Като свободна професия вие сте длъжни да водите счетоводството по ясен и подреден начин. Но не само поради задължението, трябва да сте запознати със счетоводния процес на вашия бизнес.

По всяко време ще ви бъде от голяма помощ да знаете състоянието на здравето на вашата компания и това ще ви отвори пътя, когато става въпрос за подаване на данъци и данъчни декларации.

Статията е актуализирана на 7.4.2020 г. и написана от Infoautónomos

счетоводители

Самоосигуряващият се работник трябва да се сблъска както с данъчни задължения, основани на подаване на данъци, така и със счетоводни задължения, или какво е същото, като води регистрите.

И двамата често създават проблеми на самонаетите. И докато в първия случай това е заради трудността, във втория е заради скуката. Не трябва обаче да забравяме, че това е задължителна задача с множество предимства за правилното управление на бизнеса.

След това разглеждаме полезността на счетоводната информация, задължителните счетоводни книги и някои рутинни съвети за управление, които бизнесът ще оцени.

1. Какво представлява счетоводството на свободна практика

Освен неудобството от воденето на счетоводството, ние трябва да видим в този процес съюзник за нашия бизнес, който очертава повече предимства, отколкото недостатъци. Счетоводната информация има три основни приложения:

Подайте данъци

Като самостоятелно зает работник сте задължени да подавате поредица от формуляри за ДДС и данък върху доходите на физически лица на всеки три месеца и всяка година. Това е в общи линии, тъй като именно заглавието на вашата икономическа дейност определя какви са вашите данъчни задължения.

Счетоводната информация, която се основава главно на регистъра за приходите и разходите Той е в основата на попълването на самооценките и представянето на информативни резултати.

В месец като април, който съвпада с представянето на данъци, съответстващи на първото тримесечие на годината и началото на отчета за доходите, наличието на актуална счетоводна информация на ръка е от съществено значение за вас или вашата данъчна консултация, за да видите улесненото спазване на тези данъци задължения, които се повтарят редовно в данъчния календар.

Познайте икономическото състояние на бизнеса

Ежедневното управление на бизнес счетоводството ви позволява да знаете надеждно състоянието на вашия бизнес. Без тази актуализирана информация вземането на решения става трудно и непостоянно. Счетоводните записи оказват влияние върху фискалното, финансовото и бюджетното ниво на бизнеса.

Накратко, счетоводството, изисквано от Министерството на финансите, ще ви помогне по всяко време да знаете какво въвеждате и какви са вашите разходи.

Спазвайте воденето на регистрите

В заглавието на дейността се отбелязват и задълженията за самостоятелно заети счетоводители, които основно се състоят от водене на данъци върху доходите на физически лица и регистрация на ДДС. Наборът от операции, извършвани в рамките на компанията, трябва да се записва и съхранява в продължение на шест години.

От всичко казано по-горе следва фактът, че самоосигуряващото се счетоводство е полезно за вътрешното функциониране на компанията, така че Министерството на финансите да знае движенията на вашата дейност и така вашият съвет да може да изпълнява всички ваши данъчни задължения от ваше име.

2. Счетоводният отчет на приходите и разходите

Приходите и разходите, получени от развитието на вашата икономическа дейност, се включват в счетоводните книги, които ще бъдат едни или други в зависимост от вида на извършваната икономическа дейност.

Приходи: издадени фактури и продажби

Това е може би най-простата част. Като свободна професия вие сте длъжни да водите регистър на издадените фактури и книга на продажбите и приходите, които служат за събиране на всички фактури и доходи, които издавате или получавате в развитието на вашата дейност.

Трябва да въведете информацията хронологично. Целта му е да знае какво е било таксувано за определен период от време, тримесечие, година ... и по този начин пребройте доходите, генерирани от вашата дейност.

Книга на издадените фактури

В техните листове трябва да отразявате следната информация:

  • Номер на фактура и, ако е приложимо, серия.
  • Дата на издаване и, ако е различна, също така и датата на завършване на сделката.
  • Получател на фактурата (име и фамилия или име на фирма и NIF).
  • Данъчна основа.
  • Ставка на ДДС (4%, 10% или 21%).
  • Сума на ДДС.

