Хуан (името е измислено, за да гарантира защитата на личните данни), е старши ръководител на индустриална фирма, която иска подобрете личната си производителност. Целта на нашия коучинг (свързана с управлението на времето) и неговата тенденция или навик, който предотвратява и възпрепятства постигането на високи резултати в работата, отлагане.
Прокрастинацията произхожда от емоционални и когнитивни аспекти, свързани с една или повече от тези основни причини:
1. Малко емоционална ангажираност със задачата (да правиш нещо, което не ти харесва или предпочиташ да правиш други по-приятни задачи).
2. Възприемане на безполезността на поверената задача или мисия.
3. Обща демотивация (причинени от различни лични, социални или организационни причини).
4. Стрес, безпокойство, изгаряне, депресия или други психологически състояния на засегнатите.
5. Възприемане на трудността на задачата или чрез възприемането на оскъдни лични ресурси, за да се извърши правилно.
6. Когнитивен дисонанс между обстоятелствата на лицето и изискванията, поставени от задачата, която трябва да се изпълни.
Има хора, които дори мотивирани и в пълен психически и емоционален баланс са склонни да отлагат. Защо се случва това?
Когато умът се адаптира към скоростта на мислене и изпълнение и се изправя пред задачи и решава проблеми, чието решение идва горе-долу веднага или с лесен достъп.
По този начин той е склонен да генерира идеи и да изпълнява действия с лекота, приемайки тези, чието разрешаване е относително достъпно и отхвърляйки тези задачи и действия, чието решение изисква по-голямо внимание, било поради необходимостта от качество на изпълнението, или просто поради необходимостта от повече време за посвещаване, по отношение на което е налично в момента.
Това се случва често при следните възможни условия:
1. Изпълняваме поредица от много прости задачи и чиято нужда от ресурси във времето и усилията е сходна, така че всяка задача, която поражда дисонанс с този ритъм, се отделя.
2. Изпълняваме основна и приоритетна задача, която изисква непрекъснато да се дава приоритет на разположение и или изисква значителни когнитивни усилия, поради което умът отказва да отделя ресурси за внимание на неприоритетни аспекти, за да постигне тази цел.
3. Дори без да изпълняваме приоритетни задачи, ние сме в очакване на планирана задача че планираме да започнем за по-кратък период от време, отколкото оценяваме, че току-що установената задача трябва да бъде изпълнена.
В крайна сметка, ако умът се натъкне на задача, която изисква повече време за задоволително решение или за намиране на достъпно решение, тогава той го отлага.
Как можем да разрешим тази тенденция?
1. Насочете или запишете на нашия мобилен телефон задачата, която трябва да свършим, ако няма къде да я запишем.
2. Определете приблизителното време необходими за осъществяването му.
3. Задайте ден и час в дневния ред, за да го направите, и блокира следните области от дневния ред, които съвпадат с времето, необходимо за тяхното разрешаване.
Във всеки случай не забравяйте да предлагате и планирате задачи не означава непременно да ни принудят да ги изпълним по това време: може би когато настъпи времето, определено за завършването му, ще се окажем със задача от по-голямо значение за изпълнение.
В този случай ще отложим чакащата задача отново, стига да става въпрос за изпълнение на задача с по-висок приоритет (което не означава по-приятна задача).
Ако дойде моментът да изпълним тази задача, виждаме, че многократно я отлагаме в полза на други задачи, просто за удоволствие или по-голям афинитет към други дейности, тогава ще имаме преди доказателството, че нашето отлагане не се дължи на когнитивни проблеми (причинява 5 и 6 от предишния списък), но до емоционални проблеми, чиито причини могат да бъдат намерени сред останалите четири споменати.