Абонирайте се, за да получавате оферти!

Подготвяте ли бизнес конвенция? Предлагаме 8 стъпки, които да изпълните, за да успеете.

28,2% от проведените през 2013 г. събития са конвенции, това са последните данни за сектора, предоставени от Испанското конвенционно бюро (SPB). Но какво всъщност е конвенцията? Това е частна среща, организирана от компания и насочена към генериране на бизнес. Присъстващите са собствени работници на компанията и продължителността на този тип бизнес събития обикновено е средно два дни.

Конвенциите могат да имат различни цели в зависимост от целите на фирмата-организатор. Много е важно да ги определите, за да бъде корпоративното събитие успешно. Ако сте в процес на организиране на една или повече конвенции, трябва да прочетете следните стъпки, за да постигнете успех с вашето събитие.

които

1. Определете цели и задачи: Какво искам да постигна с това събитие? Това е въпросът, който трябва да зададе всяка компания, която ще организира конгрес. Установяването на целта или целите, които се очаква да бъдат постигнати с акта, е положително за изготвянето на следващата пътна карта, така че те да станат възможни. Някои от най-често срещаните цели на конвенциите са съобщаването на подходящи новини за корпорацията, обучението и предаването на идеи или професионалната мотивация към служителите.

2. Установете тема: С ясни цели ще бъде определена тема на конвенцията, която да ни помогне да постигнем тези цели. Темите могат да бъдат много разнообразни и, разбира се, ще бъдат маркирани от целите. Например, ако целта на конвенцията е да увеличи продажбите на компанията, темите, които ще бъдат обсъдени, могат да бъдат свързани с нови начини на продажба.

3. Определете бюджет: Когато и целите, и темата са ясни, ще трябва да се определи бюджет за събитието. Според Среща на професионалистите International бюджетите за събития ще се увеличат през следващата година между 1% и 5%. Бюджетът е от съществено значение за него, преди да започнете да работите със събитието, тъй като именно той ще отбележи цялата организация на това.

4. Задайте дата: Денят на конгреса е по-важен, отколкото изглежда. Трябва да избягвате това да съвпада с това на други компании, които могат да омаловажат вашето събитие. Потърсете и дата, която е подходяща за работниците. Например петъкът не е добър ден, тъй като е в края на седмицата и служителите са фокусирани върху почивните си дни. За предпочитане е да го празнувате между вторник и четвъртък.

5. Планирайте организацията: За да бъде събитието успешно, ще е необходимо да се направи щателна организация на акта. За онези компании, които никога не са организирали конгрес, се препоръчва да се обърнат към професионалист или агенция за управление на събития. Така те могат да бъдат спокойни, защото оставят корпоративния си акт в ръцете на професионалисти с опит в тази област.

6. Търсене на говорители и гости: Конвенциите, освен че са форум за директорите на корпорацията, за да се изразят пред служителите си, са добър канал за предаване на определени ценности на служителите. Например можете да потърсите треньор, който работи върху мотивацията на служителите, или лицето, което отговаря за казус, свързан със сектора на дейност на компанията, който обяснява историята на успеха им и предава ентусиазъм за това, което правят.

7. Комуникирайте и рекламирайте събитието: Въпреки че конвенциите имат бизнес характер и техните преки получатели са работниците, винаги е полезно да се съобщи събитието и да се направи публично достояние. Това ще подобри външния имидж на компанията, предавайки послание за модерност и ангажираност към служителите. Комуникацията може да се осъществи по няколко начина.На офлайн ниво е най-добре да пускате прессъобщения за медиите; докато онлайн може да се предава чрез корпоративния блог и профилите в социалните медии.

8. Присвояване на местоположение: Мястото, където ще се проведе конгресът, също играе важна роля. Ако ще продължи няколко дни, най-добре е да го вземете в хотел, така че присъстващите да могат да останат на същото място като събитието. Хотелите имат много предимства в сравнение с други места, например удобството да има всичко на едно място и по този начин да се избегне пътуването, възможността за съчетаване на работа с отдих чрез ресурсите на хотела и възможност за обслужване на кетъринг или бюфет за участниците, което е винаги важен стимул.

Във всички хотели на групата AR Hotels & Resorts имаме специална услуга за конгреси и стимули с много предимства като стаи с капацитет до 900 души, най-новите технологии в оборудването и адаптирана кетъринг услуга.