Балансирането на бюджета за дадено събитие е едно от основните предизвикателства, пред които са изправени планиращите, и коренът на повечето парични проблеми може да се проследи от началните етапи на дискусията.

Винаги е по-добре да започнете да проектирате събитие въз основа на размера на наличните финансови ресурси, а не обратното.

Информацията по-долу ще ви помогне да изчислите разходите и да определите областите, където можете да ги намалите.

Схема на разходите за планиране на събития

Разходите могат да идват от широк кръг източници, след като се замислите за всички компоненти, свързани с поставянето на функция.

Най-очевидни са разходите за възстановяване и наемане на помещения, но списъкът само нараства оттам. Работата е там, че пренебрегването дори на една категория разходи може да има катастрофално въздействие върху разходите на човек.

Натисни тук за пълен списък на разходите за събития.

вашето събитие

Въпроси, които да задавате на клиентите си

Като организатор на събития, вашата роля е да предоставяте експертна помощ както в координацията, така и във финансовото управление на събитието.

Имайте предвид, че клиентите ви мечтаят за съвършенство и това лесно може да помрачи преценката ви за това, което е финансово възможно.

Времето да намалите разликата между вашия бюджет и вашите очаквания е от самото начало. Много пъти е толкова просто, колкото да зададете правилните въпроси и да напишете бюджет по време на първата си среща.

По-долу са изброени 5-те ключови въпроса, които трябва да зададат планиращите, преди да изготвят договор за своя клиент.

1- Каква е прогнозираната дата и място за вашето събитие?

Това е може би най-основният въпрос, но е важно вашият клиент да даде директен отговор. Може да е лош знак, ако изпитвате голяма нерешителност или конфликт с тази тема.

Сега, разбира се, някои клиенти ще се нуждаят от вашата помощ при избора на място, но те наистина трябва да имат предвид поне няколко места.

Можете да прекарате значително време в търговски центрове и ще похарчите дори повече, ако клиентът няма представа какво иска.

2- Колко гости ще присъстват на събитието?

Разликата в цената между 200 и 500 присъстващи е огромна, така че ако даден потенциален клиент ви даде широк брой, те вероятно не са направили никакви изследвания за разходите.

В този случай трябва незабавно да преминете към следващия въпрос от списъка.

3- Какъв е вашият бюджет на човек?

Предпочитаме да водим с бюджетна заявка „на човек“, защото тя дава по-добра представа за това колко клиент е мислил за събитието.

Отговорите с общи цифри като 5000 евро или 20 000 евро са далеч от опита на гостите.

Независимо от числото, което клиентът ви използва, за да представи бюджета си, трябва да го разбиете на ставка на човек, така че и двамата да видите с какво наистина трябва да работите.

4- Кои са 3 основни елемента за вашето събитие?

След като знаете повече за бюджета, е време да определите дали той е достатъчно голям, за да отговори на очакванията на вашия клиент.

Трябва да имате задължителни пречки в определени ситуации. Представете си, че вашият клиент иска определена знаменитост да се представи на тяхното събитие, но все пак няма представа колко ще струва или дали този човек дори е на разположение.

Това са типовете проблеми, които трябва да решите предварително, и не винаги можете да се доверите на клиента да ги повдигне.

5- Кои 3 неща не искате във вашето събитие?

Въпреки че е много подобен на предишния въпрос, добавянето на отрицателната конотация може да добави значима информация към планиращия.

Кажете например, че клиентът е категорично против сервирането на пиле за вечеря. Едно от въздействията на това би било увеличаването на разходите за храна. Без пиле като опция ще трябва да помислите за говеждо или риба, които обикновено са по-скъпи.

Разбирането как „не-списък“ влияе върху цялостната картина е критично умение за оценка на съвместимостта на клиентите.

Тези 5 прости въпроса за планиране на събития ще ви разкажат много за вашия клиент, преди да се съгласите да работите заедно.

И въпреки че новите перспективи са от съществено значение за вашия бизнес събития, грешният тип клиент ще погълне всичките ви ресурси и ще ви струва пари в дългосрочен план.

Създайте основен бюджет за събитие

След като имате визия за събитието и приблизителна оценка с колко пари трябва да работите, накрая е време да структурирате бюджета.

Като организатор на събития, да останете в рамките на бюджета на клиента си е от ключово значение. И за да направите това, ви е необходим подробен бюджет за събитието, за който вие и вашият клиент се съгласявате.

Независимо дали сте нов в планирането на събития или опитен професионалист, запазването на бюджета на събитието ще ви помогне да останете организирани и подготвени за всякакви запитвания на клиенти и ще ви помогне да избегнете свръхбюджети.

За основно събитие, като семинар или вечеря, можете да използвате Excel или други програми за електронни таблици, които могат да бъдат полезни.

