Една от големите причини, които обясняват липсата на производителност, била тя работна или лична, е неадекватното определяне на приоритетите. Какво е приоритет? Какви задачи трябва да направим първо и кои да оставим за края на седмицата? Как да приоритизирам? Ами ако всичко е спешно и важно?

Матрицата за определяне на приоритетите е инструмент, който ни помага да решим кое е най-спешното, най-важното и какъв работен маршрут да следваме, за да постигнем целите си навреме, благодарение на численото претегляне на редица критерии.

Това може да е теоретично определение. Но нека видим какво наистина е приоритет за нас, как да използваме тази матрица за приоритизиране на проблеми или таблица с приоритети, за да я адаптираме към нашите реални нужди. За да завършим статията с алтернативи, достъпни за всички, които също ще ни помогнат да постигнем целите си.

направим

Какво е приоритет?

Често пъти преживяваме времена, в които обемът на работа може да ни надвиши толкова много, че в крайна сметка сме блокирани и се представяме на ниво далеч под реалния ни капацитет. По този начин провокира жестоко разочарование у нас.

Това може да се случи или защото не знаем какво наистина е приоритет, или защото след като сме планирали задачите, които смятаме за приоритетни, винаги има прекъсвания на „спешно гасене на пожар“, които в крайна сметка изгарят календара ни.

Най-доброто в тези случаи е да потърсите a Баланс да знам какви задачи трябва да планирам, какво трябва кажи не', и какви дейности трябва да правя в този момент, без дори да се налага да ги планирам. Дори това, което е по-добре делегат, друг важен аспект в производителността на нашата работа, стига да се прави правилно.

В същия този блог Джерън Сангърс обяснява, че „приоритетите не трябва да се определят, а да се вземат предвид“, в публикацията Как да приоритизирате задачите си, когато всичко е спешно и важно?

Така че задача е приоритет, когато ни помага да постигнем общата си цел. Така че е важно. Необходимо е да се извърши възможно най-скоро, защото от това зависят други дейности. Изчакващи задачи, които също преследват тази обща цел.

В тези два критерия ние включваме общата перспектива като основен аспект за вземане на решения. Без да губим от поглед цялостната ни, дългосрочна цел. Въз основа на това всеки човек ще има свои собствени примери за приоритети, без да нарушава, следователно, всяко правило зависи от перфектната ефективност.

Как да направя матрица за приоритизиране на проблеми?

А на практика как да приоритизирам задачите? Матрицата за приоритизиране на проектите може да ни помогне да решим кои дейности са ключови за нас, благодарение на претеглянето, декомпозицията, анализа и групирането на дейностите.

Малко професионалисти седят пред списъка си със задачи и отделят малко време, за да анализират всяка една, за да анализират и класифицират дейностите. От време на време трябва да се спрем и да помислим: „тази задача принадлежи на тази обща дейност, следователно има ниво на приоритет„ X “, това друго съответства на такава група дейности, така че според нашия приоритетен ред, ние трябва да класифицираме то с тежест „X“.

Следователно стъпките, които препоръчвам да следвате, за да направите матрица за приоритизиране според нашите нужди, са:

  1. Идентифицирайте общи цели от вашия стратегически план.
  2. Създавам списък на дейностите да ви помогне да постигнете тези цели.
  3. Той установява някои параметри, които идентифицират важността на всяка цел. В примера целите за SEO или преобразуване (точки от 1 до 10) са по-важни от тези за Onboarding и Social Networking (от 1 до 5).
  4. Обединете ги!
  5. Последно, добавете ги и определете кои дейности са най-важни и приоритетни за вас.

В този случай писането на собствено съдържание/съдържание на трета страна има по-висок приоритет въз основа на общите цели, които преследваме, така че го поставяме на върха на нашия списък със задачи. След това ще има Управление в социалните мрежи и след това Разширяване на учебното съдържание.

По този начин ние винаги имаме предвид тази перспектива „какво търсим?“ „Какво искаме да постигнем?“ Е, нека съсредоточим усилията си върху онези дейности, които ни помагат да го постигнем.

Тази матрица би могла да служи перфектно за извършване на възможно най-обективно определяне на приоритетите на риска или също с матрица за определяне на приоритетите на проекти, което ще ни помогне да знаем как да приоритизираме проектите.

Ред на приоритет според алтернативата на Айзенхауер

Популярната матрица на Айзенхауер класира приоритетните нива на:

  • Спешно - важно
  • Спешно - Не е важно
  • Не е спешно - важно
  • Не е спешно - Не е важно

В тази матрица, предоставена от ръководителя на проекта Sinnaps, можем да намерим няколко примера за приоритети, следвайки тези четири критерия. Освен това можем да видим какви са ефектите от поставянето на този тип задачи във всеки квадрант.

Матрица на Айзенхауер

Ред на приоритет според алтернативата на Sinnaps

Има и друг тип метод за приоритизиране на работата. Той е този, който използва безплатно приложението за планиране и управление Sinnaps.

Връзките между дейностите, заедно с определените срокове и тяхната продължителност, ни казват какъв ред от задачи трябва да следваме, за да пристигнем навреме.

По най-простия начин можем да планираме и приоритизираме списъка си със задачи. Първо, можете да направите матрица за определяне на приоритетите, в която да идентифицирате задачите, преследващи вашата обща цел, и второ, да ги планирате и управлявате в този интуитивен и лесен за използване инструмент.

Съветът му за дейности се основава на Kanban и показва дейности, които трябва да бъдат извършени, завършени, в ход и тези, които са извън времето. Освен това имате календар, за да планирате и управлявате не само дейности, но и ресурси и разходи.

Знаейки какво е спешно или не, може да бъде повече или по-малко просто чрез крайни срокове и други спецификации на клиента, шефа или други външни агенти. Да знаем обаче какво е важно изисква малко повече усилия от наша страна.

Матрицата за определяне на приоритетите, заедно с другите описани алтернативи, може да ни помогне да я открием, но ние първо трябва да идентифицираме реалните си нужди. Защо ставаме всяка сутрин и отиваме на работа? Да, за да имам доход в края на месеца, но за да го постигна, какво всъщност имам нужда?

Разлагайте, анализирайте, групирайте дейности според основните си цели и ги планирайте;)

Директор по комуникация и маркетинг в Sinnaps. Специалист по дигитален маркетинг и маркетинг на съдържание.