Самолети, таксита, хотели, храна, пробег ... За много компании пътните разходи са неизбежни, за да извършват своята дейност.

Тези разходи представляват голям разход, който трябва да се управлява правилно, за да не се губят пари. За щастие има инструменти, които изпълняват тази задача автоматично, но дори и най-модерната технология не е сто процента ефективна, ако нямате основни познания.

Как се класифицират пътните разходи?

В случай на пътни разходи е важно да се разграничат понятията "диета" и "пробег". Терминът диета се отнася пари, предназначени за покриване на разходи за живот и останете на служител по време на командировка. Те не са кумулативни, така че ако не бъдат изразходвани, те се губят.

От своя страна пробегът е финансова компенсация, която компанията предлага на работниците за използване на тяхното превозно средство особено за пътувания извън обичайното ви работно място. Тези пари трябва да са достатъчни не само за покриване на гориво, но и на разходи за поддръжка като износване на колела и механични части, масло и дори пропорционалната част от застраховката и пътния данък.

Това, което не е включено в пробега, са глоби, пътни такси или билети за паркиране. Работникът трябва да поеме отговорност за първия, дори когато превозното средство е служебно превозно средство. Останалите два елемента трябва да бъдат включени в отчета за разходите, за да може компанията да се грижи за тях.

Колко плащате на километър в Испания?

В Испания размерът на разходите за пробег не е регламентиран. Самата компания установява цифрата и я отразява в колективния договор. Ако няма, вземете сектора. Последният доклад за цената на пробега говори за a средна цена за километър през 2018 г. от 0,22 евро. Минимумът е 0,05 евро, а максимумът е 0,82 евро.

Обосновка на пътните разходи

За да могат работниците да получават компенсация за пътни разходи, те трябва да бъдат надлежно обосновани. Процесът ще трябва да бъде дефиниран в политиката на разходите на компанията. Като общо правило се изисква представянето на поредица от документи:

  • Пълните фактури (или, в противен случай, придружаващите документи), с номерация, дата, място на издаване, данъчни данни на издателя и получателя, пълно описание, данъчна основа, приложена данъчна ставка, начислена такса и валута, в която е платена.
  • Причината за пътуването, името на посетения клиент, хората, които са присъствали на срещата, или броя на посетителите (в случай на разходи за ресторант).
  • В случай на използване на карта за пътуване е необходимо да запазите ваучера.
  • За да се обосноват изминатите километри, трябва също да се отбележи точката на изход и дестинация.
  • Разходите за движение (такси, влак, самолет, автобус и др.) Са оправдани с фактурите и тези на пътните такси и паркинга, с касовите бележки.

правилното

Уреждане на пътните разходи

Процедурата, която трябва да се следва за претендиране на разходите за диети и пробег, трябва да бъде изрично посочена в политика за пътни разходи на компанията.

Много често срещана формула, когато става въпрос за заплащане на пътни разходи, е внасянето на парите във ведомостта на служителя. Ако ще го направите по този начин, не забравяйте да ги посочите извън категорията на заплатите. По-конкретно, сумата трябва да се появи в раздела "начисления" с понятието "възприятия без заплати".

По принцип тези понятия не се облагат с данък, а само до определени граници. Важно е да знаете какви са максимално освободените от данъци суми, така че работникът да не загуби пари.

В момента лимитът, определен от Данъчната агенция, е 0,19 евро на километър. Всичко, което надвишава тази цифра, се облага с данък. Следователно, ако вашата компания ви плати километъра на 0,25 евро, се посочват тези 6 цента разлика. Когато пътуването се извършва с градски транспорт, разходът е освободен от заплащане на данък върху доходите, независимо от цената на билета.

От своя страна надбавката за издръжка има следните граници:

  • С нощувки: 53,34 евро на испанска територия и 91,35 евро в чужбина.
  • Без нощувка: 26,67 евро в Испания и 48,08 евро в международна дестинация.
  • Половината диети: горните количества се намаляват наполовина.

Няма ограничения за разходите за настаняване, Но е необходимо да се обоснове сумата чрез пълна фактура, придружена от документ, посочващ деня, мястото и причината за пътуването. Основната цел е да се докаже, че командироването не надвишава 9 месеца непрекъснато.

Можете ли да оптимизирате управлението на пътните разходи?

В началото на тази статия казахме, че има инструменти за управление на пътните разходи. Разчитам на софтуер за автоматизиране на този процес предполага редица предимства за компаниите. Наред с други: те спестяват разходи, ползват се от данъчни облекчения, могат да интегрират системи, по-лесно е да се открият измами и да се намали времето, поето за попълване на разходни листове и проверка дали всичко е правилно.

Процесът е следният: работникът прави снимка на билета, качва го на платформата и той го запазва и класифицира. По този начин няма риск от загуба или влошаване.

По същия начин процесът на обосновка и уреждане е много по-лесен при използване на визитни картички. Тъй като разходите отиват директно към компанията, не е необходимо да се извършва възстановяването. Това спестява време. От една страна, работникът не трябва да попълва досадни разходни листове или да чака да възстанови авансираните пари. От друга страна, за компанията е много по-лесно да контролира разходите и да проверява дали се прилагат политиките, определени за бизнес разходи.