Откривали ли сме някога проблеми в нашите файлове, показваме ви всички трикове за оптимизиране и намаляване на размера на работните книги на Excel.

оптимизиране

ИЗТРИЕТЕ НЕОБХОДИМИ РАБОТНИ ЛИСТОВЕ

Понякога работната книга включва нашия лист с данни и няколко празни листа.

- Премахнете ненужните листове.

Поставете курсора върху желания лист.

Щракнете с десния бутон/Изтриване. Ако листът има данни, той ще покаже съобщение за потвърждение.

ИЗТРИВАНЕ НА КЛЕТОВИЯ ФОРМАТ

Форматирането на клетки, като прилагане на цвят на фона, добавяне на граници или промяна на стила на шрифта, увеличава размера на файла.

- Премахнете форматирането на неизползвани диапазони от клетки. Например в цялата колона или целия ред.

- Обединете в един шрифт, когато прилагаме много различни шрифтове.

- Оценете необходимостта от формат на таблицата.

- Оценете необходимостта от форматиране в обобщени таблици.

- Ако е възможно, конвертирайте формулите в стойност.

Изберете целия лист или желания диапазон.

Отидете на: Лента/раздел: Начало/Група: Промяна/Изтриване/Изтриване на формати.

УСЛОВЕН ФОРМАТ

Условното форматиране увеличава размера на файла и също така е изменчиво изчисление, когато има някаква промяна в електронната таблица, тя се преизчислява. Това може да доведе до по-бавна работна книга.

Когато е възможно:

- Премахнете ненужните правила.
- Ако форматът включва формули, оптимизирайте ги.

Отидете на: Лента/раздел: Начало/Група: Стилове/Условно форматиране/Управление на правила.

КОМПРЕСНИ ИЗОБРАЖЕНИЯ

Когато нашата книга включва изображения, трябва да ги оптимизираме според местоназначението на файла.

Компресирането на изображения в Excel също намалява качеството и е препоръчително да ги компресирате с програма за редактиране на снимки, преди да ги вмъкнете в листа.

Изберете желаното изображение.

Отидете на: Лента/раздел: Форматиране (Инструменти за изображения)/Регулиране/Компресиране на снимки. Той ще покаже прозореца за компресиране.

Премахнете отметката от квадратчето: Приложи само за това изображение.

Поставете отметка в квадратчето: Премахнете изрязаните области от изображенията. В случай, че дадено изображение е изрязано.

Отидете на: Дестинация/Изберете желания тип. Стига оригиналното изображение да е с висока разделителна способност.

ПРОВЕРЕТЕ И ОТСТРАНЕТЕ НЕОБХОДИМИТЕ СКРИТИ КЛЕТКИ

Скритите клетки също могат да добавят допълнителна тежест и да увеличат размера на файла на Excel.

- Празни колони. В някои листове колона A остава празна, като се започват стойностите от колона B.

- Празни редове. В някои листове ред 1 остава празен, като се започват стойностите от ред 2.

- Намалете използвания обхват. Excel, за да спести памет и да намали размера на файла, съхранява цялата площ на листа в един диапазон.

Понякога диапазонът се разширява до над диапазона от данни, например когато се използва Ctrl + End, той се придвижва до последната клетка, но не е последната клетка с данни. Помислете за премахване на всички редове и колони отдолу и вдясно от последната използвана клетка и след това запазване на работната книга.

ПРОВЕРЕТЕ ФОРМУЛИ И ФУНКЦИИ

- Намалете до минимум използването на формули.

- Премахнете кръговите препратки. Итерацията за решаване на циркулярни референции отнема време и ако включим много формули за циркулярни референции, необходимото време се увеличава.

- Избягвайте летливите функции. Всеки път, когато клетката се модифицира, в работната книга се появява ново изчисление.

- Пренапишете формулите, за да ги направите по-ефективни. За да се получи увеличение от 10% над 100, ние прилагаме формулата: = 100 * 10/100 (изпълняваме 2 операции за умножаване и разделяне). Може да се оптимизира с едно изчисление с: = 100 * 0,1, или също = 100 * 10%, или също = 100 * 0,9.

- Поставете суми и междинни суми вляво или под клетки със стойности (Справка вляво и отдолу).

- Пълни препратки към колони. Можем да се позовем на всички стойности на колона със структурата $ A: $ A (колона A) позволяваща да се добавят толкова данни, колкото искаме.

- Във функции с търсене на данни, първо сортирайте информацията и ако е възможно използвайте най-близките съвпадения.

- Във функции с търсене на данни с точно съвпадение, минимизиране на обхвата на клетките (например предварително изчислете долна граница и горна граница за търсене).

- Повече информация: Летливи функции.
- Повече информация: Оптимизирайте формули, листове и работни книги.
- Повече информация: Справка вляво и отдолу във формули.

ОПРЕДЕЛЕНИ ИМЕНА

Имената, които се отнасят до листове, клетки и диапазони, изискват допълнително време за изчисление.

- Избягвайте вложени имена Имена, които се отнасят до други имена.

Отидете на: Лента/раздел: Формули/Група: Дефинирани имена/Мениджър на имена.