Данъчната агенция изисква номерирането на фактурите да бъде постепенно и непрекъснато, не позволяват дублирания или скокове в номерирането. Въпреки това, както е установено в член 63.4 от Регламента за ДДС, индивидуализираното пояснение може да бъде заменено от обобщено вписване, което трябва да включва:

  • Дата или период, в който са издадени фактурите.
  • Фактури, номерирани последователно, указващи първоначалния и крайния номер на коментираните документи.
  • Глобална данъчна основа.
  • Съвместна глобална такса.

Вписване, което може да се направи, ако са изпълнени определени изисквания:

  • В документите идентификацията на клиента не трябва да бъде задължителна.
  • Ще се разбира, че операциите се извършват през същия календарен месец.
  • Че към операциите се прилага същата данъчна ставка.

Рекордна книга за продажби и приходи

Тази книга е задължителна за фрийлансъри при опростена директна оценка. Тук ще отразите продажбите, извършени по фактура и други приходи, които може да имате.

  • Номер на анотация.
  • Дата на експлоатация.
  • Понятие и размер на дохода с разделяне на ДДС.

Разходи: получени фактури, инвестиционни стоки и други разходи

Ако доходите се проследяват в съответните им книги, разходите се записват в книгата на получените фактури, в книгата на инвестиционните стоки и в книгата за покупки и разходи.

Ако говорихме за важността на счетоводството, за да разберем колко здравословен е вашият бизнес, тази книга е „кръстосаното лице“ на монетата. Тук ще контролирате инвестицията в разходи, необходими за получаване на дохода. Така можете да знаете по всяко време дали вашият бизнес генерира печалби или загуби.

Но бъдете внимателни с това, което искате да включите в листите на получената книга с фактури, тъй като само определени разходи могат да бъдат регистрирани и по-късно считани за данъчно признати. Не забравяйте, че Те трябва да се съобразят с изискването, че са необходими за развитието на вашата дейност..

Имаме друга статия за подлежащите на приспадане разходи, където можете да разширите информацията за това. Със сигурност ще ви бъде от голяма помощ.

Влизайки по-подробно в анализа на разходите, трябва да подчертаем, че за тяхното счетоводно отчитане трябва да водим три различни рекордни книги:

  • Рекордна книга на получените фактури.
  • Регистър на инвестиционните имоти.
  • Рекордна книга за покупки и разходи.

Рекордна книга на получените фактури

Най-известната и може би и най-лесна за разбиране е книгата с регистрирани фактури. По принцип сте преди списък на всички фактури, които сте получили за определен период от време и които отразяват покупките, които сте направили (независимо дали на стоки или услуги), за да развиете оптимално вашата дейност.

В тази първа книга трябва да заявите:

  • Датата на фактурата и датата на операцията, ако тя се появява в документа и е различна.
  • Номер на фактурата.
  • Име или име на фирма на емитента и NIF.
  • Данъчна основа за ДДС.
  • Приложима ставка.
  • Входна такса за ДДС.

Както беше в издадената книга с фактури, можете да замените отделния запис с запис, стига фактурите, заменени с него, да отговарят на следните изисквания:

    • Идват от същия доставчик
    • Общата сума на операциите не може да надвишава 6 000 евро (без ДДС).
    • Сумата на всяка от операциите не може да надвишава 500 евро (без ДДС).

Книга на регистъра на инвестиционните имоти

Първият въпрос за разрешаване е какво е инвестиционно благо.

Данъчната агенция счита за инвестиция добра за целите на ДДС (различна от концепцията за "дълготрайни активи" за целите на данъка върху доходите на физически лица) всички тези Придобити активи, които ще служат за развитието на вашата дейност повече от една година. Примери за тези инвестиционни стоки са машини, компютри или дори превозно средство.

Съществува обаче второ изискване да ги считате за „инвестиционни стоки“ и то е, че тяхната сума без ДДС трябва да бъде по-голяма от 3000 евро.

Таксата за ДДС, която сте платили за придобиването на тази стока, Трябва да се преразгледа за период от 4 години, за да се определи какъв е процентът от този ДДС, който можете да приспадате всяка година.

Вторият въпрос за разрешаване е очевиден: какво трябва да включите в тази книга за инвестиционните стоки?

  • Надлежно индивидуализирани активи.
  • Данни за идентифициране на фактурите и документите на всяка стока.
  • Начална дата на употреба, окончателно пропорционално и годишно узаконяване.

Книга за инвестиционни имоти "обездвижена"

За целите на данъка върху доходите на физическите лица трябва да следите дълготрайните си активи. Ние също говорим за инвестиционни стоки, само в този случай цената му е по-висока от 300 евро. Следователно всички инвестиционни стоки с ДДС ще бъдат и за целите на данъка върху доходите на физическите лица, но очевидно не е обратното.

