Всеки ден те са написани около 269 милиарда имейла по целия свят, от които повечето са част от ежедневната работа. Все още обаче има много потребители, които продължават да правят същите грешки, когато пишат тези официални имейли, причинявайки недоволството на получателя, тъй като текстовете, в които липсва учтив стил, типичен за вида на връзката между подателя и получателя, се считат за проява на липса на професионализъм и в същото време унищожават продуктивността на този, който получава посланието. В проучване на американския изследовател Ерик Хорвиц е гарантирано, че след получаване на този тип писмена комуникация, човек отнема средно до 15 минути, за да се концентрира напълно върху дейността, която е правил.

измери

  1. Как да напиша имейл по професионален начин?
  2. Структура и съдържание на професионален имейл
    1. Първа стъпка: въпросът
    2. Втора стъпка: заглавието
      1. Каква е степента на формалност, към която да се придържате?
      2. Как да поздравя получателя?
      3. Кого да поздравя първо?
      4. Какво да направя, ако не знам пола на получателя?
      5. Какви препинателни знаци придружават заглавието?
    3. Трета стъпка: въведението
    4. Стъпка четвърта: тялото
    5. Стъпка пета: заключението
    6. Стъпка шеста: Сбогом
    7. Стъпка 7: подписът
    8. Осма стъпка: прикачени файлове
  3. И така, да: пример за професионален имейл
  4. Как да напишем имейл добре: какво е и какво не е подходящо?

"Установихме, че участниците са прекарали средно близо 10 минути на превключватели, причинени от сигнали, и са прекарали средно още 10 до 15 минути (в зависимост от вида на прекъсването), преди да се върнат към фокусирана активност върху нарушената задача."

Въпреки че е още по-досадно, когато имейлът е зле написан, има хаотична и разединена структура или е просто без значение. За да избегнете неправилна стъпка в този много повтарящ се метод на комуникация, има някои насоки, които трябва да се вземат предвид.

Имейл със собствен домейн

Накарайте бизнеса си да говори сам за себе си с персонализиран имейл адрес и собствен домейн!

Как да напиша имейл по професионален начин?

Отговорът е прост: предварително да се погрижите и да размислите. Получателят е лесно да оцени професионализма и внимателността на подателя, ако имейл е съставен правилно, което е особено полезно в професионалния свят, въпреки че отнема повече време за съставянето му. Винаги пишете имейлите си кратък и не забравяйте, че текстът трябва да бъде информативен и трябва да изпратите a ясна структура. Посочете причината за имейла и помогнете на получателя да разбере от какво се състои.

Хубавото е, ако кратко два пъти добре. Важно е да напишете посланието си лаконично, без да пренебрегвате формите на учтивост. Трябва възможно най-кратко, тъй като чрез намаляване на текста се ограничава до изразяване на същественото и по този начин улеснява читателя да извлече най-важната информация. По същия начин и двете страни прекарват по-малко време, тъй като подателят пише по-малко и получателят не отнема толкова време, за да прочете.

Можете да спестите още повече време, като не пишете ненужни имейли, които са често срещани в тези три ситуации:

Колкото и да е важен краткият и кратък характер на текстовете, написани в имейлите, е учтивост и формалности прилагани за тях, особено в професионалната обстановка. Включването на официален адрес не струва нищо, моля, попитайте, благодарете и кажете сбогом правилно и въпреки че тези насоки се избягват по-често от необходимото, те все още са високо ценени през 21-ви век. Когато изпращате имейл, има причина за това: вие питате за информация, искате да зададете среща или просто искате получателят да вземе предвид изпратената информация, особено ако вие отговаряте на съобщение. Ето защо се препоръчва да се обърне внимание на характеристиките на този тип текст, тъй като те увеличават шансовете получателят да приеме съобщението сериозно и да реши да отговори.

