През последните месеци, поради мерки за предотвратяване на разпространението на covid-19, Един от най-използваните методи за спазване на работните срещи е този на виртуални срещи и видеоконференции.
Интернет срещите обаче са скорошен метод за корпоративна комуникация, който се нуждае от съвет. за укрепване и осигуряване на неговото функциониране.
Съдържание
Какво е виртуална среща?
The виртуална среща Това е дигитална среща, в която двама или повече души се срещат чрез онлайн платформа за разглеждане и обсъждане на професионални проблеми.
Тази онлайн среща обикновено се провежда чрез видеоконференции или видео разговори, чрез услуги като Skype, Мащабиране и дори от WhatsApp.
Наскоро, поради промените, произтичащи от появата на covid-19, много организации прехвърлиха много от своите срещи, ако не и всички, към тези онлайн формати.
A виртуална среща той се фокусира върху:
- Решаване на ежедневни проблеми
- Организирайте задачи и проекти
- Определете стратегии
- Вземете решения
- Обмен на информация и знания
- Координирайте различни въпроси, които влияят върху растежа на организационното развитие.
Стратегии за растеж на Coca-Cola, Inditex, WhatsApp, Mercadona или Tinder.
Виртуални срещи: предимства и недостатъци
Както всеки инструмент или метод на работа, виртуалните срещи имат положителни и отрицателни аспекти.
Предимства на виртуалните срещи
Намаляване на времето за пътуване и разходите
Тъй като не е необходимо да пътувате до работното място, чрез видеоконференции и виртуални срещи времето за пътуване и финансовите разходи се елиминират какво струват трансферите и услугите.
Това влияе положително на производителност и допринася за грижата за околната среда, като изисква по-малко използване на обществения транспорт или автомобила.
Улесняване и подобряване на виртуалните срещи на работните екипи
Разчитайки на видео разговори и онлайн срещи, това е много по-лесно интегрирайте различните работни групи, които работят отдалечено.
По този начин се насърчава различните компоненти на организацията те се чувстват част от цялото, въпреки че по една или друга причина те не присъстват физически, тъй като това е виртуална среща.
Повишаване на производителността и ефективността
Не е обект на определено пространство или твърди времена, виртуални срещи улесняват вземането на решения. По този начин е много по-лесно да напредвате в различните работни въпроси.
Работата от разстояние като възможност
The телетабас, поддържани от видеоконференции и виртуални срещи, улеснява развитието на динамиката на работата. Ежедневната рутина не е засегната и работи нормално.
Комбинацията от домашния офис и онлайн срещите гарантира, че компанията разполага с инструментите и технологичните решения организацията работи по същия начин, както в офиса и дори можете да увеличите производителността, като добавите всички предимства на тези методи.
Гъвкавост и адаптивност
До неотдавна пътуването имаше още по-голяма тежест при оценката на кандидатите по време на процес на набиране и подбор. В момента чрез онлайн срещи, можете да имате служители, разположени в различни части на страната и света.
Той дава своя професионални умения преди работникът да е близо до работното пространство. Талантът се цени.
Фокус
Виртуалната среща ви позволява да проверите от първа ръка как протичат различните работни въпроси, цели, проекти или задачи и бързо да представите методите за решаване на всеки проблем или усложнение.
Когато трябва да посочите важен аспект на организацията, да тренирате по определен предмет или да подобрите уменията, процесът може да бъде улеснен с програма за управление на обучението. Комбинирайте гъвкавостта на онлайн срещите и видео разговорите със скоростта на непрекъснато обучение на онлайн платформи.
Недостатъци на онлайн срещите
Сред минусите на виртуалната среща са следните:
Липса на социално взаимодействие
Намирайки се на разстояние, много пъти дs комплекс за установяване на междуличностни отношения освен виртуални срещи или видео разговори. Това може влияят върху изграждането на чувство за принадлежност и ангажираност.
Разсейване
Тъй като не са в работния контекст, а у дома или в помещенията за работа, служителите вероятно ще бъдат уязвими към разсейващи фактори, които влияят върху тяхната концентрация и изпълнение на труда.
Също така влияе дали човекът се намира в неподходяща среда, за да изпълнява функциите си.
Технологични недостатъци
Интернет сигналът, компютърът или качеството на мобилния телефон могат да повлияят на качеството на срещите и ефективността при работа от разстояние. Ако той дистанционна работа не е изпълнено, възможно е служителите да нямат необходимите ресурси, за да се справят със задачите си или да провеждат видеоконференции по най-добрия начин.
Липса на обучение
Въпреки че днес много инструменти са лесни за използване, не всички служители имат знанията и уменията да ги използват.
Това неудобство може да бъде отстранено чрез програма за обучение, с конкретни оценки и съобразени с нуждите на всеки служител.
Как да организираме виртуални срещи?
За постигане на успех във виртуални срещи (наричани още онлайн срещи) се препоръчва да се вземе предвид следното:
Тест преди мача
Технологията може да се провали или боравенето с инструмента може да не е най-доброто. И така, преди виртуална среща Препоръчва се да се направи тест на преценете дали работи по добър начин и тя служи на целите на организацията. Тази оценка трябва да включва и двете снимка, свързаност Какво звук.
