Несвоевременните срещи, извънградските конференции и донякъде хаотичен график се превърнаха в обичайни спътници за повечето служители, как могат да се управляват разходите, произтичащи от транспорта и дневните?

Все по-голям брой служители по служебни причини имат нужда да пътуват през работното си време. Въпреки че всички компании имат свои собствени правила и протоколи за контрол на разходите, когато говорим за такива, които излизат извън рамките на офиса, като тези, свързани с транспорта и дневните, процедурата е сложна.
Понякога изглежда, че разходите, генерирани извън офиса, са невъзможни ефективно контролиране, но не бива да е така. Управлението на бизнес разходите трябва да се извършва правилно, от данъчно третиране до контрол на разходите.

диета

Видове пробег и дневни разходи

На първо място, трябва да разграничим това, което се нарича пробег и дневни разходи, наричани още транспорт и разходи за живот. Нека разгледаме разбивка на видовете разходи, които попадат във всяка категория:

А. Пробег (транспорт)

Относно пробег, ние се позоваваме на разходи като:

  • Гориво (от съществено значение за много професионалисти, тъй като това е чест разход и има голямо въздействие)
  • Билети за влак, самолет или автобус
  • Ваучери за градски транспорт
  • Пътни такси
  • Сметки за такси
  • Поддръжка на превозното средство (или на самия служител, или предоставена от компанията)

Тоест всички gлокомоторни осли, генерирани от служител, който пътува извън обичайното си работно място, за да извършва своята трудова дейност на различно място.
Глобите за трафик и паркиране не се считат за разходи за пробег, както и за всеки друг вид мобилност, която служителят извършва с него извън работната си среда.

Б. Диети (настаняване и поддръжка)

По отношение на диетите, това понятие се отнася разходи, произтичащи от собствения престой на работника далеч от работното му място. Разделяме дневните разходи на 2 големи групи диференцирани разходи:

  • Разходи за живот (ресторанти и други заведения за хотелиерство)
  • Останете разходи (хотели или друг вид настаняване).

При този тип разходи ние трябва изключват разходи, които не са свързани с трудова дейност, както и онези разходи, които не са надлежно обосновани за развитие на дейността и одобрени от компанията.

Какви транспортни и дневни разходи са освободени от данък върху доходите?

Ще бъде освободен от данък върху доходите на физическите лица надбавки и надбавки за пътни разходи, стига r да са спазениизисквания, изисквани от регламентите приложими и чиито разходи са надлежно акредитирани и обосновани.
Надбавките за пътуване и надбавките се състоят от:

1. Транспортни разходи

Те ще бъдат освободени от данък върху доходите на физическите лица ако разместването се случи извън обичайното работно място (не задължително извън общината по месторабота), по професионални причини, изчисляване на разходите в обществения или частния транспорт; в последния случай в размер на 0,19 евро на километър.

2. Живот и разходи за живот

Данъкът върху доходите на физическите лица ще бъде освободен, ако пътуванията се извършват до община, различна от тази на обичайното място на работа и тази на обичайното местопребиваване, и непрекъснат период от по-малко от 9 месеца.
Разходите за престой нямат установен законов лимит, той ще бъде оправдан с фактура или еквивалент, а разходите за поддръжка ще бъдат до максимум 53,34 евро/ден или 26,67 евро/ден в зависимост дали е половин диета или пълна диета, на испанска територия.
В чужбина тези суми биха били 91,35 евро/ден и 48,08 евро/ден, съответно.

Клавиши за контрол на пробега и разходите за диета

Това е съществен момент, за да се постигне, че икономическият баланс на компанията е положителен и за това има някои ключове, които трябва да вземем предвид.

1. Определете какъв вид разходи ще покрие всеки професионалист

След одобряване на бюджетната позиция, която ще бъде разпределена за пробег и дневни разходи, е от съществено значение да се определи в кои случаи и за колко служителите ще могат да направят разход.

2. Следете списъка с фактури

Не само трябва да поискате и попълните правилно фактурите. Трябва също да поставим специален акцент върху тяхното поръчване и съхранение. Контролът на тези документи е строго необходим, за да се поддържат актуалните сметки.

3. Дигитализиране и автоматизиране на процеса

Съществуват инструменти за външно управление, които опростяват тези задачи и значително улесняват времето, прекарано в тях. Ефективността на тези инструменти зависи от способността им да се адаптират и да предотвратят измами.

Всички те имат едни и същи цели: да оптимизират времето, отделено за надзор, да спестят пари, да интегрират системи, да бъдат по-конкурентоспособни и да подобрят работната среда. Всичко това позволява ефективно и гъвкаво управление на разходите, но в същото време твърдо.