8 основни правила за добро писане на имейли:

  1. Изберете убедителна тема
  2. Използвайте подходящо заглавие
  3. Споменете най-важната информация в началото
  4. Представя съдържанието по компактен и структуриран начин
  5. Използвайте списъци и подчертавайте съдържание, за да поддържате по-лесно четене
  6. Изберете последователен размер и стил на шрифта
  7. Завършете имейла си с подходящо сбогом
  8. И накрая, добавете вашия имейл подпис и прикачени файлове

Структура и съдържание на професионален имейл

Подобно на писмата, имейлите също следват определена структура. Тъй като читателите могат да го разпознаят, трябва да организирате съдържанието на тези „цифрови писма“, както се очаква и по този начин да улесните получателя да поддържа общ преглед на текста.

Първа стъпка: въпросът

В началото на всеки имейл е темата, предназначена да предаде на читателя кратко темата на съобщението. Въпреки важността си обаче, той често се забравя. За разлика от пощенската поща, при имейл трафика субектът се вижда директно във входящата поща, което е много полезно, като позволява на получателя да определи неотложността на съобщението, както и да търси или сортира получените съобщения. Ето няколко примери заподходящи въпроси:

  • Среща: Баланс на месеца/03.03./10: 00
  • Коучинг: специализирани услуги
  • Резюме на срещата на 7 април
  • ИТ информация: XY актуализация на софтуера

С тези примери читателят може да разпознае темата, която трябва да бъде обхваната в тялото на съобщението. Освен това по въпроса можете също да знаете спешността на получената информация.

Следователно НЕ се препоръчва да пишете тема, която не се фокусира върху темата на текста, е прекалено дълга или показва пасивно агресивно съобщение:

  • Спешно. (Би имало смисъл да се уточни какво е толкова належащо.)
  • Искане (За предпочитане посочете искането.)
  • Имах няколко въпроса относно срещата от миналия петък в хотела (особено при смартфоните темата е много намалена, поради което се препоръчва да попитате по-кратко)
  • Re: Бизнес обяд (Понякога от имейл с конкретна тема той се предава на друг, който няма нищо общо с показаната тема. Важно е в тези случаи темата да бъде модифицирана. Ако вече не се говори за фирмена вечеря, но на възлагането на задачи в даден проект, темата трябва да бъде променена, за да улесни търсенето и класификацията в бъдеще.
  • Сигурно е така? Изобщо не е добра идея да критикувате директно, тъй като получателят ще заеме защитна позиция и няма да приеме отправената критика. Всъщност електронната поща не е подходящото средство за комуникация, за да издава разочарование, за тази по-добра комуникация лице в лице.

В Имейл маркетинга много енергия отива за формулиране на теми, които грабват вниманието на получателя. С помощта на A/B тестове и различни статистически данни се прави опит за оптимизиране на скоростта на отваряне. Въпреки че е известно, че професионалните имейли обикновено нямат бизнес цел, подателите им очакват съобщението да бъде отворено и прочетено. Ето защо е важно да положите усилия и да напишете тема, която привлича читателя.

Втора стъпка: заглавието

Заглавката показва формула за поздрав, която, наред с лечението на получателя, показва по-голяма или по-малка степен на учтивост по отношение на него. Въпреки че е много кратък ред, има много съмнения, които могат да възникнат при написването му:

Каква е степента на формалност, към която да се придържате?

По-добре да прекалите, отколкото да спестите. С други думи, по-добре е да бъдете твърде официални, отколкото да проявявате някаква степен на грубост в съобщението. Ако искате да залагате от сигурната страна, можете да използвате формулировка"Уважаеми Господине или Госпожо:", особено ако се обръщаме към неизвестно лице или с по-висока позиция. Има по-учтиви поздрави в случай на религиозни или държавни власти. Ако, от друга страна, имате по-близки отношения с получателя, можете да започнете с формула за поздрав като „Добро утро.“, „Уважаеми (име на получателя):“ или просто „Здравейте, (име на получателя): ”, Последната формула е малко по-неформална.

Как да поздравя получателя?

