Разходите, които служителят генерира при изпълнение на професионалните си задачи на място, различно от обичайната му работа, са известни като пътни или бизнес разходи. В тази статия ние отговаряме на някои често срещани въпроси, свързани с особено често срещани понятия в рамките на бизнес пътните разходи.
1. Основни понятия
Какво е диета?
Диетата е икономическата сума, която компанията отделя за покриване на разходите, свързани с издръжката и престоя, който служителят има по време на пътуване за работа. В много случаи диетата представлява групиране на понятия, които по принцип покриват направените разходи. Компанията плаща фиксирана сума за концепция, вместо точна сума за всеки разход.
Диетите групират две основни понятия:
Поддръжка: разходи за издръжка на служителя.
Разходи за живот: разходи, свързани с настаняване.
Какво е пробег?
Пробегът е икономическата сума, с която компанията компенсира служителя за използването на неговия личен автомобил за бизнес цели. Той покрива всички разходи, произтичащи от използването на автомобила по работни причини: гориво, износване, данъци, застраховки и др. От друга страна, той не покрива допълнителни разходи като пътни такси и паркинг, тъй като те се заплащат отделно.
2. Основни модели
Всяка компания трябва да избере модела, който най-добре отговаря на нейните интереси и интересите на нейните работници. Сред моделите за управление на този вид разходи откриваме три изключителни:
Фиксиран модел: в този случай компанията определя сума за един или набор от разходи. По този начин компанията се отказва от точен контрол на разходите, за да улесни задачите, свързани с прегледа и валидирането на пътните разходи. Диетата се превръща в максимална надбавка, която работникът може да има, за да покрие фирмени разходи.
Модел на разходите: В този случай разходите трябва да бъдат обосновани с доказателство и/или фактура. Следователно има по-голяма видимост на размера на разходите и той се възстановява точно, въпреки че задачите за преглед са сложни, тъй като е необходимо да се управлява целия този допълнителен материал, който служи като доказателство.
Смесени модели: в някои случаи някои разходи се управляват с надбавки, а други въз основа на ваучери. Друг случай е този, при който има установена диета, но тя трябва да бъде обоснована с набор от билети. Компанията избира дали да плати точната сума, която съставлява групата или закръглява цифрата до конкретната сума, която диетата предполага, което, от друга страна, отбелязва максималната цифра, която може да достигне разходът.
3. Обосновка, иск и уреждане
Процесът, който трябва да се следва за претендиране на разходите за диети и пробег, трябва да бъде напълно изяснен в политиката за пътни разходи. Препоръчително е да се информирате за фирмените политики относно пътните разходи, тъй като това ще бъде рамката, установена от компанията по отношение на процеса и елементите, необходими за оправдаване на всички пътни разходи.
На първо място, има два механизма, чрез които работникът може да плати разходите си по време на пътуването:
Първият е визитка: в този случай не е необходимо да възстановявате разходите, тъй като това е отговорност на самата компания. Това може да избегне напрежение поради евентуално напрежение с пътуващите поради необходимостта да се финансира компанията и поради времето, което минава между разхода и уреждането му. Освен това за компанията ще бъде много по-лесно да контролира разходите, да прилага собствените си политики за бизнес пътувания и т.н. Пари могат също да се очакват.
Другото е собствени пари на работника, пари в брой или лична банкова карта, чрез които работникът плаща от джоба си разходи, свързани с развитието на работата му.
Фокусирайки се върху това, което работникът плаща с неговите пари, те се възстановяват като разходи и обикновено, освен заплатата на работника, тъй като те не представляват възнаграждение за служителя, а по-скоро възстановяване на платена сума преди това. Най-честият случай, в който пътните разходи са включени в заплатата, е когато компанията ги възстановява на самостоятелно заети работници.
Удобно е да детайлизирате целия процес от началото до края, като започнете с всички необходими елементи за обосновката му и детайлизирате стъпките, които ще бъдат следвани за неговото иск, одобрение и уреждане.
1. Обосновка: За диети компанията може да изиска контекстна информация за пътуването, като например името на посетения клиент, хората, които са присъствали на срещата или храненето, причината за пътуването, одобрението на ръководителя или дори конкретни разписки за разходите направени. По същия начин и независимо от формата му на сетълмент, в някои случаи се изисква и представянето на съответните подкрепящи документи.
За разходи, свързани с движение или разписки, свързани с пътни такси, паркиране, обикновено се отчитат фактори като целта на пътуването и посетения клиент. Може да се случи, че се използва някакъв вид пътническа карта, която включва понятия като бензин, ремонти и пътни такси. В този случай процесът на управление е интегриран, но обикновено е билетът да се представя като доказателство.
2. Тези подкрепящи документи са основата за процеса на искове като пътни разходи те се включват в пътното споразумение или платежното нареждане.
3. Разрешение: както надбавките, така и пробегът са компенсаторни, така че възстановяването им от компанията е изключено от категорията на заплатите. Фирмата може да плати разноските по реда на разходите, седмично или месечно във ведомостта или с плащане извън нея. Трябва да се има предвид, че данъчното третиране на възнаграждението на тези разходи е особено, тъй като при определени граници те не плащат данъци и не допринасят.
