Глава I - От икономическото управление

Раздел 1. - Одобряване на разпределението на разходите

Раздел 2. - Представителство на Asetrad

Одобрение със съгласие на Съвета на директорите на Asetrad или, където е уместно, на Асамблеята, ще е необходимо преди приемането или предлагането на участието на което и да е лице в някакъв акт или пред който и да е орган от името на Asetrad. За да поискате това одобрение, можете да пишете на Този имейл адрес е защитен срещу спам ботове. За да го видите, трябва да имате активиран JavaScript. или до Този имейл адрес е защитен срещу спам ботове. За да го видите, трябва да имате активиран JavaScript., излагайки подробностите на предложението. Съветът на директорите може да одобри това участие чрез анкета.

правилник

2.1.-Разходи за представителство

Асоциацията ще отговаря за действително направените разходи, когато действа от нейно име. Тези разходи включват пътуване, настаняване, издръжка и малка надбавка за покриване на малки разходи, които е трудно да бъдат оправдани.

По принцип разходите ще бъдат възстановявани a posteriori, след представяне на фактура и доказателство за надлежно конфигурирани разходи, с изрично споменаване на всички облагаеми данъци. Касиерът ще отговаря за прегледа на всички подкрепящи документи, преди да ги изплати и ще бъде отговорен пред Съвета на директорите.

В случай на разходи за сума, която изисква авансово плащане, дължимата мотивирана обосновка ще бъде представена на борда, който трябва да включва точното и документирано изчисление на тези разходи. Ако бюджетът, изчислен за пътуването, надвишава 500 евро и разходите вече са одобрени от борда, представителят на Asetrad може да получи аванс до 75% от споменатия бюджет за закупуване на билети. Във всеки случай лицето, представляващо Asetrad, е длъжно да представи фактурата или копие от билетите; В случай, че не представите никакво доказателство, трябва да върнете авансовите пари.

Неспазването на някое от тези временни правила ще освободи Асоциацията от заплащане на съответните разходи.

2.2.-Изместване

Пътуванията ще бъдат част от задачите за дейности и комисиони, със същата процедура като другите видове разходи.

Винаги ще се опитваме да намерим най-евтината налична опция в зависимост от времето за пътуване и наличността на члена от времето.

Билетите винаги ще бъдат на цена, еквивалентна на икономична класа или по-евтина (билетите могат да бъдат закупени в по-високи класове, при условие че, с приложената отстъпка, те са на еквивалентна цена или по-евтини от опцията в туристическа класа).

С изключение на изключението, посочено в предишния раздел за високи пътни разходи (над 500 евро), представителят трябва да закупи билетите и Asetrad (Treasury) ще плати цената им преди или след пътуването и при представяне на фактура или на копие на билетите.

За пътувания с кола ще се изчислява разстоянието от дома на члена до дестинацията. Километърът се заплаща на 0,19 евро.

В случай, че член напусне или се върне на място, различно от домашния му адрес, Asetrad ще изчисли цената на автомобилното пътуване от дома им до мястото на събитието или срещата и ще им плати най-много тази сума. Ако искате да продължите по друг начин, той трябва да бъде обоснован и предварително одобрен от Съвета на директорите.

2.3.-Настаняване

Asetrad ще заплати разходите за настаняване на хора, които пътуват, за да действат от името на сдружението. Минималните нощи, необходими за пристигане и връщане навреме, ще бъдат платени.

Лицето, представляващо Asetrad, ще отговаря за организирането на вашето настаняване; Можете да изберете типа хотел или друг тип настаняване, при условие че те са на сходна цена и имат законна фактура.

Ако настаняването се извършва в хотел, ще се търсят хотели с 3 или 4 звезди (или подобна категория), с подходящи условия и без излишен лукс, в единична стая с възможност за нощувка и закуска. Ако членът предпочита двойна стая, той ще плати разликата в цената.

При други видове настаняване можете да изберете всякакъв начин, стига да е с еквивалентна цена и условия на посочените за хотела.

Ще се търси настаняване, намиращо се на разумно разстояние от мястото, където се провежда съответната среща или събитие.

Ще бъдат положени усилия да се изберат местата за настаняване с по-ниска цена, които отговарят на горните изисквания и подходящи критерии за качество. Не можете да изберете настаняване с цена, по-висока от средната за мястото, освен ако това не е надлежно обосновано и предварително одобрено.

