Доколкото е известно, не всичко във вселената на организацията е започнало с Мари Кондо. Японският метод "5S" съществува от години, сборник от вековна мъдрост, създаден от бизнес нуждите, които измъчваха Япония след Втората световна война. Наричат ​​го "5S", тъй като това са инициалите на петте му стълба на японски: Seiri (класификация), Seiton (поръчка), Seiso (чистота), Seiketsu (стандартизация) и Shitsuke (дисциплина).

подобряване

Създаден през 60-те години от японския автомобилен производител Toyota с цел подобряване на работната среда, този успешен метод на управление се възпроизвежда днес по целия свят. Особено между МСП, тъй като малко хора са по-ефективни от японците, казват те.

Той разбира много от своята философия и ако го прехвърляте ежедневно, той може да ви помогне да се управлявате в офиса, у дома и дори в личните грижи. В Пара Ти се възползваме от семинара "5S", организиран от Марсело Накамура от AACONI (бивши сътрудници на Японската агенция за международно сътрудничество), за да обясним някои от нейните принципи. "Те са прости и здрави правила, но те се превръщат в навици, защото всичко това идва чрез повторение ", обяснява консултантът.

Seiri (класификация). Направете първи избор и изхвърлете. Огледайте се около себе си, вижте какво ви трябва и какво не. На фирмено ниво това помага за подобряване на качеството на производството и намаляване на загубеното време. Както в Япония, „това, което не сте използвали през последната година, се елиминира“, уточнява Накамура.

Seiton (Поръчка). Време е да поръчате това, което остава по логичен начин, като категоризирате обектите и ги поставите под ръка. С този стандарт вие класифицирате: „Поръчайте нещата така, че да се намират лесно при следващия път, когато имате нужда от тях. И след като ги използвате, ги върнете на мястото им“, отбелязва експертът. "Става въпрос за прилагане на честота на използване. Ако използвам нещо веднъж на час, това е наблизо. Веднъж на ден, затворете. Веднъж седмично на рафтовете и след това склад или склад и т.н.".

Той разчита на техниката "първи вход, първи изход " (първото нещо, което влиза, е първото нещо, което излиза), за да се предотврати изтичането на срока на годност на продуктите. В офиса това ви позволява да бъдете нащрек, така че документите с изтекъл срок на годност да не се бъркат и у дома, за да не изтекат нещата в хладилника.

"Обучавайте персонала според стандартите, определяйте работните зони, така че всички да знаят къде е всичко. Както у дома, не само мама винаги знае къде са нещата." 5S говори за насърчаване на визуалното управление. Ако бюрото ви е пълно с канцеларски материали, дръжте се с прозрачни и добре обозначени папки - оттук и яростта за японския стил на @muji или @ mumiideas- и използвайте плакати и бележки, така че всеки да знае какво да прави.

„Изключете климатика, преди да излезете“ не струва много. "Плакатите трябва да са видими, ясни и лесни за разбиране." Нещата, които може да ви се сторят очевидни, не са очевидни и за другите. Ясни правила, така че да няма място за грешки.

„Лошо поставен катинар на щора и завеса, която не се отваря в даден бизнес, може да се превърне в цял ден без таксуване поради липса на комуникация и всичко това поради липсата на малкия знак, който го обяснява добре“.

Seiso (Почистване). Време е да премахнете мръсотия. В Япония чистотата е от съществено значение и в една компания това улеснява инспекцията „проверете дали машините нямат повреди, не са счупени или са изключени“.

Вкъщи? Представете си пред гардероба си и с онази блуза, която всеки път, когато искате да я използвате, я избягвате, защото е незашита ... Направете 10 'стоп и я поправете (или дарете).

Почистването и стандартизирането ви помага да предотвратите бъркотията, инцидентите - мокрият под е синоним на плъзгане и нараняване на служител - и загуба на време. "Става въпрос за превръщането на почистването в навик и всеки трябва да носи отговорност за поддържане на работното си място подредено. Не" хвърляйте го на пода и някой ще го помете ". Не става въпрос за почистване, за да впечатлите посетителите, а за да имате добра работна среда", описва 5S съветник.

Seiketsu (стандартизирано почистване). Въпреки че 5S са създадени с мисъл за работа и за да се избегнат неща като разходи за свръхпроизводство в автопроизводител, можете да ги преместите в офиса или вкъщи: например, когато купувате входяща информация два пъти - макет хартия или се окажете двойно купуващи домати сос - всичко за това, че няма "инвентар".

"В Япония става въпрос за всичко в правилното количество, в точното време и на точното място. Това ни дава по-малка нужда да изчисляваме наличностите. Избягва се закупуването на ненужни суровини", казва Накамура. Почистването и организирането избягва загубата на време (или колко загубихте, търсейки ключовете си?), А също и разходи за движение. Времето е тиранин и всичко, което е под ръка, избягва чатовете и разсейването на офиса.

Шицуке (дисциплина). Това води до ефективност. Въз основа на 5 S, зачитането на тези навици генерира офис, къща, тяло и здрав дух. Сега става въпрос за поддържане на всичко (като например с диета или с фитнес залата) и именно тук влизат в сила дисциплината и „кайдзен“, японската концепция за „непрекъснато усъвършенстване“. Проверете дали правилата са спазени, за да не загубите ефективност защото 5S мислят дългосрочно.