причините

Живеем в очакване на часовника с претоварване с работа и с усещането, че не стигаме до всичко, нямаме време да попълним целия си списък със задачи и винаги отлагаме други не по-малко важни дейности като свободното време, хобитата или семейството ни: лошо управление на времето

Също така, това усещане за липсата на време поражда разочарование, което води както до a ниска производителност както в здравословни проблеми като стрес.

Какво чувство обаче изпитвате, когато сте организирали добре времето си? Увеличете мотивацията и самочувствието си: усещането ви е по-приятно и в крайна сметка се чувствате по-добре.

Единственото нещо, което имаме в този живот, е времето: разликата е в това как използваме това време и как знаем как да го направим печелившо

В тази статия ви показваме:

Крадци на времето

Един от най-важните ключове за доброто управление на времето е да знаем как да идентифицираме тези дейности или ситуации, които крадат времето ни: Крадците на време.

Крадците на време са онези фактори или обстоятелства, които ни пречат да управляваме ефективно времето: те ни карат да „губим време“ и намаляват производителността ни.

Понякога тези крадци на време са обстоятелства извън нашия контрол, но в много други случаи ние сме тези, които ги генерираме.

Знаете ли, че крадците на време намаляват ефективното ни работно време с 50-70%? (работен метър)

➡️ Най-добрите крадци на време

Телефонът: Изглежда, че неотговарянето на неочакван телефонен разговор може да доведе до изчезването на планетата, но не е така. Прекъсването на важна задача за отговор на телефона не само прекъсва самата задача, но намалява концентрацията ни и излишно удължава времето за изпълнението й. Нищо не се случва, ако не отговорите на обаждане, те могат да ви оставят съобщение или със сигурност ще опитат друг път.

Електронна поща: Имейлите сами по себе си не са проблем, проблемът непрекъснато прекъсва задачите ни, за да проверяваме пощенските си кутии.

Мигновени съобщения: WhatsApp съобщенията, месинджърът и т.н. са постоянно прекъсване и в повечето случаи те не са важни или спешни, но ние се занимаваме в ущърб на задачата, която правим.

Известия: Предимствата, които ни предоставят настоящите мобилни устройства, са безспорни, но научаването как да ги използваме добре в ежедневния ни живот е предизвикателство. Безбройните възможности за конфигуриране с известия от всички мобилни приложения могат да бъдат постоянен източник на разсейване, което непрекъснато прекъсва нашата работа.

Безкрайни срещи: В повечето случаи липсата на подготовка, организация и планиране кара срещата да отнеме много повече време, отколкото е необходимо, без да се добавя нещо ценно към резултатите или заключенията.

Липса на мотивация: Не винаги вършим работа, за която сме запалени и може да се изкушим да се разсеем или да се оправдаем, без да осъзнаваме, че тези разсейващи действия само забавят задачата и че тя остава в нашия списък със задачи, докато не стане твърде спешно да се направи да се отложи, а резултатът е ... посредствен.

Излишък на перфекционизъм: Оценяването на времето, необходимо за отделяне на дадена задача, не винаги е лесна задача. Ако попаднете в цикъл на преглед, подобряване, оптимизиране, попълване и т.н., това, което правите отново, е загуба на време ... в повечето случаи прекараното време не е пропорционално на направеното подобрение.

Причини за лошо управление на времето и решения

В действителност крадците на време са следствие от лошо управление на времето, но причините могат да бъдат групирани

Липса на организация ▶ ️

От съществено значение е да определите задачите, които трябва да бъдат изпълнени, за да ги планирате според вашите приоритети.

Без предварителна организация ще отделите твърде много време, за да разберете какво да правите по-нататък, какъв би бил правилният работен процес.

Липса на йерархия на приоритетите ▶ ️

След като успеете да организирате и детайлизирате списъка със задачи, които трябва да изпълните, ще разберете, че не всички от тях имат еднакво значение за целите, които преследвате.

Трябва да сте наясно с приоритетите си и да установите ред.