В рамките на официалните поздрави има различни варианти в зависимост от връзката между подателя и получателя, както и от контекста, в който писмото се изпраща онлайн. Ако, както е посочено по-горе, се използва традиционният начин, ние откриваме следните възможности.

  • Уважаеми г-н/г-жо (фамилия):
  • Уважаеми господине/госпожо (фамилия):
  • Уважаеми директор:
  • Уважаеми проф. Наваро:

Отново, степента на формалност, включена в писмото, ще повлияе на вида на използвания поздрав и лечението на получателя. Не забравяйте таксите на всеки от тях, които трябва да бъдат посочени в подходящите случаи.

Кого да поздравя първо?

Ако има няколко получатели на пощата, трябва да се обърнете към всички тях. В случаите, в които съобщението не е адресирано до конкретно лице, а по-скоро до компания или един от нейните отдели, се използва формулата „Уважаеми господа/наши (ако има двама или повече податели)“. Но какво, ако знаем имената им, в какъв ред трябва да бъдат написани? Като общо правило хората се назначават въз основа на длъжността им във фирмата и ако са на същата длъжност, те се подреждат по азбучен ред. Логично е, че вътрешните насоки на всяка компания или личните предпочитания могат да се различават и следователно следват друга поръчка.

Какво да направя, ако не знам пола на получателя?

Може да се случи така, че понякога да знаем само фамилиите на човек или този човек има двусмислено име, преди което е много трудно да се определи дали получателят е мъж или жена. След това трябва да се извърши малка детективска работа, като се посети фирмената страница или определени социални мрежи, за да се установи самоличността на събеседника, тъй като грешното лечение може да накара получателя да реши да игнорира съобщението. Дори ако е необходимо, особено в големите компании, може да бъде много полезно да попитате отдела за човешки ресурси. Ако обаче след тази изследователска работа не са получени очакваните резултати, ще е необходимо да изберете неутрална формула „Уважаеми господа/наши“ или да разделите „Уважаеми господине/фамилия на получателя“.

Какви препинателни знаци придружават заглавието?

Традиционно две точки(:), след което започнете да пишете на следващия ред с главни букви. Ако обаче е самоизключително изречение, пиши точка(.).

  • Уважаема госпожо Гарсия:
    Благодаря ви много за бързия отговор.
  • Здравейте.
    Преди всичко бих искал да ви благодаря за конференцията, която проведохте миналия понеделник.

Трета стъпка: въведението

Преди да въведете темата, е необходимо да направите въведение, което обаче, трябва да е много кратко Не е предназначено да губи времето на получателя или на самия редактор. В зависимост от ситуацията има различни възможности:

  • Благодаря ви за имейла, в който общувате ...
  • Как мина празниците?
  • Преди всичко бих искал да ви благодаря за конференцията, която проведохте миналия понеделник ...
  • Благодаря ви много за бързия отговор.
  • За мен е удоволствие да знам, че ....
  • Пиша ви по повод ...

Въведението има функцията да повиши готовността на получателя да чете пощата внимателно, преди действително да се захване с бизнеса. За това обикновено се включват коментари или въпроси от по-личен характер и се препоръчва избягвайте много стандартизирани изрази. Ако получателят току-що е пристигнал от отпуск или болничен, попитайте за това, тъй като това ще се тълкува като проява на интерес. Въведението обаче служи също така, както подсказва името му, да представи темата, която ще бъде обсъдена (пиша ви по повод ...).

Стъпка четвърта: тялото

Това е основната част от имейла, в която информацията се споделя в компактен и структуриран. Винаги трябва да се има предвид, че читателят трябва да може бързо да прочете съдържанието и да го разбере, за което се препоръчва:

За да напишете добре структуриран имейл, трябва да сте ясни, преди да започнете да пишете организацията на точките, които ще бъдат обсъдени, в противен случай може да се създаде непоследователен текст с излишна информация.

