окончателното

Процесът на включване (или въвеждане на персонал) се превърна в един от най-важните приоритети за специалистите по човешки ресурси.

Компаниите осъзнаха, че новите служители не могат да бъдат оставени на произвола на съдбата и това необходимо е да се подготви пристигането им, така че да разберат работата на компанията, Опознайте колегите си и се запознайте с работното си място. Целта е ясна: новодошлите се чувстват комфортно през първите си дни, могат да започнат да бъдат продуктивни възможно най-скоро и да решат да останат с компанията.

Според проучване на Brandon Hall Group, добрият процес на включване подобрява степента на задържане на новоназначените с 82% и производителността им с повече от 70%. Това означава, че трябва да вземете много сериозно въвеждането на персонала, да му посветите всички ресурси на една ръка разстояние и да проектирате добре дефиниран процес от началото до края.

В това ръководство ви казваме всичко, което трябва да знаете, за да го направите успешно.

Процесът на включване в четири стъпки

Ако ще се заемете сериозно с процеса на включване, трябва да го планирате на различни етапи. Важно е да се разработи изчерпателен план, който знае как да дозира информацията и който отчита различните моменти, в които са новодошлите. Всички етапи са важни, затова се уверете, че никой от новите ви наеми не се изгуби по пътя.

1. Преди качване: предварително качване

Преди дори да направите предложение за работа, важно е да съобщите за работата и ценностите на компанията през целия процес на набиране и наемане на служители. Много от нещата, които ще бъдат разказани в процеса на включване, трябва да се предвидят още по време на интервютата. Каква е културата на компанията? Кой ще бъде вашият мениджър? Какви са часовете и правилата всеки ден? Споделянето на цялата тази информация ще помогне на вас и на самия кандидат да прецените дали сте създадени един за друг. Ако направите това, процесът на качване вече е започнал с десния крак.

В рамките на предварителното включване друг важен етап е този, който преминава между приемането на предложението за работа и пристигането на служителя в офиса. Обикновено е време, когато работникът има голям ентусиазъм и желание да започне, но и много съмнения относно това каква ще бъде наистина новата му работа. На този етап е важно да поддържате плавна комуникация с новите служители, да предвидите от какво ще се състои бордът и да извършите всички възможни документи. Технологичната компания Twitter например поставя специален акцент върху този период, който тя нарича „Да на бюрото“ (от "да" до офертата до пристигането им на "бюрото" на работата).

Имайки предвид тези неща, ето пет практически съвета, които ще ви помогнат да се качите предварително:

1. Погрижете се за раздела си „възможности за работа“. Ако искате да си спестите време, уверете се, че всички кандидати за работа са запознати с общата работа на компанията, нейните ценности и култура. Правете това на видно място в уебсайта „възможности за работа“, като подчертавате уникална, практична и реална информация за вашата компания.

2. Не забравяйте предложенията за работа. Компаниите често пропускат възможността да включат последователно и мотивиращо описание на своята компания в обявите за работа. Това пространство обаче е много важно за предварителното включване: използвайте го, за да предадете бизнес културата и най-подходящата информация за вашата организация. Направете същото по време на интервюта за работа и попитайте кандидатите дали ще се чувстват комфортно в компания с тези характеристики.

3. Бъдете лични. Между периода на приемане на предложението за работа до пристигането им във фирмата, не забравяйте да им изпратите персонализирано и приятелско съобщение. Накарайте ги да се чувстват като у дома си. Покажете им, че сте доволни, че те ще бъдат част от вашата организация.

4. Направете документи. Преди първия си работен ден използвайте възможността да изпратите цялата документация, която новите служители ще трябва да прочетат и подпишат. Това включва правни документи (трудов договор, клаузи за поверителност или компетентност, данъчен модел и др.), Но също така и ръководството за добре дошли, видеоклипове или основни презентации за компанията. По този начин можете да напреднете в работата, като същевременно поддържате комуникация с тях.

5. Подгответе първия си ден. Обяснете им много подробно какъв ще бъде първият им ден и какво трябва да направят, преди да се отчетат за новата си работа.

2. Процес на включване: първият работен ден

Първият ден на служителя трябва да бъде вълшебен. Трябва да се погрижите за всички детайли, за да получите добро впечатление и да мотивирате и развълнувате новодошлите. В допълнение към покриването на всички ваши практически и логистични нужди е важно да се погрижите и за човешкия аспект. Целта трябва да бъде, когато на въпрос как е преминал първият ви ден, служителят да отговори с усмивка от ухо до ухо. Това ще бъде най-добрият симптом за развълнуван работник, който иска да започне и да продължи във вашата компания.