По същия начин, както в предишния случай говорихме за активи, които ще бъдат използвани след една фискална година, Министерството на финансите не ви позволява да ги отчитате като единичен разход, но ще трябва да го направите, като разпределите сумата им пропорционално във времето.

Самата данъчна агенция ги класифицира и разпределя в зависимост от вида, минималните и максималните срокове за погасяване, които можете да приложите. Какво трябва да включите в тази втора книга с инвестиционни стоки?

  • Стойност на придобиване на стоката.
  • Амортизационна такса.
  • Начална дата на използване на имота.
  • Остатъчна стойност на активите.

Рекордна книга за покупки и разходи

В тази книга Трябва да включите както покупките, които сте направили с фактура, така и разходите, за които не разполагате, но доказателство за плащане под формата на билет или разписка от банката.

Те са от жизненоважно значение, тъй като те също така ще могат да се приспаднат в данъка върху доходите и ще ви спестят пари при подаване на данъци.

Както обяснихме в горните редове, те са разходи, свързани с развитието на вашата дейност и от съществено значение за нея. За да го разберем лесно, говорим за разходи като самите осигурителни вноски, от които, въпреки че нямате фактура от администрацията, имате разписка от банката, в която е доказано, че сте направили плащане.

По същия начин: определени данъци, застраховка ... Но също и билет, който те могат да ви дадат в книжарница за закупуване на офис консумативи или касета с мастило за вашия принтер, при условие че, разбира се, можете да докажете, че тези разходи са свързани към вашата дейност.

В разходната книга ще трябва да включите:

  • Номер на разписката.
  • Дата на възникване на разходите.
  • Доставчик (име или име на фирма).
  • Размер на разходите с разделяне на ДДС.
  • Концепция.

Последният момент, който трябва да се знае, е, че счетоводните книги трябва да се водят ясно и в датен ред. И ако допуснете грешка, трябва да направите разяснение, когато грешката или пропускът е забелязан. Освен това не се приемат съкращения и символи, които не са приети от самата търговска практика.

3. Съвети за водене на самостоятелно заето счетоводство

Както вече видяхте, тези счетоводни задължения изискват време и всеотдайност поради техния рутинен характер. Ако го направите правилно и с решителност, в крайна сметка ще оцените полезността, която ви предоставят при управлението на вашия бизнес, нещо, което, както казахме в началото на тази статия, надхвърля само задължението от страна на Администрацията.

За да извършите тази корекция и да я правите последователно, ние ви даваме следните съвети за управление:

Вземете софтуер за фактуриране и счетоводство. За да направят всички тези задължения по-поносими, възникват онлайн програмите за фактуриране и счетоводство, които понастоящем са в ярост сред фрийлансърите и МСП, оставяйки след себе си традиционната книга с фактури. Автоматизацията на тези системи улеснява работата по записване на счетоводната информация и избягва най-често срещаните грешки при ръчното счетоводство. В тази статия можете да научите за всяко едно от предимствата на използването на онлайн програма за фактуриране и счетоводство. В допълнение, в Infoautónomos ви предлагаме уеб приложение за самостоятелно заето таксуване и счетоводство, което ви позволява да управлявате бизнеса си по прост начин, без да се налага да инсталирате нищо на компютъра си.

Има счетоводен и данъчен съветник. Ако наистина отдавате значение на счетоводството и данъчното управление на вашия бизнес, от съществено значение е да наемете консултантска служба, с която да се съобразявате стриктно с всички тези задължения. Ако предпочитате да забравите за всичко това и да посветите времето си на продажба, оставете специалист от Инфоавтоном да го направи вместо вас.

Регистрирайте счетоводната информация в същото пространство, но по диференциран начин, т.е. диференциране на различните видове счетоводни документи; тоест банкови разписки, фактури, доказателства за плащания

Вземете диаграми и отчети периодично върху счетоводната информация, за да се знае нагледно състоянието на бизнеса.

  • Обърнете внимание на счетоводните новини. Преди края на счетоводната и фискалната година хазната обикновено обявява промени в воденето на счетоводните книги. Тези промени ще бъдат приложени без проблем, ако използвате софтуер за фактуриране и счетоводство и сте наели счетоводител и данъчен съветник.