Избройте следните четири категории в горната част:

  • Артикул (артикули)
  • Прогнозирани разходи
  • Действителни разходи
  • Подробности

След това категоризирайте и проследете всяка от разходните позиции.

Управление на бюджета за събитие

1- Проследявайте разходите за наем на сайта. Докато планирате самото събитие и докато се срещате с мениджъра по продажбите на място, следете всички прогнозни цени на наема за събитието и функционалното пространство, домакинството, обработката на багажа и свързаните с това разходи.

2- Оценка на разходите за кетъринг. Това включва всички такси за храна и напитки, включително бакшиши и бакшиши, които могат да достигнат до 30%.

3- Такси за транспорт на документи. Това включва треньори, трансфери на събития и всички свързани с това разходи.

4- Добавете разходи за декорация. Повечето събития включват разходи за декорация като централни елементи, цветя, наем на палатки и др. Тук са изброени тези разходи.

5- Документи за такси за развлечения и оборудване. Общите разходи в тази категория включват A/V оборудване, но също така е добро място за изброяване на такси за високоговорители или ако наемате артисти.

6- Обобщете таксите за печат. В действителност множество такси за дребни предмети се комбинират, за да създадат по-голям разход. Те включват покани, лични карти, програмни брошури, надписи за събития и банери.

7- Линия от подаръчни артикули. Често срещан съвет е никога да не позволявате на госта да напусне с празни ръце. Така че какъвто и подарък да подарите, моля, проследете цената отделно; ще се изненадате колко могат да струват тези артикули.

8- Идентифицирайте разходите за дейности. Ако вашето събитие включва дейности като голф, тенис, спа, рафтинг, колоездене или други дейности, ще искате да посочите цената на тези такси отделно. Помислете за обобщаване на общите разходи във вашата електронна таблица и прикачване на разбивка.

9 - Публикувайте други разходи. Ако даден разход не е включен в някоя от горните категории, добавете го като допълнителен разход тук.

10 - Определете категория като резервен фонд. В зависимост от размера или сложността на събитието, може да искате да получите до 20% от бюджета на събитието тук. Въпреки най-доброто планиране, таксите ви ще надхвърлят предвидените ви планове с разходи, които никога няма да вземете предвид. Това ще ви попречи да губите бюджета си всеки път.

11 - Обобщете прогнозираните разходи. Докато изграждате своя график на събитията, ще имате добра прогноза за общите разходи. Това е информацията, която ще споделите с клиента на събитието, за да сте сигурни, че те са наясно с бюджета на събитието, за да няма изненади по-късно.

12 - Обобщете действителните разходи. Това се случва след приключване на събитието. Междинна сума на фактурите в 10-те категории по-горе и документирайте действителния бюджет. Ако е изключително благоприятно, определете действителните и действителните икономии на бюджет. прогнозирания бюджет, показващ стойността, която той е донесъл.

Такси за организатор на събития

Независимо дали стартирате бизнес или бизнес за планиране на социални събития, или комбинация от двете; всеки, който обмисля собствен бизнес, трябва да се тревожи за определянето на справедлива такса за техните услуги. Важно е да знаете как да таксувате за услугите си.

За съжаление отговорът не е прост. Няколко фактора участват в определянето на нечия ставка, включително оперативни разходи за заплащане и печалба.

Разбира се, трябва да включите вашите такси за планиране в бюджета и това може да бъде трогателна тема за някои.

Организаторите на събития имат няколко начина за таксуване на нашите услуги, вариращи от директни такси до процентни комисионни.

В крайна сметка става въпрос за намиране на средна позиция, при която и двете страни могат да се споразумеят. Уверете се, че структурата на таксите ви е документирана в договор и включена като разход във всички проектобюджети.

Реалността е, че тарифите варират в зависимост от това къде работи вашият бизнес, видовете проекти, които предприемате, и това, което пазарът е готов да плати.

Това също зависи от вашия целеви пазар. Тоест вашият клиент ще има предвид целевия бюджет и услугите ви трябва да бъдат конкурентни в рамките на тези параметри.

Начини организаторите на събития структурират своите такси

Ако обаче искате да започнете бизнес на непълен работен ден или дори на пълен работен ден, има приблизително 5 начина да структурирате таксата си за събитие и да цитирате таксите си на клиентите си:

  • Фиксирана такса по проекта
  • Процент на разходите
  • Часова ставка
  • Процент на разходите плюс почасова ставка
  • Комисионни ставки

Намалете разходите за събития

Рядко ще работите по събитие, което има неограничен бюджет. Много е вероятно да стигнете до точка в процеса на планиране, където трябва да се вземат решения за намаляване на разходите.

Това е мястото, където опитен организатор на събития наистина може да блесне в помощ на своите клиенти.

Целта е да се определи кои варианти имат най-голямо впечатление върху присъстващите. Например, трябва ли да харчите по-малко за централни елементи, за да запазите гурме десерта?