ВЪНШНИ ВРЪЗКИ

- Премахнете от външни връзки, освен ако не е необходимо. източници в мрежа могат да забавят времето за зареждане.

- По-бързо е търсенията и данните да са на един лист. Използването на много работни листове може да направи вашата работна книга по-лесна за използване, но обикновено е по-бавно да се придвижвате към други листове

- Избягвайте връзките между работните книги, когато е възможно. Те могат да бъдат бавни, лесни за разбиване и не винаги лесни за намиране и ремонт.

АВТОМАТИЧНО ИЗЧИСЛЕНИЕ

Ако времето за прекъсване е достатъчно дълго, можем да деактивираме автоматичното изчисляване на книгата или автоматично, с изключение на таблиците с данни.

Отидете на: Лента/раздел: Файл/Опции. Той ще покаже прозореца на опциите на Excel.

Отидете на: Формули на категории/Група: Опции за изчисление/Щракнете върху бутона Ръчни опции. Или желаната опция.

Изчислението може да се извърши ръчно чрез натискане на F9.

ИЗПОЛЗВАНЕ НА МАСИ

Структурираните препратки ни позволяват да работим с данни в таблици, където препратките към клетки често се променят чрез автоматично коригиране, без да се налага да пренаписваме формули, когато се добавят или премахват редове и колони или се актуализират външни данни.

- В Excel 2016 е оптимизиран за неограничен брой редове.

- Таблиците се представят по-добре от динамичните диапазони и пълните референции на колони.

- Позволява ви да работите с множество таблици на един лист.

- Формулите, които се вмъкват в таблицата, също се разширяват и свиват с данните.

ИЗПОЛЗВАНЕ НА ТАБЛИЦА НА ДАННИ

The таблица с данни е диапазон от клетки, който показва резултатите от заместването на различни стойности в една или повече формули, което позволява да се покаже как промяната на една или две променливи на формулите влияе върху резултатите.

- Първо изчислете книгата. За всяка двойка стойности на редове и колони, след това заменете стойностите, извършете преизчисление с една нишка и съхранявайте резултатите в таблицата с данни.

ДИНАМИЧЕН КЕШ НА МАСА

Когато работите с обобщени таблици, Excel автоматично кешира обобщената таблица (съдържа реплика на източника на данни). Когато правим промени в обобщената таблица, тя не използва източника на данни, а вместо това използва динамичния кеш.

Когато е възможно:

- Премахнете кеша от обобщените таблици.

- Запазете изходните данни и изчистете кеша.

- Запазете кеша и изтрийте изходните данни.

- Вместо да създавате няколко динамични таблици, които имат един и същ изходен код, копирайте ги и ги поставете там, където ни трябват, споделяйки един и същ кеш за данни.

Относно областта на обобщената таблица/десен бутон на мишката/Опции за обобщена таблица/Раздел: Данни.

Премахнете отметката от квадратчето: Запазване на изходни данни с файл.

Поставете отметка в квадратчето: Актуализация на файла отворен.

Изберете елементи, които искаме да запазим.

КОНВЕРТИРАНЕ В БИНАРЕН ФОРМАТ (XLSB)

Запазете xlsx работната книга като двоична работна книга на Excel xlsb. Той ще бъде съвместим с други потребители и версии.

Отидете на: Лента/раздел: Файл.

Кликнете върху: Запазване като/Посочете папка и име/Отидете на: Тип/Изберете: двоична книга на Excel .xlsb

- Повече информация: Големи работни книги в Excel.

ИЗПОЛЗВАЙТЕ POWERPIVOT И POWERQUERY

Инструментите PowerPivot и PowerQuery са много мощни и много бързи при обработката на големи количества данни.

Помислете за препроектиране на листовете, за да работят с новите приставки.

РАЗДЕЛЕТЕ КНИГАТА

Ако книгата има много листове, тя може да бъде разделена на няколко книги.

Например, имаме 12 месеца в годината в една книга, като можем да създадем 2 книги, една за първия семестър и друга за втория семестър.

КОМПРЕСИРАНЕ НА ФАЙЛА (ZIP)

Компресирането на файл на Excel ще намали размера му. Идеален за изпращане по имейл или съхраняване на файла като окончателен.

Имаме програми като:

- Цип
- WinRAR
- 7-цип

МАКРОСИ И VBA

- C/C език++. Дефинираните от потребителя функции, програмирани в C и C ++, които използват C API (XLL плъгин функции), обикновено се изчисляват по-бързо от дефинираните от потребителя функции, разработени във VBA или автоматизация (XLA или плъгин автоматизация).

- Избягвайте да избирате и активирате обекти. Посочете обект като диапазон или по директен начин.

- Потребителски дефинирани функции (UDF). Обикновено е по-бързо да се използват формули на Excel и изчисления на функции, отколкото UDF функции.

Има малко режийни разходи за всяко извикване на дефинирана от потребителя функция и значителни режийни разходи, които прехвърлят информация от Excel към дефинираната от потребителя функция.

Винаги ще използваме, че те са добре проектирани и наречени.

- Деактивирайте всичко, освен най-важното, докато кодът се изпълнява, по-късно възстановете функционалността до първоначалното й състояние: