Как да проведем семинар от разстояние: инструменти, знания и недостатъци на дистанционното преживяване.

В Interactius, както и в повечето компании в сектора, трябваше да успеем да изпълним много от задачите, които изпълнихме в офиса от домовете си. Днес повече от всякога сме разбрали стойността на ученето, като правим чрез пример и, трябва да се каже, ние се усъвършенстваме и адаптираме, докато вървим, като включваме тези малки уроци в ежедневието си, за да продължим да функционираме като екип.

улесняване

Преди няколко седмици на масата беше поставена необходимостта от преосмисляне на краткосрочната стратегия на организацията, защото идеята, която имахме за 2020 г., беше остаряла за една нощ. Поради тази причина няколко души в екипа подготвиха семинар за устойчивост, за да могат да оформят стратегически план за 30, 60 и 90 дни. По пътя си открихме поредица от неща, които бихме искали да споделим, в случай че се окажете в същата ситуация като нас и се осмелите да улесните онлайн семинар с вашия екип или клиент.

Значението на предварителната работа

Когато се заехме с работата, видяхме, че е жизненоважно да се извърши предварителна подготовка, така че началната точка на семинара да бъде еднаква или подобна за всички членове. В нашия случай направихме следното:

  1. Първо се записваме в отдалечени семинари, за да получим гледната точка на участника, да можем да съпреживяваме и да извличаме някои уроци.
  2. Установихме целите на семинара.
  3. Направихме бърз дизайн на дейностите, като изчислихме около три часа време и създадохме програма, която беше видима за всички.
  4. Запознахме се с инструментите, които щяхме да използваме, тествайки ги, за да видим техния потенциал. Важно е да тествате в безопасна среда, преди да скочите в басейна и да видите плюсовете и минусите. Направихме предишна групова мозъчна атака.
  5. Потърсихме прости видео уроци за тях, където бяха обяснени основните функционалности и ги споделихме с екипа.
  6. Събрахме и прочетохме поредица от статии за общия социално-икономически контекст, за да придобием перспектива.
  7. Няколко дни преди семинара пишем и изпращаме имейл с основни инструкции за работа, както и втори имейл същия ден от семинара като напомняне, където предоставяме връзките към работните дъски. В тази комуникация подчертахме най-важните аспекти на динамиката.

Техническите аспекти

След първата сесия разбрахме, че е силно препоръчително да работите с два екрана, тъй като можете да виждате лицата на хората и да работите едновременно с избрания инструмент. В нашия случай избрахме Miro и Hangouts, но те не са единствените опции, които пазарът предлага.

Също така видяхме, че би било чудесно, ако можете да имате слушалки с микрофон, защото те намаляват много околния шум и гласът се чува по-ясно.

От само себе си се разбира, че качеството на връзката е от съществено значение за избягване на падания и прекъсвания в комуникацията и че само гледането на видео уроците на инструментите не е достатъчно. Смятаме, че е повече от препоръчително да се отвори тестова дъска, където хората могат да се занимават и експериментират, за да загубят страха от грешки и да ускорят кривата на обучение.

Рационализирайте семинара

Ледоразбивачите и енергизаторите са повече от всякога от съществено значение. Решихме да имаме снимка на всеки от участниците на работното ни табло и им определихме пост-то със специфичен цвят. По-късно ги насърчихме да напишат името си върху него, за да могат да изпробват най-основните функционалности и да свикнат да копират и поставят поста, да пишат върху тях, да играят с техните размери и да се намират на дъската на Miro с тракпада и мишката. По-късно направихме снимка на обувките, които бяхме облечени, качихме го на Miro, сложихме го до нашата снимка и написахме на пост какво казват тези обувки за нас. При дистанционната работа е интересно да мислим за дейности, които изпълняват двойна цел: да увеличим уменията си в работното пространство и да влезем в работния поток с различно психическо състояние от обикновено.

Приемете семинара като експеримент и следвайте интуицията си.

С енергизаторите използваме друга стратегия. Ние се интересувахме повече от хората, които свалят физическо напрежение, затова предложихме упражнения за дишане и релаксация с музика. Това е много важен аспект, тъй като по време на очните семинари има много умствена и физическа активност. Обикновено хората се движат из стаята, работят изправени, сменят местата си и това им позволява да освободят напрежението, което се генерира в главата им. Работейки дистанционно пред един или повече екрани, ние нямаме тази опция, затова е препоръчително да създадете пространство за освобождаване на напрежението и фокусиране.

Работата от разстояние е малко студена, така че трябва да поддържате хумористичен тон и да знаете как да изненадате, така че семинарът да не се превърне в презентация. За тази цел предлагаме дейности като изключване на камерата по едно и също време и отваряне на лицето, когато водещият каже това. Също така, пускането на песен, когато е ваш ред да говорите и скъсване с това, което се очаква от вас, като бъдете спонтанен, върши чудеса. Приемете семинара като експеримент и следвайте интуицията си.