В някои случаи организаторът може да премине през разходи, предоговаряйки или намалявайки области, където участниците никога няма да забележат.

Предложения и ръководство за кетъринг порции

Тъй като храната и напитките представляват един от най-големите разходи при планирането на събития, това е и чудесна категория, която трябва да се насочи към намаляване на разходите.

Почти всички менюта на събития имат очевиден елемент на отпадъци, които могат да бъдат безвредно отстранени, за да се освободят средства за други нужди.

Навийте вашите номера

Има наука за управление на броя гости и RSVP номера, с която дори опитни организатори на събития се борят.

От една страна, имате броя на присъстващите, които са се регистрирали за събитието, а от друга страна, трябва да вземете под внимание „без шоута“ и неочаквани гости.

Безплатните събития ще имат по-висок процент на не показва (25% или повече), докато повечето билети събития имат средно 10% отпадане .

Използвайте тези средни стойности, за да контролирате ненужните разходи. За да бъдете в безопасност, включете 2% буферна зона за пристигане в последната минута .

Намалете консумацията на континентална закуска

Малко хранени храни доставят повече отпадъци от континенталната закуска. Факт е, че хората са осъзнали по-добре въглехидратите и висококалоричните сладкиши.

Като се има предвид това, все още трябва да имате достатъчно количество кафе, чай и вода за сутрешните си сесии.

В много случаи можете да спестите пари, като закупите сода за закуска а ла карт вместо стандартни пакети на човек.

Изчислете 0,5 торти и 1,25 напитки на човек за бизнес среща и малко повече за семейни групи с присъстващи деца.

Помислете за повече ястия с храна над бюфети

Разпространен е митът, че изборът на храна на шведска маса ще ви спести пари на сервирана чиния.

Ако обаче разгледате повечето ръководства за кетъринг, ще видите, че това просто не е вярно.

Кетърингът трябва да приготвя повече храна на човек за бюфети, което води до повече отпадъци.

И въпреки че изискванията за обслужване на маса са по-ниски при бюфетите, мениджърите на етажа все още се нуждаят от пълен персонал, който да подреди чисти маси и чинии след хранене.

Изводът е, че записът е просто най-изгодният избор между двете. .

Ограничете вашата барова услуга

Отворените барове могат да бъдат хит за участниците, но те са може би най-трудната цена за предварително проектиране.

Ако работите с ограничен бюджет, тогава най-добрият вариант е да използвате система за билети, за да следите консумацията на напитки.

С това давате на всеки гост по един или два билета за питие при пристигане, като по същество плащате за първия си кръг от напитки.

Ако участникът свърши с билети, той може да избере да закупи парични напитки директно от бармана.

Това е система, която ви позволява да лекувате гостите си и да контролирате разходите едновременно.

Увеличете всяка хапка на приемите

Приемът за аперитиви може да предизвика хаос за всеки бюджет, когато смятате, че повечето хотели взимат над 3 евро за всяко влизане.

Стандартната насока е да се сервират 3-5 броя на човек за прием преди вечеря и 10-15 броя на човек за хранене.

Можете да изрежете тези числа, като включите спадове с хляб или пържени картофи и коктейлни закуски като смес от сирене и ядки.

Ключът е да се намерят заместители за пълнене на предястията с по-висока цена. Десертните артикули, като бисквитки или брауни (нарязани наполовина), също могат да бъдат отчетени за изискванията на всеки гост и са сравнително евтини в сравнение.

Прегледайте плана

Що се отнася до планирането на порциите, най-добрият начин да спестите пари е да прегледате логиката зад всеки елемент от менюто си.

Не просто добавяйте елемент като нарязан плод, за да задоволите категорична нужда. Помислете какво всъщност ще яде вашият гост и поръчайте подходящо.

Направете анкета със служителите си кои статии според тях ще бъдат най-популярни. Това просто упражнение само по себе си може да вдъхнови промени в менюто ви.

Контрол на аудио/визуалните разходи

Оборудването за осветление и звук оказва огромно влияние върху представянето на вашето събитие, но има и голямо влияние върху бюджета.

Когато вземете предвид други A/V разходи като проектори, достъп до интернет и видео услуги, тази категория бързо се превръща в един от най-големите числа във вашия бюджет.

Намиране на евтини маркетингови опции онлайн

Маркетингът е друг разход, който може да нарасне експоненциално, ако не получите резултати веднага.

Разпространението, за да се постигне присъствие, трябва да се извършва ефективно, в противен случай няма да има достатъчно присъстващи, които да поемат разходите за събитието.

Ето защо има смисъл да се използват толкова много безплатни или евтини опции, за да се разпространи мнението за предстоящ повод. За щастие, Интернет има много възможности, които можете да разгледате.