Съгласувайте работен график
В него те трябва посочете темите, които ще бъдат обсъдени и, където е възможно, очаквано време продължителност около търсенето на решения и справяне с това, което се счита за необходимо.
Това ще улесни производителността. Така че всеки участник да е наясно със своите функции и знаят как да действат правилно във виртуални срещи според йерархиите удобно е да се опрете на a Организационна диаграма в които са посочени длъжностите и отговорностите.
Внимание към околната среда
Това силно влияе върху развитието на видеоконференции и виртуални срещи и ефективността на предадените съобщения.
Препоръчително е грижи се за дъното, на осветяване, на поръчка на бюрото, облекло какво се използва и потенциалите разсейващи фактори, като звуци или шумове.
Оставете запис на случилото се
Много е често това документи и информация се споделят по време на срещите. Това не е най-добрата практика.
Най-добре е да ги изпратите след онлайн срещата, включително подробен запис на договореното и предстоящи задачи. Това ще помогне да се избегнат всякакви свободни краища. В допълнение към това, той може да бъде насърчаван от участниците важността на воденето на бележки.
Срещи лице в лице срещу срещи онлайн
Преди да помислите дали срещата лице в лице е по-добра или е по-добре да заложите на виртуални срещи, е удобно вземат предвид обстоятелствата и нуждите на организацията. Оттам нататък организацията може да прецени кой е най-добрият метод за среща.
Фейс срещи
Срещата лице в лице предлага на плюс личен контакт, допринася за работната среда, улеснява четенето на езика на тялото, обратната връзка и оценката на различни аспекти, както професионални (комуникативни умения и способности), така и лични в отношението на служителите.
- Идеален за много работници
- По-добра комуникация (без съкращения и прекъсвания)
- По-лично отношение
- По-голяма концентрацияи по-малко разсейване
- Разрешаване на записа
Основният му недостатък е, че изисква a място за срещи или събиране, нещо, което предполага икономическа инверсия в трансфера, инфраструктурата и времето за пътуване.
Онлайн срещи
В този смисъл, виртуална среща предлага a много по-евтина алтернатива, без да се изисква специфична инфраструктура или инвестиране на време и пари в трансфер.
- Идеален за малки групи (до 10-15)
- Подобрете времето за реакция
- Дава гъвкавост на проектите
- Улеснете срещата на екипа по всяко време и навсякъде
- Те намаляват разходите на организацията
Ако не знаете как да се развивате или служителите не се справят с инструментите, с които се сблъскват може да не е толкова продуктивен. В допълнение, анализът на представянето на всеки служител може да бъде по-сложен, тъй като не е лесно да имате преки впечатления от участниците.
Трябва да се вземе предвид, че този тип виртуални срещи, актуални поради коронавирусната ситуация, се използват и като част от набирането и подбора на персонал по време на провеждането на интервюта за работа.
Възможно е, когато работите от вкъщи и прилагате виртуални срещи като метод на работа, съмнения относно начина на оценка на работата.
Софтуер за оценка на изпълнението позволява да се оцени функционирането на отделите от разстояние и да се контролира развитието и представянето на всеки работник. По същото време, целите и задачите на организацията се анализират и наблюдават.
Инструменти за виртуални срещи
Чрез различни платформи е много по-лесно да се разработват видеоконференции и срещи чрез видео разговори и да се разчита на инструментите, които те трябва споделяне и управление на информация.
Skype
Това е едно от референтните приложения за организиране на онлайн срещи. Годините на служба са гаранция за използването му. Чрез него можете да организирате разговори и виртуални срещи с няколко члена, да изпращате съобщения, да споделяте екран, наред с други предимства.
Трябва да имате акаунт Outlook, какво може да бъде признато като недостатък; чрез мобилния номер обаче е възможно и да преминете напред в регистрацията.
Това е една от платформите, регистрирала най-голям ръст от продукта на социалната изолация на коронавирус. Тази платформа също така позволява онлайн срещи с няколко души, до хиляда участници на видео разговор в платената си услуга, предлага чат, споделен екран и изпращане на документи. Често се използва за преподаване на класове и видеоконференции на бизнес ниво.
Навъртам се
Услугата за виртуални срещи предлага Gmail. Може да се синхронизира с Google Календар и по този начин да можете да поддържате по-добри записи и ред по отношение на онлайн срещи и срещи. Услугата предлага предупреждения и ви позволява да качите конференцията на живо в YouTube.
Този фактор е ключов, ако наред с други цели конференцията има дидактическа или академична насоченост. Той е изключителен за потребители на Gmail.
GoToMeeting
Тази платформа за видеоконференции се откроява с лесната си употреба и в рамките на своите намигвания предлага известия минути преди началото на виртуалната среща. Чрез тази услуга могат да бъдат свързани до 250 души. Удобният за мобилни телефони и компютри.
Jitsi Meet
За тези, които търсят по-строги платформи от гледна точка на сигурност и поверителност при виртуални срещи, чрез тази услуга могат да се установят видеоконференции, в които името на потребителя и поверителността на връзката са защитени. Може да се изтегли като приложение или да се използва онлайн.