Логистиката е основна техника в дадено събитие. Състои се от събиране на необходимите средства (от задачи за планиране до управление на ресурсите) за извършване на сложен процес, като например организацията на събитие с тези характеристики.

събитие

Целта на логистиката и производството в дадено събитие е да контролира ефективно всички компоненти, така че да се изпълнят основните цели и да се отговори на нуждите. Това е от съществено значение при планирането на събитие, ако искате да задоволите присъстващите. Както във всеки организационен процес, логистиката на дадено събитие трябва да следва следните етапи:

Определете събитието

Първата стъпка е да определим какъв тип събитие искаме да организираме: конгрес, пресконференция, шоурум, панаир, стартиране на продукт или марка и т.н. Каква е датата, избрана за нейното честване, на какво място или пространство ще се проведе, какъв е профилът на присъстващите, дали ще има VIP гости, водещи или лектори и най-важното какъв бюджет имаме и с кои спонсори ще броим.


Маркирайте цели

Много е важно целите на събитието да бъдат качествено и количествено измерими. На тази фаза също е ключово да се определят работните екипи с техните функции и координатори.

Планиране и производство

Логистиката преди събитието е най-важната част. Всички етапи на развитие и следващите етапи зависят от тази фаза. Трябва да организирате персонала си, да определите и изберете доставчици и да поддържате плавна комуникация между всички страни. Важно е да знаете, че логистиката включва не само осветление, музика и всички тези елементи; Той също така обхваща динамиката на събитието: дейностите на организаторите и договорените услуги като кетъринг, сервитьори, покани, прием или акредитации, наред с други елементи.

Също така е от съществено значение да се изготви логистичен план, който включва транспорт, сигнализация и системи за сигурност.

Дизайн на графичен и рекламен материал

Важно е да се извърши целия дизайн на снимките, рекламата, маркетинга и декоративните материали, които ще бъдат използвани доста предварително. Актуализирането на базите данни за изпращане на покани е друга от задачите, за които трябва да се погрижите в седмиците преди събитието.


Монтажът

Тази фаза включва сглобяването и подреждането на оборудване, материали, технологии, декорация, аудио, видео и др. които ще бъдат използвани, както и групата хора, които ще работят по време на събитието.

Екзекуцията

В деня на събитието всичко трябва да върви по план: дейностите трябва да се извършват в съответствие с датата и часа, установени. Тук логистиката не може да свали своята охрана, тъй като е необходимо всички да бъдат нащрек за всяко непредвидено събитие и че всеки възникващ проблем може да бъде решен бързо. Изпълнението на самото събитие включва участниците и присъстващата общественост, които живеят и споделят различните планирани дейности.

Краят на събитието

Закриването на събитието може да завърши по креативен и иновативен начин, дори с уау ефект, като последен щрих към доброто планиране и логистика.

Демонтаж

Цялото оборудване се демонтира, като се премахват материалите и елементите, използвани по време на събитието. Трябва да има подходяща евакуация, за да се избегнат повреди или инциденти. Важно е да се направи окончателен преглед преди доставката и връщането на оборудването и съоръженията при същите условия, при които са получени.


Фазата след събитието

След като събитието приключи и през следващите дни, е необходимо да се оценят резултатите, като се установи степента на съответствие с поставените цели, както и да се измери рентабилността.

Този етап включва изготвяне на доклади, оценка, спомени от събитието, въпросници за участниците и гостите, плащания към доставчици и изпращане на благодарности към персонала и присъстващите.

Всички тези фази са част от оптималната логистика при организирането на дадено събитие и ще му помогнат да протече по план и да бъде успешен.