Първата причина за проблеми при изпълнението на Things Done е непривикването в седмичния преглед. И рано или късно система, която не изисква поддръжка, ще спре да работи ...

Без преглед, вашата система няма перспектива. Без да преглеждате вашите проекти, ще има теми, които няма да напредват. Без преглед списъкът „Някой ден“ се превръща в списък „Никога“ ... Без преглед системата ви става все по-неактуална ...

Дейвид Алън предлага седмичен преглед на единадесет стъпки 1, за да получите чиста, актуална система, съобразена с вашата перспектива. На практика, за да направите всичко това, се изисква a непрекъсната сесия за концентрация от един или два часа, почти невъзможно да се постигне устойчиво в повечето професионални условия.

седмичен

Работя от вкъщи и имам голям контрол върху работната си среда. Все пак винаги ми е било трудно да резервирам тези два часа седмично. две

Атомен преглед

По-добре, отколкото просто да не правите никаква ревизия - и по този начин да не успеете да внедрите GTD - е да промените начина, по който виждате ревизията, и да я разбиете на по-малки части.

Основната концепция е това трябва да проверявате често всяка част от вашата система, но от моя гледна точка не е необходимо да се прави всичко в една огромна сесия. Предпочитам да разпределя частите от рецензията през седмицата. Всеки елемент от вашата система може да има своя собствена честота на преглед и свое време за извършване. Третирам всяка стъпка от седмичния преглед просто като повтаряща се задача.

Преглед на задачите

Например, присвоявам честота на прегледи за всеки проект 3, която варира от ежедневно - в случай на курс, който трябва да преподавам тази седмица - до веднъж месечно за проекти, които са спрени наполовина. Всяка сутрин по време на сутрешната си рутина преглеждам между три и десет проекта, което е по-лесно да се направи, отколкото да се преглеждат 60 проекта по време на седмичния преглед. Правя го по този начин, откакто прочетох за тази техника в блога на MacSparky преди около четири години.

Също така преразглеждането на останалите компоненти се регулира от собствените честоти. Създадох задача за преглед на всеки компонент - дневния ред, списъка на „чакащите“, списъка „не тази седмица“ и т.н. - обикновено се присвоява на псевдоконтекст или режим „фокус“.

Мислейки, че е възможно да се направи „нулиране“, за да се върне към системата, която е пълна и актуализирана Това е илюзия. През двата часа на ревюто светът продължава. Със сигурност получавате няколко имейла, докато почиствате. Резултатът е, че в края на прегледа вашата система вече е остаряла. Следователно не намерих причина да продължавам да правя стъпките за седмичен преглед в една сесия.

Да, трябва да прегледате компонентите на вашата лична система за производителност, но не усложнявайте живота си и правете всяка стъпка поотделно ...

Не съм единственият, който е спрял да прави преглед „от стена до стена“. Преди няколко месеца Хосе Мигел Боливар сподели своя начин за разделяне на седмичния преглед на по-малки отзиви.

Как работи на практика

Подробности за задача за преглед

В моята система създадох проект 4, наречен „Непрекъсната поддръжка на производствената система“. В този проект съм създал серия от повтарящи се задачи, всяка със своята честота.

На изображението можете да видите конфигурацията на една от следните задачи: „Проверете перспективата„ Изчакване “. Както можете да видите, задачата е част от проекта „Непрекъсната поддръжка на производствената система“ и е възложена на контекста „Фокус: Анализ“. Той също е маркиран с оранжевия флаг, което за мен означава, че това е една от най-важните задачи и че съм обещал да го направя възможно най-скоро.

Най-интересната част е в раздела ‘Дати’, където можете да видите, че задачата има начална дата и че тя е конфигурирана да отложи отново пет дни от момента, в който задачата е завършена.

И накрая, в бележките съм включил линк към директно отворена перспектива 5, който трябва да прегледам.

Не забравяйте също така, че преди да обясня използването на перспективата за преглед на проекти, за да преглеждам някои от активните си проекти всеки ден.

Принципите са по-важни от прилагането

Всеки човек е различен и има свои вкусове и начини за организиране. Няма универсален метод за лична производителност, който да работи за всички.

Въпреки че методът Getting Things Done е това, което аз лично съм използвал от много години, той не е перфектен. Използвал съм GTD като основа за създаване на собствен стил на организиране, но винаги, когато съм променял нещо, първо съм го анализирал идентифицирайте принципа, който стои зад.

В тази публикация се опитах да обясня една от тези промени, като премахнах седмичния преглед, защото той не работи за мен. Принципът на седмичния преглед в Getting Things Done е, че всяка машина или система се нуждае от поддръжка. Моят начин да поддържам системата за лична производителност е чрез поредица от повтарящи се задачи, спазващи основния принцип, но с по-пъргаво изпълнение.

Споделете своя опит със седмичния преглед на GTD

Също така ли се мъчите да правите седмичния преглед Getting Things Done? Споделете вашите притеснения или решения в коментарите по-долу.

Изображения ОК и небе с любезното съдействие на Shutterstock

  1. Или още повече, в седмиците, когато преглеждате и някои от по-високите нива на перспектива. ↩︎
  2. Допълнителен проблем е, че не мога да направя среща със себе си толкова сериозно, колкото среща с други хора. ↩︎
  3. Функцията за преглед на проекта е най-важната причина да използвам приложението OmniFocus. ↩︎
  4. Това всъщност е дейност, защото не мога да заключа, но терминологията, използвана в моето приложение, е „проект“. ↩︎
  5. В OmniFocus перспективата е начин да визуализирате задачите си. Състои се от конфигурацията на списъка със задачи и поредица от филтри по проект, контекст, състояние на задачата. ↩︎

Основател на Canasto, обучител и занаятчийски консултант, специализиран в подобряване на представянето на хора, работни екипи и организации, използващи съвременни техники и инструменти за ефективност и сътрудничество.