Информацията играе много важна роля в конкурентоспособността на компаниите и в областта на иновациите. Ето защо е жизненоважно да разполагате с надеждна и актуализирана информация в точното време. Това ще помогне на компаниите да вземат по-ефективни и печеливши решения.
В бизнес средата се обработва много информация от различни области, които можем да класифицираме в:
- Екологични или външни, което е информацията, която постъпва във фирмата от околната среда. Тази група включва културна, научна, техническа, икономическа, правна, политическа, социална, демографска и информация за природните ресурси. Предоставя информация за икономическия или социалния сценарий, като помага да се определят рисковете и възможностите за компанията.
- Вътрешен: това е, което се генерира и разпространява в самата компания, благодарение на нейните работници. Тя позволява да се определят силните и слабите страни на организацията. Много е важно да използвате инструменти, които ви позволяват да съберете цялата тази информация, така че всички членове на организацията да могат да я споделят и да имат достъп. Един добър начин за управление е чрез интранета на компанията, улеснявайки нейната плавност и избягвайки дублиране.
- Корпоративни Тя е тази, която напуска компанията в чужбина и следователно е свързана с имиджа, който предлага на доставчиците, клиентите и околната среда като цяло. Освен това ви позволява да предоставяте полезна информация на общността, към която принадлежи организацията. Този тип информация е много важна, тъй като мнението на околната среда за компанията ще зависи от нея.
С толкова много информация е много важно да имате добро управление на документи и добре организиран файл.
Благодарение на това, компанията може бързо да получи достъп до надеждна, законна и актуална информация. Какво ще ви позволи да вземате добри решения, които гарантират рентабилността на компанията. Също така ще бъде полезно да се изправим пред възможни правни спорове, които могат да възникнат с клиенти и доставчици.
КАКВО ДОПУСКА ДОБРО ОРГАНИЗИРАН ФАЙЛ?
Доброто управление на документи и добре подреденият файл осигуряват много конкурентни предимства на компанията, като например:
- Нека документите да се генерират и управляват от компанията по всяко време.
- Бърз достъп до документи и информацията, която те съдържат.
- Намалете нивото на несигурност при вземането на решения при ежедневното управление на компанията.
- Спестете разходите, произтичащи от времето и персонала, използвани за търсене на неидентифицирана документация, по ясен и недвусмислен начин.
- Намалете разходите за поддръжка и управление на документацията.
- Оптимизирайте пространството в съоръженията.
- Имайте ясни насоки за документите или записите, които трябва да се водят и тези, които могат да бъдат унищожени като ненужни.
- Контролирайте достъпа до документация, като гарантирате, че поверителните данни са поверителни.
- Недвусмислено идентифицирайте остарелите копия и документи, като поддържате оригиналните документи добре охранявани.
АРХИВИСТИЧНИ ИНСТРУМЕНТИ
Някои от най-важните инструменти, които помагат за доброто управление на файлове, са:
- Класификационна схема: адаптира се към организацията, която представлявате. Той помага да се идентифицират всички документални серии и да се унифицират критериите за класификация. Не е необходимо да е сложен или да има твърде много нива.
- Жизнен цикъл на документа: това е документ, който включва цялата документална поредица, управлявана от компанията, както и нейната документална траектория (описание, кой я генерира, трансфери, изселване и др.).
- Писмени и актуализирани процедури за класификация и подреждане, изваждане, прехвърляне и др.
- Опис с поредицата и файловете, които съставляват нашия файл, и посочва тяхното местоположение.