Поради голямата конкурентоспособност в световната икономика, увеличаването на маржа на приноса на пазарните продукти и намаляването на разходите им е скрита грижа на всеки предприемач.
За да се намалят разходите, трябва да се вземат предвид не само произвежданите продукти или предоставяните услуги, но и вниманието към преките дейности и подобряването на управлението на непреки дейности.
Поради тази причина се препоръчва прилагането на следните мерки към различните компании на пазара:
Програми за участие на персонала в намаляване на разходите: Ако включим целия персонал в план за намаляване на разходите, компанията може значително да се подобри, тъй като никой не познава задача по-добре от човека, който я изпълнява и по този начин всеки, който изпълнява функциите си, ще допринесе съвместно за нейното намаляване. В допълнение, комбиниране на важна организация от областта на човешките ресурси и финансите, за да се гарантира, че персоналът е обучен и разполага с необходимата информация за ефективно изпълнение на функциите си.
Адекватно управление на HR: Това означава внимателно проучване на всяка позиция, за да се получи информация, която позволява наемането на най-подходящия персонал за всяка позиция.
Наличието на неквалифицирана работна ръка за дадена позиция означава, че ще трябва да бъдат направени разходи за обучение (следователно ще има допълнителни разходи за тази задача) и че дейностите, извършвани от това лице, няма да се извършват ефективно и ефективно, т.е. правилно и с най-ниска цена.
Наличието на свръхквалифицирана работна сила предполага хора, които ще работят демотивирани, следователно те вероятно ще търсят нова позиция в друга компания. Освен това голямата текучество на персонала причинява потънали разходи, които, съдейки по липсата на предприети действия в това отношение, не се виждат от компаниите или представляват отпаднал аспект, който трябва да започне да се взема предвид.
Анализирайте разходите за "некачествено": Да има система, която предоставя толкова точна информация, колкото е необходимо за ремонтите, които трябва да бъдат направени на даден продукт в процес или вече завършен, и за скрапа, който те генерират; Добавен към KPI подхода, който допринася за анализ на ситуацията в производствената зона, той позволява да се знаят точките, където да се подобри производствения процес и в същото време да се намалят разходите, причинени от дейности, които не добавят стойност към продукта.
Това са само някои от многото предложения, които могат да бъдат направени за намаляване на разходите, като се поставите в гледната точка на член на екип или област на компания, която не принадлежи или е тясно свързана с областта на финансите.
Прилагане на бенчмаркинг: допринася за намаляване на разходите, като подчертава онези области, в които ефективността е по-ниска от тази на конкуренцията или служителите и където има известна възможност за подобрение, като например премахване на дейности, които не добавят стойност; Следователно тя се превръща в дейност, която добавя стойност и осигурява предимства, че организацията може да спести време и ресурси, да избегне известни грешки и да намали усилията, правейки процесите по-ефективни. Последният дух е да се приложат най-добрите практики.
Важността на бенчмаркинга не е в подробната механика на сравнението, а във въздействието, което тези сравнения могат да окажат върху поведението. Може да се разглежда като полезен процес за постигане на необходимия импулс за извършване на подобрения и промени.
Също така, според Хуан Карлос Фреско, най-добрият начин за намаляване на разходите в компанията е чрез откриване, предотвратяване и систематично премахване на прекомерното използване на ресурси. За да се намалят разходите, трябва да се изпълняват едновременно седем дейности, от които най-важното място заема подобряването на качеството, а останалите шест дейности трябва да се разглеждат като част от качеството на процеса. Дейностите, които споменаваме са:
1. Подобряване на качеството.
2. Подобрена производителност.
3. Намаляване на запасите.
4. Съкращаване на производствените линии.
5. Намаляване на времето на празен ход на машини и съоръжения.
6. Намаляване на използваното пространство.
7. Намаляване на общото време на цикъла.
Освен това може да се добави следното:
Рециклирайте персонала с курсове за обучение.
