Управлението на документи е набор от процеси, които се фокусират върху прегледа, съхранението и възстановяването на документи и важна информация, която се обработва в рамките на една компания. Това се осъществява чрез прилагането на технически стандарти, които се характеризират с практичността си при извършване на администрирането на физически и електронни файлове.

Значението на управлението на документи

Ето защо правилното му приложение кара компанията да подобри и значително оптимизира всичко, свързано с управлението на ценна информация, което спестява време, пространство и пари.

Искаме да знаете как работи управлението на документи, неговото значение и предимствата, които може да представлява за вас и вашата компания.

Така че вземете бележка и донесетевашата компания за непрекъснато усъвършенстване.

Какво е управление на документи?

Управлението на документи е съвкупността от технически и практически стандарти, които търсят правилното администриране на информацията на компанията. Това чрез преглед, анализ и съхранение на електронна и физическа документация, за да помогне на компанията да оптимизира своите процеси и да спести време, пространство и важни разходи.

Само по себе си управление на документи чрез прилагане на специализирани методологии, подобряване на процесите на управление на документи и информация, поддържане на неговия ред и йерархия по оптимален и обективен начин, всичко с цел подобряване на процесите, програмите и системите. Следователно може да се каже, че:

Центърът на управлението на документи е да намира, архивира, създава и изхвърля
документи в стандартизирана и разделена форма.

Принос на управлението на документи към фирмените процеси:

Оптимизирането на файловете от източника до окончателното унищожаване гарантира правилното запазване, следователно прилагането на управленски стратегии помага да се извърши съхранението на файлове, техническото премахване и съхранението и възстановяването на същите.

Само по себе си управлението на документи позволява:

  • Преразглеждане на информацията.
  • Спестявания и ефективност.
  • Категоризиране на файлове.
  • Изтриване на файлове, които са загубили своята валидност.
  • Чисто съхранение.
  • Попечителство над документи.

По този начин той позволява на компанията ефективно да управлява всичко, свързано с нейния файл, предоставяне на значителна помощ при изпълнението и прегледа на всичко, което е класифицирано като важно за компанията.

  • Подобрете управлението на информацията.
  • Автоматизирайте процесите.
  • Намалете разходите, времето и пространството.

Как се прави?

Екипите и специализираният персонал извършват постоянен и подробен преглед на документите, използвайки базирани на правила системи, които позволяват йерархично подреждане. Този ред може да бъде възходящ или низходящ, което позволява на потребителя да разпознава, дефинира и търси необходимата информация в структурата на стълба. Трябва да се има предвид, че това допринася за консолидирането на ефективността и ефективността.

Това става чрез приложението за управление на файлове. Това са софтуери, които управляват и предоставят информация за жизнеността на потребителя почти веднага. Неговият интерфейс е мост между базите данни и тези, които искат да търсят, създават или редактират информация.

Файловият мениджър позволява:

• Управление на файлове.
• Манипулирайте с бази данни.
• Преглед на структурите на документацията.
• Бърз достъп до документи.

Трябва да се има предвид, че извършените процеси зависят от количеството налични файлове и стойността, която представлява за компанията.

По този начин се постига стандартизираната класификация.

По този начин управлението на документи не само въвежда ред във файловете, но и предоставя подробна информация за техния приоритет и техния принос за компанията. Следователно можем да кажем в какво са обобщени централните стъпки в управлението на документи:

  • Ревизия.
  • Анализ.
  • Категоризация.
  • Прилагане на стратегии.
  • Установяване на матрици.

За да бъде това изпълнено по правилния начин, трябва да се вземат предвид следните аспекти:

управление

Преглед на полезността на документите:

Чрез тази стъпка се установява приоритизиране на обработката на документи и местоназначението, за да не се натрупва информация, която в дългосрочен план се оказва остаряла или губи използваемост.

Дигитализация на важни документи:

Актуализирането на форматите на документите помага в няколко аспекта: освобождаване на място, адекватно третиране на информацията и ефективно управление, повишаване на производителността на компанията и най-важното, запазване на документите във времето.

Централизация на съдържанието:

Придобиването на подходящи хранилища за физически документи допринася за унифицирането на процеса на управление и допринася за надеждния преглед на документите. Тоест, потребителят може да регулира обработката на информацията, като по този начин има абсолютен контрол върху извършваните движения.

Класификация на документите:

Както вече споменахме, редът и йерархията на документите е центърът на управление. По този начин е възможно да се подобри времето за получаване на документа, което води до спестяване на време при проблеми с търсенето, администрирането и управлението. В допълнение, друга от функциите, които тази точка позволява, е разбирането и разпознаването на организационната структура и процесите, които се изпълняват във фирмата.

Признание и организация за развитие на бизнеса.

Използване на метаданни:

Той определя оптимизацията на управлението на документи, тъй като неговата функционалност се фокусира върху описанието на документите, техния контекст и тяхното използване. Може да се обобщи като: администриране отвъд информацията, което позволява стандартизацията на файловете.

Без използването на тези видове инструменти не може да се постигне гъвкавост на функциите за търсене или архивиране.