Както при много други процеси, начинът, по който се изготвя отчет за разходите, може значително да варира от една компания до друга. Но има и редица концепции, изисквания и аспекти, които се споделят в по-голямата част от случаите. Ние обясняваме тези основни моменти.
1. Какво представлява бележка за разходите?
Разходните листове или бележки са хартиени или цифрови документи, които работниците използват, за да уведомяват и искат възстановяване на разходите от тяхната компания за разходите, които са направили във връзка с работата си. Те обикновено се управляват от административния отдел. Това обикновено определя формата, методологията, правилата и информацията, необходими за оправдаване и адекватно управление на разходите по отношение на квотите.
Различните полета
Компаниите определят необходимите полета за обосноваване на разход в рамките на отчет. Основните полета, които могат да се считат за стандартни, са следните:
- Име на доставчика.
- Концепция за разходи.
- Количество.
- Дата.
Повечето компании създават и серия от допълнителни полета, за да получат повече информация и да подобрят управлението. Това могат да бъдат определянето на категории или центрове на разходите, свързани с всеки разход.
2. Инфографика: 7-те неща, които никога не бихте помислили за отчета си за разходите
От Captio поръчахме проучване от консултантската компания Sales Cloud Team, за да разберем как се използват от испанските компании разходните листове в управлението на пътуванията. В тази безплатна инфографика ще откриете, че изготвянето на отчет за разходите е много често срещана задача във всички компании.
3. Процесът на генериране на отчет за разходите
При изготвянето на разходните листове разграничаваме три ясно разграничени етапа:
Писането на бележката: Обикновено се извършва от служителя, който е направил разходите, като взема за справка фактурите или билетите, които е събирал.
Контрол/надзор на същите: Чрез одитор (вътрешен и/или външен) компанията проверява дали тези разходи са реални и спазват установените политики.
Включване на данните в общото счетоводство на компанията и други системи за управление: Последната стъпка се състои от прехвърляне на вече валидираните данни от отчетите за разходите към счетоводната система на компанията, за да се извърши по-късно възстановяване на разходите на всеки служител.
4. Изведени проблеми
Генерирането на разходни листове е много често срещан процес в повечето компании. Смята се, че 60% от компаниите имат до 20% от работниците, които редовно попълват този вид документи.
Управлението на разходните листове обикновено включва поредица от много често срещани и ясно идентифицирани проблеми:
Изготвянето на разходните бележки включва значително работно време, един час на месец средно на служител.
The качество от тази работа не добавя стойност или производителност към компанията.
По-голямата част от работниците възприемат производството на информационни листове като a тежка задача.
The измама при изготвянето на бележки е много обобщен и контролът му е неефективен, сложен и скъп.
5. Ограниченията на разходния лист на Excel
Един от най-използваните документи за отчета за разходите е разходният лист на Excel, тоест използването на този формат за отчета за разходите. Това е традиционният метод за цял живот, който донесе много предимства при управлението на пътните разходи. Макар че също е вярно, това включва редица важни ограничения.
Най-известният е неговият ръчно управление . Въпреки че е вярно, че разходният лист е цифров, работникът трябва да попълни разходния лист на Excel, да запази хартиените билети и да ги изпрати физически на лицето, отговорно за надзора.
С документацията в ръка това лице ще трябва да прегледа ръчно разходната ведомост и след това да пристъпи към нейното осчетоводяване, също ръчно. По този начин управлението му не се различава много от това, което би било, ако беше на хартия.
Друго важно ограничение е липса на гъвкавост. Дори и да се стремите да направите шаблон, който най-добре отговаря на нуждите на компанията, винаги може да има случаи или случаи, в които се нуждаете от по-гъвкав разходен лист, който позволява определени промени или адаптации.
Но промяната на един от тези разходни листове на Excel не е толкова лесна. Ако трябва да направите малка промяна, тя също трябва да бъде направена във всички шаблони на всички работници, иначе анализът и последващото управление ще бъдат трудни. И наличието на множество версии на работната сила в обращение води до увеличаване на грешките и проблеми с управлението.
Липсата на интеграция с другите системи на компанията и работните потоци е друга липса, която е очевидна в този модел. Ако отчетът за разходите не е интегриран с другите процеси на компанията, като счетоводство, управление на проекти или клиенти и т.н., управлението на разходите се превръща в изолиран процес. Това го прави по-неефективни, по-сложни и по-скъпи по отношение на времето, но и икономически.
6. Ключове за генериране на перфектен разходен лист
Вече е извършен анализ на различните етапи, които се намесват във веригата на подготовка, контрол и управление на разходните листове, както и на най-често срещаните проблеми. Сега можете да идентифицирате три основни клавиша за създаване на безошибочни, оптимални и ефективни разходни листове:
1) Определете цялостна политика на разходите и информирайте служителите.