Ако членът реши да остане по-дълго от определеното време за поверената задача, той може да управлява удължаването на престоя със същата резервация. Трябва обаче да поемете съответните разходи и да поискате отделна фактура на ваше име за допълнителните нощувки.

2.4.-Поддръжка

Разходите за живот ще бъдат изплащани на членовете на Съвета на директорите и на партньорите, които действат като представители на Asetrad, стига лицето да бъде изместено от мястото на произход за минималното време, необходимо за участие в събитието. Като общо правило са предвидени максимум 20 евро за разходи за обяди или вечери и максимум 5 евро за разходи за закуска, ако това не е включено в цената на настаняването. Тази сума ще се преразглежда на всеки пет години въз основа на индекса на потребителските цени и инфлацията. Във всеки случай партньорите ще се опитат да се адаптират към средните цени на мястото, където се намират. В случай на по-големи разходи, той трябва да бъде надлежно обоснован и предварително одобрен от Съвета на директорите.

Тези максимуми могат да бъдат приложени както за харчене в ресторанти, така и за закупуване в заведение за хранене.

Партньорът трябва да плати разходите за поддръжка и впоследствие да представи фактурите или съответните подкрепящи документи в касата за плащане.

В случай, че представителят на Asetrad бъде помолен да участва в официален обяд или вечеря като такава (вечеря за конгресен празник, например), не се прилагат максимум 20 евро.

Разходи за живот в чужбина

Стандартът на живот е различен във всяка държава, така че е необходимо да се адаптират сумите, разпределени за максималните разходи за поддръжка, в съответствие с дестинацията, до която лицето, представляващо Asetrad, трябва да пътува. За да се определи каква ще бъде сумата, определена за всеки отделен случай, като справка ще бъде използвана таблицата, включена в приложение III към Кралски указ 462/2002 от 24 май, относно обезщетението по съображения за обслужване (BOE-A-2002-10337). По-конкретно, от тази таблица ще се използва колоната „По поддръжка“ и стойността, присвоена във всяка държава на група 3.

Таблицата в приложение II към посочения документ посочва надбавките за издръжка на националната територия. Тъй като тази надбавка е по-голяма от максималните разходи, определени в Asetrad за същата концепция, съответните стойности в приложение III няма да се използват като такива, а като справка за поддържане на същото съотношение. По този начин, като се има предвид, че в този документ надбавката, отпусната на Испания за издръжка на група 3, е 28,21 евро, а надбавката, предоставена на Германия, е 56,50 евро (двойна), сумата, която ще бъде разпределена в Asetrad като Максималните разходи за поддръжка в случай на пътуването до Германия ще бъде 40 евро, тъй като се използва съотношението 2: 1, а не точната стойност. Получената сума ще бъде закръглена до число без десетични знаци.

За да се улесни изчисляването на разходите за живот, на уебсайта на Asetrad има таблица, която отразява максималната сума, определена за тази концепция за всяка държава.

2.5.-Разходи, които е трудно да бъдат обосновани

Долната сума за покриване на малки разходи, които е трудно да се оправдаят, е определена на 5 евро на ден.

2.6.-Регистрация

В случай, че работата на партньор като представител на Asetrad включва заплащане на регистрация за събитие, Asetrad ще се погрижи за управлението и плащането на тази регистрация.

По същия начин Asetrad ще поеме разходите за всяка дейност, успоредна на събитие, което се счита за необходимо за присъствието на представителя на Асоциацията.

Тези разходи винаги трябва да бъдат надлежно обосновани и предварително одобрени от Съвета на директорите.

Ако членът, който присъства на събитие като представител на Asetrad, желае да се регистрира в лично качество към тази или към някаква паралелна платежна дейност, която Asetrad не счита за необходима за работата си като представител, Асоциацията няма да носи отговорност за управлението или приемете плащането на споменатите надписи.

2.7.-Разходи за лектори в дейности, организирани от Asetrad

По изключение разходите за храна за оратори, които участват в дейности, организирани от Asetrad, ще бъдат платени, докато споменатото хранене се извършва в рамките на цял ден и че това е хранене, в което участват останалите присъстващи. Така например храната на ораторите ще бъде платена при целодневна тренировъчна дейност, но обядът или вечерята няма да бъдат платени в случай на тренировъчни дейности, които заемат половин ден.

По същия начин на лекторите ще бъде разрешено да присъстват безплатно на другите презентации на същото събитие.