Бъди вода, приятелю

Отдалеч всичко е по-бавно и става по-трудно да се поддържа потока. Времето минава през нас по различен и капризен начин, така че трябва да сте търпеливи, да дишате и да бъдете по-внимателни от всякога към резултатите от ритмичния канал, който участниците могат да изпитат. Дишайте толкова пъти, колкото е необходимо, за да върнете хората, загубили каданса си. Не се отчайвай.

Ако предвиждате, че нещата ще излязат извън контрол, тъй като хората в екипа участват много, препоръчително е да се определи време за говорене и да се ограничи времето за интервенция до една минута на човек. Може би това ще направи структурата на семинара по-твърда и ще направи дебата по-беден, но позволява да се установи ред и да се определят граници, с които да се работи. Така че, ако трябва да отрежете някого, няма да звучите грубо или грубо.

Алтернативен комуникационен канал може да бъде много полезен за намаляване на въздействието, което пречките, които се появяват по пътя, имат върху потока на цеха.

По отношение на разделението на задачите и разпределението на ролите, интересно е, че има двама души, които улесняват семинара, и трети, който отговаря за чисто технически въпроси. По този начин ще постигнете, че тежестта на упражненията е споделена и че съмненията в динамиката на работата се разрешават открито и от двамата фасилитатори. Също така ще постигнете, че техническите съмнения се решават, без да се намесвате прекалено много в потока, или чрез стаи за терени, или чрез WhatsApp. Алтернативен комуникационен канал може да бъде много полезен за намаляване на въздействието, което пречките, които се появяват по пътя, имат върху потока на цеха.

Обратно към основите

Обяснението на всяка от дейностите с дълги речи не работи. За нас беше по-полезно да бъдем визуални, давайки пример за всяко платно и синтетичен текст, който съдържа целта на дейността, стъпките за нейното изпълнение, общите правила и времето за извършването му. Дайте достатъчно място на всички да усвоят какво да правят и винаги питайте дали някой има съмнения, преди да започне.

Препоръчително е да изберете място за работа, където лицето ви да се вижда ясно (подсветката е добре като визуален ресурс, ако трябва да правите филм, следвайки естетическите насоки на германския експресионизъм, но не и за настоящия случай), където не ходете да получавате прекъсвания и в които се чувствате комфортно и в безопасност.

По-добре е камерата да е винаги включена и микрофонът да е заглушен, освен ако не се налага да се намесвате. Невербалният език е много полезен индикатор за фасилитаторите.

И накрая, удобно е всичко да е максимално приготвено и дъвчено. Не забравяйте подробности, като например, че работното платно съдържа ясни примери и че всеки човек има цветни публикации и точки за гласуване.

Добрите, лошите и шансовете

Най-общо казано, това са най-често срещаните недостатъци, с които можете да се сблъскате:

Но всеки ин има своя ян и ние също открихме редица предимства за него:

  1. Почеркът на всички публикации е напълно разбран и че ако редовно улеснявате семинари, ще видите, че това е много добра новина. Има хора, които имат писмо от лекар.
  2. Можете лесно да експортирате платна и да ги споделяте в pdf или jpg, въпреки че качеството на изображенията ще зависи от това дали имате платената или безплатна версия.
  3. Онлайн табла за работа, където всичко е достъпно за всеки, заместват работните помещения, наситени с информация и хартия, правейки ги малко по-чиста и по-евтина алтернатива, ако имате ограничения в пространството.
  4. Имате възможност да запишете работната сесия, за да я гледате по-късно. Това може да даде повече богатство на последващия анализ, тъй като когато улесняваме някои подробности, които могат да бъдат ценни, ни избягват.
  5. Можете да правите бележки на живо за чувството, което ви дават и идеите, които възникват с напредването на семинара, за да го потвърдите.

За да завършите, имайте предвид, че има много възможности за подобрение. Например можете да зададете невербални езикови кодове да комуникират бързо, забавно и лесно, без да използвате думата. Можете също така да включите добавена реалност или виртуална реалност, ако улеснявате сесии за създаване на идеи или прототипиране с 3D модели.

Ако обаче трябва да подчертаем едно учене, би било съвместната работа по стратегията да има много положителен ефект върху екипа, тъй като засилва връзките на съюза и създава много по-голяма гордост от принадлежността. В крайна сметка дистанционното не означава далечно.

В Interactius разбрахме, че сложността наводнява околната среда и че не можем да мислим за линейни системи за прогнозиране и прогнозиране. Нашето бъдеще трябва да бъде гъвкаво, като описва траектории, които, като са много внимателни към контекста, могат да бъдат модифицирани без голямо внедряване.

Ние имаме голямото предизвикателство и огромната отговорност да оформяме бъдещето в нашите въображения, а не просто да го адаптираме. С въображение -
способността да създавате, развивате и експлоатирате мисловни модели на неща или ситуации, които все още не съществуват - можете да направите нещо повече от просто адаптиране към нова среда. Можете да го оформите и да генерирате нови възможности, въпреки че въображението е и едно от най-трудните неща за поддържане на живот под натиск.

Смеете ли да си представите бъдещето като нас?