За да постигнете това, ето 8 съвета, които се следват в най-добрите процеси на борд:

1. Логистика. Ясно кажете на новите служители какво трябва да носят през първия си ден. Не забравяйте да зададете точно място, час и лице за контакт.

2. Изберете хост (на английски, хост) които могат неофициално да насочват новодошлия. През първия ви ден трябва да е някой от същия отдел. По този начин новите служители могат да започнат да разширяват своя социален кръг и да разберат по-добре начина на работа на компанията.

3. Среща с вашия мениджър. Важно е новите служители да се срещнат с директния си мениджър още в първия си ден. Често пъти това може да е първото нещо, което правят при пристигането си в офиса. Това е начин да се придаде значение на тяхното включване и най-вече да се започне да се говори за цели, отговорности и очаквания. Няма нищо по-лошо от първия ден, когато новоназначените не могат да говорят с лидера на екипа си.

4. ИТ. Уверете се, че всичко, свързано с компютърното оборудване, работи преди първия му ден. Това включва използването на електронна поща, достъп до локални сървъри, наличността на целия софтуер, свързан с вашето работно място, използването на копирната машина или телефона. Въпреки че изглежда просто, преминаването през компютърни проблеми през първия работен ден е една от най-честите (и най-разочароващите) грешки по време на процеса на включване.

5. Познавайте работното пространство. Въпреки че много неща са ви очевидни, от съществено значение е новодошлите да знаят къде е всичко и за какво служи. Въпроси като къде са тоалетните, как работи автоматът за напитки, как са запазени стаите или какъв е телефонният номер на всеки отдел, често се пренебрегват в много бордови процеси. Уверете се, че новите служители се запознават с новата си работна среда, тъй като това ще им даде сигурност, спокойствие и увереност.

6. Празнувайте пристигането им. Наемането на нов служител трябва да се превърне в голям празник за цялата компания. За да постигнете това, изпратете имейл до всички работници, като направите кратка презентация; публикувайте снимки на нови служители по стените на офиса или в кухнята; подгответе визитките си на бюрото си; или организирайте неформална презентация през първия ден.

7. Запознайте се с главния изпълнителен директор (CEO). Важно е новите служители да познават топ мениджърите на компанията (и обратно). Той служи за включване на шефовете в процеса на включване, така че да се обърнат с лице към изпълнителния директор и да знаят, че могат да отидат при тях в случай на нужда. В зависимост от културата на вашата компания, това може да се превърне в просто ръкостискане и няколко приветствени думи или дори хранене през първия ден.

8. Имайте подробности с новите служители. Всеки малък детайл от внимание (дори привързаност) към новодошлите може да направи разликата между запомнящ се процес на включване и нормален. Може да е тениска с фирменото лого и вашето име; бутилка вино; или поканата за последователна закуска. Каквото и да е, накарайте ги да се чувстват специални.

3. Процес на включване: първата седмица

Първата седмица е жизненоважна за успешното кацане на нов наем. Пет дни изминават дълъг път и по това време работникът трябва да може да знае общото функциониране на своя отдел, да знае какви ще са целите му, да започне да работи самостоятелно, да установява лични взаимоотношения и да се чувства идентифициран с мисията на своята компания.

Тези пет съвета ще ви помогнат да стигнете до там:

1. Създайте точна и разумна пътна карта. Най-добрият начин да осигурите успешна програма за включване е да проектирате серия от етапи или етапи, през които всеки нов служител трябва да премине. Това, на първо място, помага на самите работници да управляват своите очаквания и да следват добре проследен път; от друга страна, това ви помага да се уверите, че всички са завършили качването и не се губят по пътя. Можете да го направите с Excel или с контролен списък.

2. Дозира информацията. Една от най-честите грешки е да се предостави възможно най-много информация, наведнъж, за много кратко време. Служителите току-що са пристигнали в организация, която не познават: успокойте се и дозирайте информацията, с кратки сесии за презентация и смесване на социални дейности с други по-поучителни.

3. Мениджърът: 5 минути всеки ден. Уверете се, че мениджърът разговаря с новодошлите всеки ден и прави равносметка в края на седмицата. Дори и да са само 5 или 10 минути (може би първото нещо сутрин), проявяването на интерес към нови служители и отговорите на техните въпроси е гаранция за успешен достъп. В края на седмицата направете сесия за обратна връзка, за да разберете как е преживяното през първата седмица.