Информацията е ключът към добре свършената работа и производителността. От служител не може да се изисква правилно да изготвя бележките си за разходите, ако не е бил предварително информиран правилно. Това може да стане чрез ръководства и добър комуникационен план за изискванията на компанията: поддържани концепции, фиксиране на капачки и др.
Трябва да се установи и правилният и конкретен начин за оправдаване на разходите, като се избягва изпадането в претоварване на данни. За да се избегнат недоразумения, недоразумения и измами, е от съществено значение да се дефинират по възможно най-пълния и изчерпателен начин политиката на компанията за разходи и надбавки, както в пътуванията, така и в други концепции.
2) Избягвайте вътрешни измами.
Според годишния доклад на Captio за въздействието на вътрешната измама върху управлението на разходите, 3 от 4 организации са обезпокоени от измами в рамките на своята компания. В допълнение, други проучвания изчисляват на 47% процента на служителите, които редовно надуват разходите си средно между 10 и 15 евро на месец.
Чрез добра комуникация със служителите на фирмените политики или, с други думи, правилата на играта, измамите, особено неволните измами, могат да бъдат избегнати до голяма степен.
По отношение на измамите, които служителят извършва съзнателно, това може да бъде избегнато, лесно и много ефективно, с помощта на някакъв специфичен софтуер за автоматизирано управление на контрола на разходите.
Използването на хартия и ръчното вписване на разходите, както по време на изготвянето на бележките от служителите, така и при техния контрол и включване в централното счетоводство, е процес, който се оказа неефективен и склонен към грешки. Поради тази причина за постигането на перфектен лист с данни е от съществено значение да се използва софтуер за мобилни устройства, който автоматизира процесите.
3) Автоматизирайте процесите.
За да се постигне добро управление на разходните листове е необходимо да се балансират и съотнесат две различни перспективи: тази на служителя, който ги генерира, и тази на компанията. Тази цел е много по-лесна за постигане по бърз и плавен начин в автоматизирана среда чрез специфичен софтуер за управление и контрол на разходите.
При този тип приложения е достатъчно да направите снимка на билетите и фактурите и системата се грижи за: идентифициране на данните, откриване на всичко, което не отговаря на параметрите на разходите на компанията (възможни измами) и дори автоматично включване на данните в общите счетоводна книга.
Оттам бележка за разходите не може да бъде валидирана, докато наред с други аспекти не бъде проверена достоверността на разходите, които съответстват на фирмените политики и са надлежно обосновани. Всичко това представлява страхотна инвестиция във време и ресурси.
Всяка компания има свои правила и изисквания, така че надзорните органи или одиторите да могат да дадат добро и следователно да бъдат възстановени на служителя. Като общо правило за всяко представителство или пътни разходи обикновено се вземат предвид следните изисквания:
Бъдете надлежно обосновани: За всеки един от разходите в концепцията за хранене, пътувания, подробности с клиенти и т.н., подкрепящ документ съответстващ (фактура или билет) най-малко с след основни данни: пълни данни от предавател от фактурата, концепция, дата и количество.
Спазвайте политиката и изискванията, установени от компанията: капачките и други условия, които подробно описахме в предишна точка, за всеки вид разход. Това е това, което е известно като разходна политика и затова е необходимо проверете ако всеки от концепции които се появяват в бележките се придържат към установени параметри и изисквания. Това може да включва, например, максимум 25 евро на човек за храна или капачка за подаръци или подробности с клиенти.
Доставка в рамките на посочения срок: Повечето компании имат фиксирани срокове или лимити за своите служители да представят съответните си отчети за разходите, които след надвишаване вече не подлежат на възстановяване. Следователно, друга от задачите на процеса на валидиране се състои от проверете Какво не се случва някакъв тип забавяне във времето.
Не подлежат на какъвто и да е вид нередности: Необходимо е също така да се установи дали, доброволно или чрез проста липса на знания или непознаване на политиката на компанията, е извършена някаква нередност: прекомерни разходи, покупка на артикули, които не са допуснати, покани за хора, които не са свързани с компанията, разходи, които не са свързани с маркетинговия отдел, връзки с обществеността или търговската сила, недостатъчни или закъснели подкрепящи документи и др.
Липсата на ресурси или достатъчно време в много компании се превръща в непълна, неефективна и недостатъчна проверка на отчета за разходите. За необходим е правилен анализ и валидиране на пътните и представителните разходи са дадени редица фактори:
Достатъчно време за да свърши работата.
Пълнота от ръководителя или одитора.
Нокти ясни насоки и политики за харчене, добре подробни и познати на служителите.
The използване на конкретно компютърно приложение управление на разходите, което позволява автоматизиране на генерирането и контрола на бележките.
7. Предимства на разходния лист 3.0
Днес все още има много неефективност при различни ръчни процеси при управлението на отчетите за разходите, като различни хора и отдели, които се занимават с физическа документация, се намесват, генерирането на инциденти в процедурата е все още относително често срещана тенденция. Дигиталното управление на този тип процедури дойде, за да реши голяма част от проблемите.