Липса на планиране ▶ ️


Следващият стълб, който трябва да вземете под внимание, е планирането: вече знаете кои са задачите, които трябва да изпълните, и техният приоритет, сега е моментът да ги планирате.

Разпределете времето и времето, необходимо за всяка задача, за да използвате ефективно времето и ще видите как можете да оптимизирате времето.

Инструмент за управление на времето: Матрицата на Айзенхауер

Предприемачите и собствениците на малък бизнес знаят, че управлението на времето е приоритет за генериране на растеж. Сега, как да управляваме времето си?

Ефективното управление на времето позволява по-малко стрес и по-добър растеж

Digh D. Eisenhower, 34-ият президент на Съединените щати и ключова фигура във Втората световна война, беше наясно с необходимостта да се управлява ефективно времето. Той измисли модел, известен като „матрица на Айзенхауер“, кутия на Айзенхауер или просто „матрица за управление на времето“.

Този модел на управление се състои от 4 кутии, които ни позволяват да оценим приоритетите и да оптимизираме управленския си капацитет.

Ключът към използването на този инструмент е способността да се коригира важността и неотложността на нещата. Спомням си фраза на Fito Cabrales, в която се казва „Спешното не винаги е важно“ Това е максима, която трябва да имаме. Трябва да знаете как да правите разлика между тези два параметъра.

Важните въпроси са тези, които изискват конкретно действие и които никой не може да направи вместо вас.

Спешни мерки са тези, които изискват бързи действия, за да бъдат ефективни.

Комбинацията от двете ще ни даде ясна представа за реда на нещата.

Като съвет, не се увличайте от външния вид и стреса, когато управлявате приоритетите.

Както винаги казват, горещите неща не изглеждат добре. Ето защо е необходимо да помислим малко как да структурираме потребностите за оптимизиране на отговора, въпреки че винаги има изключения.

Илюстриращо управлението на времето

Един от най-лесните начини за разбиране на теорията е прилагането на практически подход и аз да дам примери. Така че тук имате 4 случая, които трябва да поръчате във всяка от кутиите и след това моя подход.

  • Изпратете работен имейл с бюджет за клиента извън работното време на клиента.

  • Вижте 300 съобщения на група WhatsApp

  • Гасете пламъците в кухнята

  • Напълнете хладилника, който имате

Каква е вашата класификация? Имайте предвид, че важността и спешността са субективни и няма идеален отговор. Класирането ми от най-малкото до най-голямото значение би било по следния начин:

WhatsApp: Нито е спешно, нито важно, ако група има повече от 300 непрочетени съобщения, най-вероятно е от колеги. Познавайки тези групи, половината от съобщенията са варианти на "хахаха" Напълно за еднократна употреба.

Работен имейл: Важно е, разбира се, ако не изпратим бюджета, можем да останем без клиент, но това не е спешен въпрос, тъй като не сте навреме и няма да го прочетете до следващия ден.

Хладилникът!: Спешно е, трябва да имате храна у дома и да се организирате. Но не се притеснявайте, няма да гладувате. Винаги можете да поръчате или да скочите до ъглов магазин. Той е напълно делегируем (можете да направите покупката онлайн) или трябва да структурирате деня, за да можете да го направите.

Обадете се на пожарната !:Има ли нещо по-спешно и важно от гасенето на огъня? Бягайте, спрете да четете и се обадете на пожарната, преди да е станало късно.

Те са страхотни примери, но позволяват да се илюстрира разликата между всяко нещо, въпреки че тъй като те са субективни неща, всяко от тях ще има своята гледна точка. Не се притеснявайте, ако вашият приоритет не е потушаването на огъня.

Ето още едно представяне на матрицата на Айзенхауер, направено от meimpulso

Надявам се, че този полезен инструмент ви позволява да управлявате добре времето си и да съчетавате по-добре работата и личното.

Както винаги, оставете въпроси в коментарите и ще се видим в мрежите ?

Копирайтър, уеб анализатор и любител на Content Marketing и неговите предимства. Експерт по маркетингова автоматизация и комуникационни стратегии.