4. Регламент
Политиката на разходите на компанията е ключов елемент в целия процес на управление на разходите, тъй като това е документът, който събира разпоредбите, които регулират всеки фактор или процес, свързани с пътните разходи. Това е естественото място за дефиниране на контролните механизми, които налагат ред в областта на пътните разходи. Наред с другото, тя трябва да включва информация за това какви видове квоти дружеството има за своите работници, условия за тяхното искане, ако се изисква някакъв вид одобрение от отговорно лице и механизмите за обосновка.
Тъй като разходите, свързани с диети и придвижване, засягат работника, те се договарят с работническия съвет и са включени в Колективния договор. Тъй като засягат пътуващия, те също са включени в политиката за пътуване, обикновено в приложение, което е по-гъвкаво от самата политика за пътуване.
Размерите на квотите и пробегът подлежат на промени, както чрез вътрешни решения на компанията, така и от външни причини като промени в законодателството или данъчното облагане. Актуализациите обикновено се фиксират ежегодно или в продължение на няколко години, като се добавя увеличението на CPI и понякога допълнителен процент.
5. Суми
Накратко, днес концепциите, които преди бяха освободени, са включени в котировъчните бази и всеки разход трябва да бъде надлежно обоснован. Понятията, които са включени в базата за вноски към SS, са тези, които са над следните граници:
- Разходи за настаняване: в различна община *, надвишаване на оправданата сума.
- Разходи за живот с нощувка в Испания: в различна община*, надвишаване на € 53,34/ден.
- Разходи за живот с нощувка в чужбина: превишение от 91,35 евро/ден.
- Разходи за живот без нощувка, в Испания: в различна община *, надвишението от 26,68 евро/ден.
- Разходи за живот без нощувка в чужбина: надвишаване на € 48,08/ден.
- Пробег: над 0,19 €/км.
* Важно е да се вземе предвид понятието "различна община", тъй като това предполага, че тя допринася за всички разходи за издръжка и престой на служителите, когато те извършват работата си в същата община като обичайното им работно място.
Освен това трябва да се подчертае важността на обосновката на тези разходи. В случая, например, при изплащане на работник на фиксирана и периодична сума, без подкрепящи документи и която не компенсира конкретно пътуване, тя трябва да бъде цитирана и изплатена изцяло, тъй като ще се счита за добавка към заплата плюс.
6. Разлики между представителни разходи и пътни разходи
Основната разлика между развлеченията и пътните разходи е тази, докато първите са предназначени, както показва името им, да "представляват" към компанията преди клиенти и доставчици, пътните разходи са тези, генерирани от самата дейност на търговската сила. Следователно примери за пътни разходи биха били: пътуване, хранене или настаняване на служители (най-вече от търговския отдел).
Въпреки че принадлежат към различни бюджетни редове, в определени случаи разходите за представителство и пътувания се припокриват и объркват, като вечеря с клиенти след семинар.
7. Добри практики за управление
Ясно маркирайте правилата на играта: Компанията трябва да е определила в колективния договор, в политиката за пътни разходи, какво приема като диета и пробег и какво не. Споразумение, до което очевидно всички работници ще имат достъп. По този начин правилата на играта са ясно маркирани.
Бюджет: След като ограниченията на квотите и разходите за пробег бъдат отразени в колективния договор, компанията, и по-специално административният и финансов отдел, трябва да определят бюджет за този вид разходи. По този начин, когато работникът трябва да направи корпоративно командироване, той ще знае ограниченията в бюджета си, факт, който вероятно ще помогне да се ограничат този вид разходи както от страна на компанията, така и от гледна точка на работника.
Ограничения на отчета: работникът с повтаряща се мобилност ще знае политиката на разходите за пътуване на компанията и ограниченията и надзора, които обикновено извършва. Плодотворна динамика от двете страни на монетата, както от компанията, така и от работника, главно заинтересован от справедливото възстановяване на този вид пътни разходи:
- Следете списъка с фактури, но също така да събира и правилно да подава разписки за всички тях.
- Дадохгитализирайте и автоматизирайте процеса на управление на пътните разходи.
И накрая, наличието на платформа за управление на пътни разходи, която цифровизира и автоматизира процеса, може да донесе множество предимства. От една страна, това ще позволи харчене под контрол, тоест в ред и спазване на лимитите, установени от компанията.
От друга страна, доклад пътните разходи чрез цифрово решение на тези характеристики предоставя информация на компанията за ефективно планиране на корпоративни пътувания. Накратко, помага да се знаят реалните числа, да се сравняват и да се избегне жертва на Лазарило де Тормес.
8. Сметка за пътните разходи на персонала на компанията: 627 или 629?
Не сте сигурни как се отчитат представителните разходи? Последната фаза от процеса на управление на представителните разходи е тяхното отчитане. За това обикновено се използва група сметки 6 от Общия счетоводен план.
За да се отчетат разходите от този тип, трябва да се обърне внимание на Общия счетоводен план, който е текстът, който законово регламентира счетоводството на компании в Испания, по-специално, Кралски указ 1514/2007, одобрен през 2007 г., който се стреми да се адаптира към европейските счетоводни разпоредби и да се разработи гъвкав, отворен счетоводен текст, адаптиран към Международните стандарти за финансово отчитане.
