спешното

На първо място, благодаря на Ева, че ми посочи в коментар (много удачно, от това, което успях да проуча), че често е трудно прави разлика между важни и неотложни задачи От ден на ден. Следователно тази статия е родена.

По отношение на производителността вече е написано много за това как да се справим с всеки тип. Въпреки това е напълно безполезно да се обяснява как трябва да се действа със задачите на тези два класа, ако не знаем как да ги класифицираме за начало. Mea culpa и хиляда благодарности за предупреждението.

Всъщност това не е толкова сложно нещо, но ако искаме да го направим почти мигновено, за да не заливаме списъците си със задачи с напълно безполезни редове, нека започнем в началото.

Определенията

Не им позволявайте да ви разказват за битки, разликата е лесна и ако се съмнявате в някои случаи, колкото и редки да са, нямате концепцията напълно ясна. Ето защо се придържаме към определенията, които са основният стълб на всички разсъждения.

Спешна задача

Спешността е качество свързани с времето. Увеличава се, тъй като имате по-малко време за крайния срок, и в зависимост от обема на задачата.

  • Сред две задачи, които изискват едно и също време за изпълнение, най-спешна е тази с крайния срок преди.
  • Между две задачи, които имат един и същ краен срок, най-спешната е тази, която отнема най-много време.
  • Отлагането на краен срок на задачата прави задачата по-малко спешна.
  • Ако установите, че дадена задача ще бъде по-дълга, отколкото сте предполагали, тя ще стане по-спешна.
  • Задача, която няма краен срок, никога няма да бъде спешна.

Както виждате, езикът не помага. Когато казваме, че дадена задача е спешна, имаме предвид, че тя е „много спешна“, докато когато казваме, че дадена задача не е спешна, наистина трябва да кажем, че тя „не е много спешна“.

От момента, в който има краен срок, задачата е поне малко спешна.

Важна задача

Важността е качество свързани с последици. Важността на задачата се увеличава, ако се увеличат и последиците от нейното неуспех. С други думи, една задача е важна само ако последиците, които ще претърпим, ако не я изпълним, са сериозни.

  • Две задачи с подобни последици, независимо от натоварването или трудността, са еднакво важни. (Пр .: писането на доклад е толкова важно, колкото и завеждането му на правилния човек)
  • Между две задачи, въпреки че изобщо не си приличат, най-важната винаги ще бъде тази, която причинява най-сериозни ефекти, ако не бъде изпълнена.
  • Дори ако задачата не се промени, последиците могат да се променят. Ако го направят, значението на задачата също се променя (увеличава или намалява).

Как да разграничим спешна задача от важна?

Ако сте разбрали правилно горното, ще видите, че този често срещан въпрос няма смисъл. Важността и спешността на дадена задача са атрибути. Точно както човек може да бъде умен и нисък едновременно, една задача може да бъде едновременно спешна и важна.

Освен това нито едно от тези две качества не е нито черно, нито бяло, но те имат цяла скала на сивото. На една ос имате спешността на задачата, а на друга - важността. Между много спешни и не много спешни има безброй междинни нива. Същото се случва и с важността.

Как да се измери спешността

Ще ви дам мярката, която използвам за организиране на задачите от най-малкото до най-неотложните. Както обясних по-рано, една задача е толкова по-спешна, колкото по-дълга е и толкова по-малко време остава за изпълнение.

От това може да се заключи, че възможно най-неотложната задача е тази, която се изпълнява незабавно (0 секунди) или за която ви остава безкрайно време (което в реалния свят означава: няма краен срок).

Имайки предвид това, това е моята мярка за спешност:

От това заключаваме, че всички задачи ще бъдат между 0 и 1, всяка от които означава:

  • 0: Не е спешно и никога няма да бъде
  • 1: Трябва да посветите абсолютно цялото си време на тази задача, иначе няма да можете да я завършите преди крайния срок

И накрая, някои от вас може да се чудят: Но какво, ако разбера, че неотложността е по-голяма от 1? Това би означавало, че времето, което ви отнема задачата, е повече от времето, което ви остава. Както е видно, това вече е невъзможна задача.

Не губете усилия, като започнете нещо, което няма да работи или, напротив, преговаряйте за удължаване на крайния срок.

И важността?

Важността е изключително субективна, зависи изцяло от вас. Няма обективна мярка.

Знам, че това заключение може да звучи малко разочароващо, но в действителност е точно обратното, препоръчвам ви да поддържате контрол върху това, което смятате или не е важно постоянно. Ако някой промени значението, което придавате на всяка задача, той може косвено да контролира това, което правите.

Когато майка ти искаше да изядеш чиния леща като дете, тя заплашваше да те остави, без да излиза да играе. В нашия модел това не е нито повече, нито по-малко от промяна на контекста. Добавено към последствието от глад е невъзможността да играете след това. Следователно, вие в крайна сметка възприемате задачата като по-важна. Страшно е да се гледа така, а? За щастие нашите майки го направиха, защото лещата има много желязо!

Ето защо казвам, че не само не ви давам метод за подреждане на важността, но ви насърчавам да бъдете изключително вие единственият, който го определя.

Какво мислиш?

Освен основните неща, важно е да запазите важните заключения. Ако включите този модел във вашия начин на мислене, ще видите някои по-очевидни решения при определяне на приоритетите на задачите.

Често също така трудното не е толкова диференциране между спешното и важното, колкото спирането да се мисли за това. Едва сега, когато имате всичко ясно, както дефинициите, така и какво предполага всяко нещо, се надявам да ви се стори по-поносима задача. Мислите ли, че можете да го включите във вашата организация? Ако не сте сигурни откъде да започнете да го прилагате, не забравяйте, че ръководството Как мога да се организирам? има няколко идеи откъде да започне.