Предоставянето на обучение на служителите по административни техники, използването на софтуер и телекомуникационни технологии позволява да има по-обучен и по-гъвкав персонал, което води до подобряване на качеството и обслужването на клиентите и позволява да се замени персоналът в отпуск без да се увеличават разходи.
Обучението на персонала е най-добрият бизнес за компанията, има повече талант за по-малко пари, повече идеи и сила на знанията за преодоляване на кризата, обученият персонал е най-добрият капитал на компанията.
Компютърно управление на компанията
Използването на информационни технологии за намаляване на разходите е от съществено значение, удобно е да се изучават ежедневните операции, които могат да бъдат намалени или разрешени с помощта на подходящи компютърни програми.
Можете да използвате патентован или безплатен софтуер, общи или потребителски приложения и във всички отдели на компанията от управление до продажби чрез дизайн.
Използването на информационни технологии ще намали времето за проектиране, изчисляване и администриране, ще елиминира грешките, ще повиши качеството, ще позволи бързи отговори и най-вече цялостен контрол на бизнеса.
Интензифицирайте използването на Новите технологии
Можете да спестите от пътувания и пътувания и да оптимизирате времето, като използвате видеоконференции.
В комуникациите VoIP или телефонната услуга през Интернет е по-евтина алтернатива от традиционната телефония, тъй като позволява да се намалят разходите за разговори с повече от 50%.
IP телефонията ви позволява да осъществявате междуселищни и международни разговори с цената на местно обаждане и да осъществявате повиквания от мобилния си телефон чрез телефонната централа на компанията или да пренасочвате повиквания от компанията към вашия мобилен телефон.
Мобилизирайте въображението
За да увеличите ликвидността на компанията, е удобно да изпращате фактурите по време на доставката на продукта или услугата, като намалявате ненужните срокове и дори предлагате отстъпки на клиенти, които плащат фактурите незабавно.
Придобиването на определени стоки като употребявани превозни средства или мебели ви позволява силно да намалите определени разходи.
От друга страна, според проучване на Improven, консултантска компания, посветена на повишаване на конкурентоспособността на компаниите, най-често използваните мерки в условията на кризата са намаляването на персонала (82%), увеличението на продажбите (71%) и намаляването на общите разходи (65%), в сравнение с други решения, които биха били по-ефективни в средносрочен план, като закриване или продажба на нерентабилни бизнес единици (32%) или премахване на нерентабилни клиенти и продукти (21% и 33%, съответно).
Съкращаването на персонала е най-прилаганата мярка в лицето на кризата, като 82% от случаите Импровен се съгласява с много други експерти, че съкращаването на персонал е прибързано и неефективно решение в условията на кризата.
Поради тази причина Игнасио Урития де Хойос в книгата „Криза; Десет типични грешки при намаляване на разходите “цитира следните грешки, които трябва да се избягват:
1.- Първата грешка, която компаниите правят, когато намаляват разходите, е да игнорират дали това е структурно или временно съкращаване. Ако целта е временно да намалите разходите, всичко, от което се нуждаете, е здравият разум. Необходимо е да се идентифицират онези разходи, които все още не са поети и чието премахване по принцип няма да повлияе на нормалното развитие на компанията. Например бюджети за общи разходи, като телефон, издръжка или пътуване. Въпреки това, за да се намалят разходите на структурно ниво - премахване на продуктовите линии или фокусиране на компанията върху основни дейности, или затваряне, или възлагане на външни изпълнители на останалите - се изискват по-сложни и сложни инструменти за управление. Създаването на култура на намаляване на разходите изисква стриктно приемане на поредица от процеси, които позволяват и улесняват откриването, предотвратяването и систематичното премахване на прекомерното използване на ресурси.
две.- Втората грешка не е оценка на причинно-следствените връзки, които ще доведат до намаляване на разходите. Например, ако дадена компания реши да премахне комисионни от търговци, тя може да ги демотивира и да повлияе на продажбите. А спадът в продажбите ще накара компанията да търси нови разходи за намаляване, за да подобри печалбата. Друга често срещана грешка е липсата на инструменти за оценка. Анализът на маржа на конкурентоспособността - т.е. на резултатите, които организацията може да постигне и какво постига - ни позволява да идентифицираме възможности за подобрение. Отговорете на въпроси като: колко стойност генерираме? Каква стойност е това? И колко ни струва да го генерираме? служат като ръководство за проектиране на система за разходи със стратегическа визия.