Представителните разходи обикновено се записват в група 6 от Общия счетоводен план, по-специално сметки 62, принадлежащи към "Външни услуги". Възможно е обаче да има някои вариации според критериите на всяка компания и нейното счетоводство.
Що се отнася до счетоводното отчитане на командировъчните разходи за служителите на компанията, могат да възникнат въпроси коя сметка е най-удобна. Представителните разходи обикновено се записват в група 6 от Общия счетоводен план, но в кои сметки?
Двата основни акаунта, които ще използваме, ще бъдат 627 (Реклама, пропаганда и връзки с обществеността) и 629 (Други услуги). Не винаги е лесно да ги различите, тъй като те могат да бъдат малко объркващи.
The сметка 627 е посветена на Разходи за храна и настаняване, при условие че са били мотивирани да постигнат и/или поддържат комерсиализацията на основната дейност на компанията. Например, в случай на продавач, който е пътувал до друг град, за да разшири портфолиото си от клиенти, ако яде в ресторант, записът за тази диета ще съответства на този акаунт. Имайте предвид това ако разходът е бил платен преди това във ведомостта сДиетата ми ще се отчита в броят 640.
Вместо това в сметка 629 можем да броим пътни разходи на персонала на компанията, които не са включени в други сметки. Тоест представлява смесена чанта за разходи като паркинг, пътни такси, Служба за технически преглед на превозното средство за служебен автомобил и т.н.
Що се отнася до хранене и настаняване, ще трябва да отчитаме разходите, които са необходими за правят възможно извършването на основната дейност на компанията, а не неговата комерсиализация, за разлика от сметка 627. Например, ще преброим разходите за хранене на техник, направени по време на пътуване до друг град, за да се извърши услуга по поддръжка в съоръженията на клиента.
въпреки това, ако сумата, предвидена предварително за тези разходи, бъде изплатена във вашата ведомост и след това работникът сам го администрира, разбира се, че възнаграждението му има "по-висока стойност".
Трябва да се отбележи, че сметка 629 е посветена на услуги, а не на материални или съхранявани вещи, както би било в случая, ако техникът в предишния пример направи някаква покупка по време на нейното освобождаване. Продължавайки с примерите, сметка 629 няма да включва материални или съхранявани продукти, като канцеларски материали, които трябва да бъдат включени в сметка 602 (Покупки на други доставки).
Други разходи, които трябва да бъдат включени в сметка 629, са:
Преглед на ITV на превозното средство.
Услугите, които са свързани с превенция на професионални рискове.
Услуги за външно почистване.
Такси, плащани на сдружения.
За да избегнете объркване, по-долу ще разгледаме подробно серия от бизнес разходи, които не трябва да осчетоводявате в сметка 629:
Разходи свързани с поддръжката на компютърна техника като компютри, операционни системи, софтуер или копирни машини. Тези разходи трябва да бъдат включени в сметка 622, тъй като целта им е да поддържат различни дълготрайни активи в добро състояние.
The билети за храна за ресторанти, барове, хотели, пансиони и други подобни, чийто е свързан с комерсиализацията на продуктите или услугите на компанията.
Във всеки случай е препоръчително да се създадат няколко спомагателни акаунта с различни последни цифри за всеки вид разход. Това може да е най-препоръчителната опция, ако компанията няма своите сметки, разбити според проекти или направления на дейност. Също така е възможно да се разпределят всички разходи към една обща спомагателна сметка, въпреки че ще е необходимо да се изясни в концепцията за какъв вид разходи става въпрос.
Въпреки че изглежда почти невъзможно, чрез платформа за управление на разходите за бизнес пътувания можете да улесните трудностите. Тоест да обедини в един поток репортера, рецензента и счетоводството. С едно щракване работникът от мобилния си телефон, можете да дигитализирате разходите и да ги сортирате и запазвате за бележка за разходите. Рецензентът получава отчетите навреме и в счетоводството те имат напълно интегрирана система, която им позволява да контролират разходите.
Ето как Captio рационализира целия поток от управление на разходите за пробег от началото до валидирането в бек офиса. С простото улавяне на билета от смартфона системата OCR чете основните данни и разписката автоматично се записва в облака на платформата.
Следователно, организирани и готови да участвате в отчета за разходите, когато и където пожелаете чрез приложението. Също така, като a платформа за управление на пътувания, одобрена от Данъчната агенция Не е необходимо да запазвате оригиналния хартиен билет, тъй като цифровото копие е валидно за всички законни цели.
От друга страна, от гледна точка на надзора, Captio предлага възможност за прилагане на сигнали в съответствие с политиката на пътните разходи на компанията. По този начин надзорът се превръща в много по-пъргава задача.
И накрая, в последната стъпка от управлението на пробега, т.е. валидирането от административния отдел, което включва възстановяване на разходите за работника, който е в движение, Captio подобрява скоростта и внася ред, контрол и гъвкавост. Освен това позволява интегрирането на разходите в счетоводната система на компанията.