Тези червени цифри, които ни казват, че имаме 223 непрочетени имейла, когато се върнем от почивка, са източник на безпокойство и могат да направят връщането в офиса още по-трудно. Лошото управление на нашата електронна поща може да доведе до голяма загуба на време и дори до някакво друго разочарование за този много важен имейл, който беше заровен между спам съобщения и който никога не сме чели.

входящата

Спряли ли сте да броите колко време губите да проверявате и актуализирате имейла? 14% от общото производствено време на работния ни ден, според годишното проучване на управлението на времето в работата на градския съвет на Барселона, проведено от WorkMeter. Проучване от 2012 г. на глобалната консултантска компания McKinsey удвоява този процент и гарантира, че професионалистът прекарва 28% от деня си в четене и отговор на имейл.

Най-лошото е, че експертите уверяват това Повечето съобщения, които запълват нашите пощенски кутии, не са от съществено значение за изпълнението на нашата работа. Това са някои трикове, които могат да ви помогнат да се справите с бомбардирането на работни имейли по най-добрия възможен начин.

ПОЧИСТВА И ДЕЗИНФЕКТИРА

Входящата ви поща е още един работен инструмент, а редът и чистотата са също толкова важни, колкото и на истинското ви аналогово бюро. Без план за почистване натрупването на имейли ще продължи да расте неустойчиво. След четене онези, които няма да са необходими за по-нататъшни действия или не се нуждаят от отговор, могат да бъдат премахнати или архивирани, за да изчистят възгледа ни за отвличане на вниманието и да освободят място за тези, които се нуждаят от нашето внимание.

Проверката и изпразването на папката с нежелана поща също е важно, за да се отървете от възможните вируси, които дебнат за невероятно щракване в сянка.

ОТДЕЛЕТЕ И ОРГАНИЗИРАЙТЕ

Повечето имейл услуги предлагат възможност за разграничаване на множество пощенски кутии, създаване на папки и филтри и използване на етикети за класифициране на имейли. По този начин спестяваме време, като отделяме например съобщенията, които са адресирани лично до нас, от тези, които са част от масивна търговска кампания или известия от социална мрежа.

Идеалното за продуктивно управление е да се направят няколко папки. В зависимост от работните темпове, в един можете да запишете имейли, които се нуждаят от отговор през деня, в друг тези, които са по-малко спешни, а в други тези, които трябва да прегледате, но не се нуждаете от отговор. Можете също да използвате цветните етикети, за да ги класифицирате по теми като околна среда, новини, финанси ...

Има възможност за създаване на персонализирани филтри, например, че всички имейли от вашия шеф са групирани в една и съща папка или блокират определени податели, които са твърде настоятелни.

ИЗТРИВАНЕ НА ИЗВЕСТИЯ

Изследване на Университета в Мичиган, публикувано в края на 2018 г., което изследва психологическото въздействие на разсейването, причинено от имейлите върху лидерите, твърди, че проверката на имейлите по-рядко може да помогне да се подобрите като шеф. Ако видите ново известие и не можете да устоите да се консултирате, може би трябва да деактивирате известията, които не са наистина спешни или полезни.

На всеки два до три прекъсвания намалява производителността и също влияе на нашето настроение и производителност, според проучване на TNS Research за Hewlett Packard Labs. Резултатите гарантират, че половината от работниците отговарят на имейл в рамките на един час след получаването му, въпреки факта че толкова бърза реакция често не е необходима. Когато отговаряме на съобщение, трябва да сме наясно, че това действие вероятно ще задейства получаването на още един или два имейла.

За всичко това премахването на уведомленията за маловажни и установяването на ежедневни часове за консултации е добър начин за управление на настъпленията, които правите по имейл, приоритизиране на задачите и задаване на ограничения.

Отписване

Колко съобщения изтривате неотворени? Знаете ли, че дори и да не ги отпечатате, имейлите също замърсяват? Използвайте съзнателно пощата и се отпишете от търговските бюлетини, които не четете, или промоциите на марки, които не използвате, и си спестете времето за неподходящо четене. Колкото повече оптимизирате входящата си поща, толкова по-ефективни ще бъдете в работата си.