3.- Премахване на неефективността Много пъти голямата грешка е да се намалят ресурсите, които ще генерират разходи в средносрочен план. Всъщност трябва да се съсредоточите върху премахването на неефективността. За това е полезно да попитате: колко харчи компанията за нерентабилни клиенти, за неефективни продукти, за процеси, които не добавят стойност, за скъпи и безполезни ресурси?
4.-Друг проблем е не знанието как да се каже не на клиентите. Не всички клиенти представляват интерес за компанията. За да се разграничат едното от другото, е полезно да ги класирате според стратегическото позициониране и рентабилността. Интересно е да се запазят например клиенти с висока рентабилност, а може би и такива с ниска рентабилност с добро стратегическо позициониране (тъй като те са нови клиенти, предлагат нисък риск, позволяват развитието на нови умения ...). Важно е обаче да се анализират клиенти с ниска рентабилност и лошо стратегическо позициониране, тъй като има тенденция да се опитваме да ги направим печеливши, но ограниченията трябва да са ясни и да се знае колко дълго е възможно да се поддържа това положение.
5.-Някои компании проектират продукти, без да мислят за техния жизнен цикъл. Управлението на разходите изисква информационна система, която помага на мениджърите да комуникират помежду си, за да вземат най-добрите решения, като Target Costing, система, разработена от Toyota. Според изследванията, цената на жизнения цикъл на новия продукт е компрометирана с 80% в неговата фаза на проектиране, така че когато продуктът влезе в производствения етап, могат да се управляват само 20%. С други думи, етапите на разработване, планиране и проектиране на новите продукти са най-важните във веригата на стойността на компанията и са от решаващо значение за управлението на бъдещите разходи за организациите.
6.-Имайте предвид ненужния лукс. Изразходването на хиляди долари за луксозни хотели и спа процедури в рамките на дни, след като компанията получи заем от 85 милиарда долара, както се случи в American International Group (AIG), е очевидна ненужна цена. Но има и друг тип лукс, по-често срещан в компаниите: неефективност, която може да бъде избегната само с оптимизирането на ресурсите.
7.-Компанията трябва да концентрира усилията си върху онези дейности, които могат да генерират конкурентни предимства, тъй като те я разграничават от конкуренцията. Например в инвестиционна банка повечето от ресурсите трябва да бъдат посветени на предоставянето на добри съвети.
8.-От друга страна, би било необходимо да се преразпределят ресурси от области, които не са необходими за поддържане на конкурентни предимства (например търговско дружество може да възложи логистика на външни изпълнители) и да се откажат от дейности, които, въпреки че добавят стойност за клиента, не са необходими в ефективния оперативен процес на компанията. Например авиокомпания, предлагаща безплатна напитка в полетите, се счита за свръхкачествена цена.
9.-Попитайте за съвет и дайте пример. Забравянето за хората е друга често срещана грешка. Хората са тези, които могат да повлияят най-много на разходите. Работниците, по-добри от всеки друг, могат да предложат къде могат да бъдат спестени разходи, защото те живеят и съжителстват ежедневно с операции. Тези компании, които не водят пример, също се провалят. Трябва да сте последователни, не можете да поискате от работниците усилия, ако мениджърите не са готови да ги направят лично. В разгара на кампания за намаляване на разходите, мениджърът на компания трябваше да смени служебната кола и избра модел от по-ниска категория от тази, която имаше. Примерът е от съществено значение, за да работи политиката за намаляване на разходите.
10.-И накрая, много мениджъри забравят да изготвят план за непрекъснато усъвършенстване. Когато решавате да намалите разходите, грешка е да не съставяте план с проекти за подобрения, където се прави разлика между това, което е важно, и това, което е спешно. Ако нямате план, положените усилия могат да бъдат оценени като фойерверки.