдавана от Вилдредо Парето и впоследствие потвърдена от други експерти от различни области на знанието.

Някои класически изявления на закона:

  • 80% от успеха идва от 20% от вашите усилия
  • 80% от доходите ви идват от 20% от вашите усилия
  • 80% от приходите се генерират от 20% от клиентите
  • 80% от продажбите се генерират от 20% от продуктите

В неприятна ситуация:

  • 80% от „проблема“ се генерира от 20% от „причините“

Какво представлява диаграмата на Парето

Сега ако влезете в въпроса. Диаграмата на Парето се състои от стълбовидна диаграма, която класира причините или факторите, открити около дадено явление, отляво надясно в низходящ ред. Отсега нататък ще говорим за проблемите като причини и явлението като проблемна ситуация.

Това ни позволява да съсредоточим усилията си върху онези проблеми, които представляват 80%.

В този смисъл използваме диаграмата на Парето, за да:

  • Непрекъснато усъвършенстване
  • Изследване на последните внедрения или промени (как е било преди - как е след)
  • Анализ и приоритизиране на проблемите

Как да направите диаграмата на Парето

Има различни инструкции за разработване на анализ на Парето в книгите и в мрежата, въпреки че всички водят до едно и също нещо. Така че мисля, че най-добрият начин да се учи винаги е с пример. Обаче ще видим как да направим диаграма на Парето стъпка по стъпка и след това да направим пример.

Важно уточнение е, че няма конкретни стъпки в зависимост от явлението, което се анализира с диаграмата, тоест методологията винаги ще бъде една и съща, въпреки че езикът, на който се обяснява, е различен.

Пример за диаграма на Парето

Ще работим със същото решено упражнение на проблемното дърво: Увеличаване на жалбите и исковете, направени от клиентите.

Digital GrownUP е компания за софтуерен дизайн и мрежова инсталация. Мисията им се основава на инсталирането на частни мрежи за организации, те също така осигуряват поддръжка на системата и осигуряват софтуер за наблюдение на организацията, която ги наема.

През последното тримесечие компанията регистрира увеличение на жалбите на клиентите, ориентирани както към инсталирането, така и към поддръжката на мрежите, в допълнение към поведението на софтуера.

Етап 1: Увеличение на жалбите.

В Стъпка 2 ние ще идентифицираме причините или категориите, които генерират нарастване на жалбите. За това разглеждаме жалбите и получаваме:

  • Персоналът след продажбата не знае как да инсталира продукта (мрежата)
  • Следпродажбеното обслужване не се представя навреме
  • Продуктът няма резервни части
  • Работата с продукта (софтуера) е объркваща
  • Персоналът за следпродажбено обслужване е груб или липса на обслужване
  • Цената на продукта се увеличи много
  • Включването на продукта отнема много време
  • Продуктът (мрежовата инсталация) се поврежда много бързо
  • Продуктовите части не пристигат пълни
  • Персоналът на контактния център е груб или липсва отношение към обслужването

В стъпка 3 събираме данните (честотата) на жалбите и в стъпка 4 ги подреждаме от най-високата към най-ниската в таблица. Данните, предоставени от отдела за контрол на качеството на Digital GrownUp, са следните:

прави
Подредени данни - ABC диаграма

В стъпка 5 изчисляваме натрупаната честота, процента и натрупания процент.

Нека си припомним класа на статистиката:

  • Честотата е броят пъти, в които дадена причина се повтаря (в този случай вид оплакване)
  • С натрупана честота се отнасяме към сумата от предишните честоти, включително честотата на анализираната причина. Например, с нашите очи, насочени към Q2, виждаме, че честотата му е 20, към това число трябва да добавим всички предишни честоти, което в този случай е само честотата на Q1, 26. Резултатът е 46, който е бил кумулативната честота на Q2.
  • Като процент се отнася до дела на броя повторения на жалба в общия брой жалби. Например: Продуктът се поврежда много бързо, това е вид жалба, която е била представена 3 пъти от общо 86. Като правило от три, ако 86 е 100%, 3 е: (3 * 100%)/86. Или просто разделете 3 на 86 🙂 Това се прави с всички останали.
  • Натрупаният процент е точно същият като натрупаната честота, само че този път правим натрупаната процентна сума.

Засега имаме следната диаграма:

Изчисления при анализ на Парето

Тук имах грешка във визуализацията и тя е, че не съм настроил Excel, за да показва десетичните знаци, затова, ако ще добавите номерата на натрупаната честотна колона, ще ви даде 98%. Но не е така, десетичните знаци са там, например 30% е всъщност 30,23%.

Ако това не беше така, процентът, натрупан през Q10, нямаше да бъде 100%.

След като направихме уточнението, в стъпка 6 поставяме всеки от проблемите на стълбовидна диаграма. Както споменахме по-рано в стъпка по стъпка, има лява Y ос и дясна Y ос. В лявата ос Y намираме всяка от причините въз основа на относителната им честота. Всяка причина ще бъде поставена по оста X.

В стъпка 7 изчертаваме натрупаната крива според натрупания процент на всяка причина, правим я въз основа на дясната ос Y.

Това е диаграмата на Парето:

Пример за завършена крива 80-20

В стъпка 8 анализираме.

72% са концентрирани в първите 3 каузи. Това разпределение е достатъчно, за да насочи усилията ни за решаване на тези проблеми. Впоследствие и при желание можем да направим нов анализ на Парето с останалите причини, където 80% ще бъдат представени в други причини. По този начин ще сложим край на проблемната ситуация.

Диаграма на Парето на Excel

В този шаблон ще поставите само проблема, събитието или причината и нейните честота или данни за измерване. След това шаблонът ще ви покаже завършената диаграма на Pareto и можете да промените диаграмата по ваш вкус.

Полезен? Ако го искате в директно изтегляне, в раздела ресурси за ученици имате този и много повече шаблони в Excel.

Как да Парето в Excel

Ако не сте от шаблоните или искате да правите нещата сами, Microsoft Excel предлага специален тип графика за анализ на парето. Показвам ви как в това видео.