В голяма част от фирмите мобилността на техните работници за изпълнение на техните функции включва значителен обем на разходите за компанията, не само в парично изражение, но и в броя на задачите, които трябва да бъдат изпълнени за правилното им управление. За да се увеличи тяхната ефективност, приемането на цифрови процеси значително подобри съществуващата ситуация.
Извършване на грешки и улесняване при тяхното коригиране: Всички ръчни процеси имплицитно носят възможност за допускане на грешки (цифрови, четене и т.н.) или загуба на документи, които при дигитален процес са по-лесно избежими поради механизация. Или поправими, в случай че се появят.
Намаляване на натоварването за административния отдел: Друго ясно предимство, което възниква, е намаляването на времето, отделено от отделите, отговарящи за управлението на тази операция. Те обикновено са човешки ресурси или администрация. Или понякога няколко от тях са някак замесени.
Поддържане на постоянен запис за тях: За разлика от ръчните записи на фактури, постоянният запис на фактурите може да се поддържа по-лесно с цифрово управление. С много по-лесна достъпност за потребителите, които се нуждаят от нея. Това също е в съответствие с изискванията, поискани от публичните администрации, които често изискват различни подкрепящи документи от компании, свързани с процедури, получени от данъци или други формалности.
Надзор на всички участници в процеса: В компаниите с определен размер е обичайно процедурата по разход да се контролира от различни отдели и хора. Или обикновено във всички разходи, или спорадично само за определени случаи. В този смисъл цифровият процес значително улеснява процеса, тъй като напредъкът на настоящите технологии ускорява този достъп до всяка заинтересована страна.
Гъвкавост: едно от основните предимства на това развитие на традиционния разходен лист е гъвкавостта, която го характеризира. Тоест тя се адаптира към нуждите на компанията, решавайки споменатите по-горе проблеми поради липса на това.
Дигитализация: с помощта на софтуер за управление на пътни разходи е реализиран 100% дигитален процес, т.е. от край до край. Освен това използването на хартия приключва в случай, че решението бъде одобрено от AEAT, тъй като цифровото копие е валидно за всички правни цели. По този начин се постига 100% цифров отчет, надзор, одобрение и отчитане на разходите.
Интеграция: една от добродетелите на това ново поколение разходен лист 3.0 е интеграцията със счетоводната система, ERP, HR софтуер и др. По този начин се постига напълно обединен управленски поток, който несъмнено добавя ефективност към процеса.
Интелигентност на данните: друга от силните страни на разходния лист 3.0 е възможността за получаване на данни и от там получаване на ключова визия за целия процес на управление на пътните разходи, която ще ни позволи да вземаме стратегически решения в това отношение.
По-добра комуникация: Разходният лист 3.0 осигурява плавна комуникация на докладчика и надзорния орган по разходите. Работникът може да има видимост на състоянието на прегледа на своите разходни бележки, а в случай на съмнения, ръководителят може да се консултира с репортера относно разходите, които е предал.
8. Окончателният инструмент за управление на отчетите за разходите
Captio ви позволява да превърнете управлението на бележките за разходи в бърз, бърз и ефективен процес. Всичко започва с генерирането на разходи от мобилен работник. Благодарение на Captio можете да снимате билета едновременно от вашия смартфон, така че софтуерът да обработва документа автоматично.
От една страна, автоматичният четец на символи (OCR) извлича цялата информация без необходимост от намеса на ръчен работник; от друга страна, извършеното залавяне е хомологирано от Данъчната агенция, така че законно замества оригиналния подкрепящ документ. По този начин работникът не трябва да пази оригиналния билет, който често се губи, поврежда, изтрива.
Когато иска да представи отчета си за разходите, работникът просто трябва да избере билетите, които иска да докладва от вашия мобилен телефон или от вашия компютър . Captio ще генерира автоматично разходния лист и ще го изпрати на лицето, което трябва да го контролира. Толкова просто!
Що се отнася до надзора, той няма да бъде затрупан с получаването на стотици или хиляди хартиени билети, изпратени от всички работници, които трябва да бъдат прегледани, одобрени, осчетоводени и подадени един по един. С получаването на разходния лист в Captio ще имате алармена система, която ще ви уведоми, когато билетът не отговаря на установените политики за разходи. Преглед на стотици разписки и одобрение на бележки за разходите може да се направи само с няколко щраквания, спестявайки часове и часове работа.
Дигитализираните копия на бележките и подкрепящите документи са запазени на облака , така че няма нужда да ги подавате, въпреки че те винаги са достъпни лесно и бързо. И Интеграция на Captio с другите системи или процеси на компанията спестява време и ресурси при задачи като финанси или счетоводство.
и открийте всички предимства!