Класификационната таблица е основен инструмент в архивите, тъй като служи като основа за изпълнение на останалите архивни задачи: описание, оценка, възстановяване, разпространение и др.

класификационна

Можем да го определим като a класификационен индекс въз основа на документални серии на нашата компания или организация.

Класификационната таблица отразява по йерархичен и логичен начин функциите и дейностите на нашата компания. Той съдържа всички документални поредици, създадени и управлявани от нашата организация, независимо от тяхната подкрепа (фотографска, хартиена, електронна и др.) И тяхната хронология.

Което е a документална поредица? Можем да кажем, че документалната поредица е резултат от извършване на една и съща дейност за определен период от време, тоест те са документи с един и същ формат, които се генерират хронологично.

Например документите, възникнали при наемане на работници, образуват поредицата „лични досиета“. Други примери за документални серии са: фактури на клиенти, фактури за доставчици, протоколи от борда, годишни счетоводни книги, счетоводни книги, проекти, ведомост за заплати и др. Някои документални поредици се генерират във всички компании, а други не, тъй като те зависят от извършените дейности.

Класификационна диаграма улеснява търсенето, като е единна класификация, която включва всички фирмени документи, което избягва дублиране и прекъсване на връзките при консултация с произхода на компанията и по време на извличане на информация. Както добре позволява да се знае контекстът, в който се създава серия и връзката й с други сериали.

В класификационната таблица всички документални поредици са кодирани и йерархично организирани в категории, вариращи от общи до специфични. Това кодиране може да бъде азбучно, цифрово или буквено-цифрово и трябва да бъде изключително за всяко ниво на нашата таблица.

Освен това този код трябва сам да предоставя информация за категорията и поредицата. По този начин се улеснява контролът и възстановяването на документите, като се използва един и недвусмислен критерий.

ТИПОЛОГИЯ НА ТАБЛИЦИТЕ ЗА КЛАСИФИКАЦИЯ

Има няколко типа класификационни таблици:

  • Органично: отразява организационна структура на организацията, възпроизвеждане на нейните услуги, секции, административни звена, отдели или офиси.
  • Функционални: те се основават на анализа на функции или дейности на компанията, Те не трябва да съвпадат с органичната му структура, тъй като отдел може да извършва повече от една дейност. Това обикновено е най-ефективният тип, тъй като е по-гъвкав и стабилен от органичния, тъй като по-добре подкрепя промените, които могат да възникнат в траекторията и вътрешната организация на фирма или институция.
  • Органично-функционални: те са най-често срещаните и както показва името им, те са a смес между органичната и функционалната системи. При този тип картини най-общите категории са продуциращите органи или субекти, а документалните поредици висят от тях.
  • По теми: отразява съдържание или предмет на документите.

Когато избираме една или друга система, трябва да изберем тази, която най-добре отговаря на нашата компания. За това е необходимо да се вземат предвид елементи като стабилността, обективността и естеството на документите и административните процеси.

По-голямата или по-малката йерархия, тоест съществуването на повече или по-малко нива и поднива, ще зависи от нашите нужди.

Класификационната таблица трябва да бъде гъвкав документален инструмент, отворен за промени.

Ето няколко примери на класификационни таблици, с които можете да се консултирате в Интернет:

ХАРАКТЕРИСТИКИ НА КЛАСИФИКАЦИОННИТЕ ТАБЛИЦИ

За да бъде ефективна, класификационната таблица трябва да отговаря на следното характеристики:

  • Той трябва да събира всички документални поредици, генерирани от компанията, независимо от тяхната хронология и подкрепа.
  • Класификацията трябва да бъде проста, за да се използва от целия персонал на компанията.
  • То трябва да бъде ефективно по начин, който гарантира и улеснява извличането на информация.
  • Трябва да е гъвкав. Това означава, че трябва да позволи включването на нови документални поредици и да се адаптира към възможни промени във вътрешната организация и дейности на компанията, без да е необходимо да се променя цялата таблица.
  • Имайте няколко подразделения, тъй като свръх класирането увеличава объркването, погрешната класификация и разочарованието сред потребителите.
  • Опитайте се да не включвате раздел „Разни“, защото това затруднява възстановяването по-късно.
  • Създайте система за кодиране, която идентифицира различните класове или категории и документалната поредица. Такова кодиране само по себе си трябва да бъде достатъчно за предоставяне на информация за документите. Този код може да бъде цифров, азбучен или смесен.

The заглавие на всеки раздел или подраздел трябва:

  • Бъдете представителни за класификационната система, прилагана към документите.
  • Огледално съдържание на документите, които групирате.
  • Бъдете съставени от думи, които имат информативен характер.
  • Бъдете кратки.
  • Бъдете изключителни, така че едно и също заглавие да не се използва в два различни раздела или подраздела.

КАК ДА СЪЗДАДЕМ КЛАСИФИКАЦИОННА КАРТА?

Трябва да сме наясно, че тази задача ще ни отнеме много часове работа, но не трябва да се обезсърчаваме, защото резултатът си заслужава. Тази работа ще ни помогне да идентифицираме документалната поредица на нашата компания и можем да я използваме като основа за постигане на добра организация и поддръжка на нашата документация.

Както вече коментирахме, разработването на класификационна схема изисква добро разбиране на организацията, дейностите и функциите на фирмата или институцията. За това ще използваме организационната схема на компанията, нейните работни процедури, директни интервюта с всички членове на организацията, библиография, законодателство и др.

Следвайте стъпки:

  1. Идентифицирайте отделите или офисите, които съставляват нашата организация. За това можем да направим справка с организационната схема на компанията, където са отразени нейната йерархична структура и връзките в нея.
  2. Познайте функциите и дейностите на всеки от отделите. Анализът на функциите ще позволи да се познаят различните дейности, разработени във времето, които се отразяват в писмен вид, пораждайки документалната поредица. За да установим функциите, ще проучим документите и организацията на компанията. Международният стандарт ISDF е добър инструмент за описание на тези функции.
  3. Идентифицирайте документалните серии, които всеки отдел генерира и/или управлявайте, и ги опишете, за да знаете в детайли кой ги управлява, ако са файлове, от какъв тип документи са съставени, както и всички други данни от интерес, които ни помагат да знаем и дефинираме тях.
  4. Изберете типа класификационна схема, която ще разработим: органична, функционална или смесена.
  5. Изберете типа кодиране: цифрово, азбучно или смесено.
  6. Пристъпете към бизнеса и създайте класацията.

Някои препоръки важно:

  • Заглавията на нашата таблица трябва да са представителни и предоставят сами информация за документацията, към която се позовават.
  • По-добре не повтаряйте заглавия, дори да са в различни категории, за да се избегне объркване при класифицирането и извличането на документи.
  • Не е препоръчително да включвате раздели на „Разни“, тъй като в крайна сметка те се използват като чували, където отиват всички документи, че не е известно под коя позиция да се класира, факт, който силно възпрепятства тяхното последващо възстановяване.

Както можете да видите, необходимо е само да бъдете изчерпателни и да имате търпение, когато събирате информация за документацията, генерирана от дейността на нашата компания. За това е от съществено значение сътрудничеството на всички работници.

Направих a инфографика който обобщава всичко изложено в този пост. Можете да се консултирате с него в следната връзка Инфографика: Какво представлява класификационната таблица и как да го направите?

Надявам се тази публикация да е била интересна и полезна за вас. Има ли вашата компания вече класификационна таблица?