Стъпка пета: заключението

Когато пишете имейл, не можете да забравите да включите заключение акорд което привежда читателя в действие или осигурява положително усещане. Няколко примера:

  • Моля, не се колебайте да се свържете с нас за всякакви въпроси.
  • Очакваме с нетърпение да се срещнем с вас на следващата среща.
  • Можете да намерите повече информация за въпросния продукт на нашия уебсайт.
  • Предварително Ви благодарим за вниманието и с нетърпение очакваме да се обадите много скоро.
  • Желаем ви приятен уикенд.

Формулата „надяваме се да се чуем скоро“ често се появява често в тези видове комуникации. Трябва обаче да се има предвид, че в зависимост от контекста, в който получателят може да бъде разстроен, тъй като съобщението очаква реакция от него, без всъщност да даде одобрението си в това отношение.

Стъпка шеста: Сбогом

Сбогуването е толкова важно, колкото и заглавието, тъй като отново може да повлияе на образа, който читателят създава на подателя. Ето защо правилата на учтивостта, типични за този тип комуникация, не могат да отсъстват, без да се налага да се използват архаични или прекалено формални формули. Най-често срещаните довиждания са:

  • Искрено Ваш,
  • (С най-добри пожелания) получи сърдечен поздрав.
  • (Много) искрено/сърдечно,
  • Поздрави,

Въпреки това, в зависимост от вътрешните насоки на всяка компания, могат да се използват повече лични съобщения, които не са толкова стандартизирани:

  • Желая ви добър ден.
  • Благодаря за вниманието.
  • Насладете се на празниците.

Проблемът за това как да постигнете сбогом често възниква сред писателите на имейли и писма. Истината е, че макар да няма универсално правило, някои институции, като Fundéu BBVA, препоръчват някои специфични употреби на запетая, период или липсата им.

Стъпка 7: подписът

В края на цялата търговска поща е подписът на подателя, предназначен да добави повече информация или информация за контакт, като телефон, факс или работа. Ето защо не е мястото да включвате мотивационни фрази или лични лозунги. Тъй като те имат същата валидност като търговските писма, подписът на тези имейли трябва да включва следните полета:

  • Име и фамилия
  • Телефонни номера (стационарни и мобилни)
  • Имейл адрес
  • URL на уебсайта
  • Връзки към профили в социалните мрежи

Освен това може да се добави фирменото лого, въпреки че трябва да се има предвид, че някои потребители на имейли блокират изображенията от съображения за сигурност. Поради тази причина се препоръчва да проверите дали форматът на подписа все още е адекватен, в случай че изображението не се появи в логото.

PS: Послеписът принадлежи към времето, когато писмата все още са били писани на ръка или тип. Ако авторът на писмото, след като е написан, иска да добави нещо друго, той прибягва до това решение, за да избегне да се налага да пише отново писмото. Въпреки това, в случай на имейли, тази бариера изчезва, тъй като е възможно да редактирате съобщението, преди да го изпратите толкова пъти, колкото искате, следователно приписването е безсмислено и следователно е за предпочитане да се намали тяхното използване.

Осма стъпка: прикачени файлове

Изпращайте прикачена информация само когато е строго необходимо и се опитайте да поддържате размера на файла възможно най-малък (препоръчва се размер от 5 MB). Мястото за съхранение на входящата поща е ограничено, така че е разбираемо, че получателят се ядосва, ако сървърът е блокирал влизането на други имейли поради други неподходящи изпратени прикачени файлове. Освен това имайте предвид, че много от тези съобщения се четат извън работното място на устройства с по-малък капацитет. Така че мобилните телефони почти не изтеглят, ако могат, много големи файлове. Разбира се, ако е необходимо, необходимите файлове трябва да бъдат изпратени или връзка към мястото за съхранение, където се намират. Ако прикаченият файл е документ, PDF форматът е за предпочитане пред всеки формат на Office, тъй като това гарантира, че представянето на данните е адекватно.

Имейл със собствен домейн

Накарайте бизнеса си да говори сам за себе си с персонализиран имейл адрес и собствен домейн!