4. Опознайте останалите отдели. Важно е новодошлите да не попадат в нито едно гето. За да направите това, подгответе една или две ежедневни сесии с ръководителите на всеки от екипите на компанията. По този начин новите служители не само ще могат да разширят своя социален кръг, но и ще започнат да познават цялостната структура на компанията. Можете също така да имате домакин от различен отдел за всеки ден от седмицата; или организирайте хранене с професионалисти от различни екипи.

5. Направете снимка на служителите. Независимо дали става въпрос за вашия собствен подпис, за организационната схема на компанията или за всеки друг материал за творческа комуникация, подгответе своя фотограф и не забравяйте да направите снимка на всеки нов работник. Това ще бъде още един детайл, който ще им помогне да се почувстват част от компанията.

4. Непрекъснато качване

Процесът на включване не приключва с първата седмица. Следващите дни и месеци изискват други видове дейности за завършване на интеграцията на служителите. Време е да се задълбочите в бизнес модела и особеностите на вашия сектор, но също така да персонализирате процеса на включване и да отговорите на особеностите на всеки служител. Има компании, в които програмите за въвеждане могат да продължат повече от година.

За да не оставите работата наполовина свършена, обърнете внимание на следните шест точки:

1. Първият месец. Уверете се, че вашият мениджър проследява седмично (например всеки петък) първите тридесет дни. Повишиха се знанията на новите работници за компанията, но вероятно и техните въпроси. Проверете дали сте попълнили пътната карта за първия месец и предложите обратна връзка, за да можете да продължите напред в организацията.

2. Популяризирайте уникална култура. В процеса на включване не забравяйте да бъдете специални. Магията е важна. Новите служители трябва да се чувстват част от нещо по-голямо, където могат да се развиват като професионалисти и като хора. Обяснете каква е мисията на компанията и какво прави тя, за да подобри света. Използвайте някакъв уникален елемент на компанията (песен, фраза, лого, талисман, идея ...), така че те да се чувстват част от нея.

3. Експерти във вашите продукти. Ако през първите дни и седмици новодошлите са опитвали вашите продукти, сега е моментът те да ги опознаят задълбочено. Уверете се, че те ги опознават, изпитват ги от първо лице и разбират всички техни техни особености.

4. Представете ги на клиентите. В свят, в който компаниите все по-често се обръщат към своите клиенти или потребители (концепцията, ориентирана към клиентите, е на мода), жизненоважно е новите служители да могат да им изправят лице. Новодошлите трябва не само да знаят своя социално-икономически профил (възраст, доход, местоположение, обучение, начин на живот ...), но и да отидат по-далеч и да му съпреживяват. Ако е възможно и в зависимост от вида на бизнеса, уверете се, че новите служители се срещат лично с някой от клиентите на компанията.

5. Процеси, процеси, процеси. Често бордните процеси са склонни да пренебрегват необходимите процеси, които управляват ежедневната работа. Как се делегират задачите? Какви видове софтуер и формати се използват? Каква е политиката при отговор на имейла? Как да направите заявка до различен отдел? От съществено значение е, малко по малко и по време на процеса на включване, служителите да знаят всички тези подробности, за да могат да функционират в офиса и да се впишат в оборудването на организацията.

6. Тиймбилдинг. Също така, не забравяйте да насърчавате социализацията на нови служители, доколкото можете. Независимо дали става дума за неформални ястия, игриви занимания в петък следобед или участие в спортни състезания, процесът на включване трябва да включва човешка и социална интеграция. През първите три месеца например е препоръчително да се извърши някакъв тимбилдинг, така че служителите да се чувстват част от екипа.

Бонус: два съвета за постигане на високи постижения в процеса на качване

1. Gamify вашата борда. Ако искате вашите служители да имат уникално, иновативно и различно преживяване, заложете на геймификация в процеса на включване. Персонализиращи се видеоигри като ADA и мотивират новите служители, докато се запознават с историята на компанията, политиката на разходите, ценностите или културата. В този смисъл геймификацията може да превърне нещо нормално скучно (технически аспекти на индустрията, спазване на законодателството, финансово регулиране и т.н.) във завладяващо приключение.

2. Поискайте обратна връзка, за да подобрите вашата работа. От началото до края, не забравяйте да измервате всичко, което се случва по време на процеса на качване на борда, и попитайте новите служители за обратна връзка. Направете няколко проучвания с течение на времето (първата седмица, първият месец, първото тримесечие) и измервайте нивото на удовлетвореност. Кое е слабото място? Къде засядат новодошлите? В кои области можете да се подобрите? Уверете се, че получавате честни отговори от новите служители, защото те ще бъдат тези, които ще ви дадат най-добрите идеи за подобрение.